5 najlepszych praktyk, aby bezpiecznie korzystać z Microsoft Office 365
Różne / / November 29, 2021
Microsoft Office jest uważany za ulubioną opcję w przestrzeni pakietu biurowego. Popularne oprogramowanie jest używane przez miliony konsumentów i firm dookoła świata. Posiada również silną kontrolę nad sektorem Enterprise. Dlatego coraz bardziej konieczne staje się bezpieczne korzystanie z usługi Office 365 — wersji online ułatwiających współpracę.
Firma oferuje szeroką gamę produktów osobistych, Biznesi plany Enterprise. W każdym planie uzyskujesz dostęp do aplikacji pakietu Office, usługi OneDrive i nie tylko, pod pewnymi warunkami. Oczywiście będziesz tworzyć, edytować i przechowywać informacje osobiste i poufne za pomocą programów Microsoft Word, Excel i OneDrive.
Dlatego tak ważne jest zwiększenie bezpieczeństwa podczas edycji, przeglądania i udostępniania.
W tym poście poprowadzę Cię do pięciu najważniejszych praktyk dotyczących bezpiecznego korzystania z usługi Office 365. Zastosuj te pomiary i nie martw się o kradzież danych lub niewłaściwe użycie. Zacznijmy.
Kup Office 365
1. Użyj silnego hasła i włącz 2FA
Ten jest oczywisty. Tworząc konto Microsoft, używaj silnego hasła z kombinacją liter, cyfr i znaków specjalnych.
Jeśli martwisz się o ich zapamiętanie, radzę zainwestować w menedżera haseł. Istnieje wiele zdolnych ofert, takich jak LastPass, Enpass, 1Hasło, SafeInCloud i nie tylko.
Możesz użyć wbudowanego generatora haseł i automatycznego logowania zarówno w systemie iOS, jak i Android, aby uzyskać bezproblemowe logowanie.
Wybór silnego hasła to jedna z części procesu. Zdecydowanie polecam wzmocnić zabezpieczenia za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego.
Nie wybieraj tylko weryfikacji numeru telefonu komórkowego. Było wiele przypadków, w których hakerzy byli w stanie uzyskać dostęp do konta osoby za pomocą wymiany karty SIM, a następnie odczytać OTP z wiadomości. Dyrektor generalny Twittera Jack Dorsey jest niedawną ofiarą takich praktyk.
Posługiwać się Aplikacje 2FA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe) które generują losowe kody w określonym czasie. Wprowadź ten kod po ekranie hasła. Authy byłby moim preferowanym wyborem do obsługi wielu platform i możliwości synchronizacji.
Również na Guiding Tech
2. Dokumenty poufne chronione hasłem
Aby uniemożliwić niewiadomym otwieranie i dostęp do poufnych dokumentów, zawsze możesz zabezpieczyć dokumenty hasłem za pomocą wbudowanego narzędzia do hasła.
Kliknij menu Recenzja na pasku wstążki, dotknij opcji Chroń dokument, a okno dialogowe pozwoli Ci dodać hasła i niektóre reguły dotyczące tego.
Mówiąc o regułach, możesz dodać hasło, aby wyświetlić dokument, ustawić inne hasło, aby inni mogli dokonywać modyfikacji w dokumencie. Można również uniemożliwić współpracownikom dodawanie komentarzy za pomocą dalszych opcji.
Możesz włączyć ten mały przełącznik w sekcji prywatności, aby ukryć dane osobowe w pliku.
3. Dodaj datę wygaśnięcia do łącza udostępniania OneDrive
Aplikacje Office 365 ściśle integrują platformę chmurową Microsoft OneDrive. Cóż, możesz również używać Box i Dropbox, ale polecam OneDrive jako domyślnie zintegrowaną z systemem Windows 10, a także z 1 TB miejsca dla subskrybentów Office 365.
Każdy plik Word, PowerPoint i Excel jest automatycznie zapisywany na platformie chmurowej Microsoft.
Teraz, udostępniając plik lub folder z aplikacji OneDrive, firma Microsoft oferuje sprytny sposób na dodanie daty i godziny wygaśnięcia do tego udostępnionego łącza.
W OneDrive Web podczas udostępniania folderu możesz dotknąć Udostępnij i wybrać ustawioną datę wygaśnięcia. Stamtąd wybierz godzinę i datę wygaśnięcia linku.
Sprawy są jednak nieco skomplikowane na urządzeniach mobilnych. Wykonaj poniższe czynności, aby wykonać tę samą czynność w aplikacjach na iOS i Androida.
Krok 1: Pobierz OneDrive i zaloguj się przy użyciu poświadczeń i kodu 2FA.
Krok 2: Przejdź do folderu, który chcesz udostępnić, i dotknij menu z trzema kropkami.
Krok 3: Wybierz udostępnij i wybierz ustawienia łącza.
Krok 4: Dodaj godzinę i datę do połączenia i włącz przełącznik.
Ponieważ wspomniana powyżej funkcja jest powiązana z OneDrive, możesz użyć tej samej techniki, aby dodać wygaśnięcie również do obrazów i filmów.
Również na Guiding Tech
4. Dodaj hasło do łączy OneDrive
Wspomniana powyżej opcja druga jest najczęściej używana, gdy chcesz chronić hasłem tylko jeden plik naraz. Ale jeśli chcesz udostępnić 8-10 dokumentów za jednym razem, to lepiej ty chroń linki OneDrive hasłem.
W takich przypadkach możesz przesłać wszystkie dokumenty w jednym folderze na OneDrive.
Teraz otwórz sieć OneDrive, wybierz folder i dotknij menu udostępniania. W oknie dialogowym wybierz dodaj hasło, a następnie udostępnij łącze do folderu.
Osoba odbierająca będzie musiała wprowadzić hasło przed uzyskaniem dostępu do zawartych w nim plików.
Wiem, że rozwiązanie nie jest tak konfigurowalne, jak opcja sekcji, która pozwala blokować określone uprawnienia i ukrywać dane osobowe. Jednak ogólnie rzecz biorąc, sposób OneDrive wykonuje zadanie pod względem dodatkowej warstwy bezpieczeństwa.
Niestety nie możesz korzystać z tej funkcji w aplikacjach mobilnych. Jest dostępny tylko w sieci OneDrive.
5. Korzystaj z danych biometrycznych w OneDrive
Jak można się domyślić, OneDrive odgrywa kluczową rolę w środowisku Office 365.
Niezależnie od tego, czy jest to OneNote, Word czy Excel, każdy z nich zapisuje plik w OneDrive. Dlatego ważne jest, aby zapewnić bezpieczeństwo za pomocą danych biometrycznych w aplikacjach mobilnych.
Przejdź do Ustawienia > Bezpieczeństwo i włącz FaceID lub ochronę odcisków palców dla iOS i Androida.
Pobierz OneDrive na iOS
Pobierz OneDrive na Androida
Również na Guiding Tech
Korzystaj z bezpiecznego korzystania z usługi Office 365
Microsoft rozumie potrzeby konsumentów i firm, aby zapewnić bezpieczeństwo ich danych. Dlatego firma wprowadziła do pakietu Office 365 kilka zabezpieczeń.
Ostatnio firma zapowiedziany Magazyn osobisty dla OneDrive, który umożliwia dodawanie do niego dokumentów osobistych z dodatkową warstwą bezpieczeństwa.
Dalej w górę: Zastanawiasz się, co to jest Skarbiec osobisty i chcesz dowiedzieć się o nim więcej? Przeczytaj poniższy post, aby zobaczyć więcej szczegółów.