Przejście z Evernote do notatek i dokumentów Google Keep: moje doświadczenie

W zeszłym miesiącu napisałem szczegółowy post wyjaśniam, dlaczego przeniosłem wszystkie moje dane i pliki z Dropbox na Dysk Google. Jest to część moich nieustających wysiłków, aby przenieść wszystko na jedną platformę. Moim pomysłem jest użycie mniejszej liczby aplikacji i rozszerzeń/dodatków na rzecz spójności, jednolitości i lepszej integracji między platformami i interfejsem użytkownika.

Dzisiaj podzielę się moimi doświadczeniami związanymi z przejściem z Evernote na Google Keep (obecnie Keep Notes) i Dokumenty. Dlaczego wybrałem Google? Większość produktów Google jest bezpłatna lub tańsza niż produkty konkurencji. Ponadto Google obsługuje prawie wszystkie główne platformy.

Byłem wielkim fanem aplikacji kalendarza Sunrise, zanim Microsoft ją kupił i wyłączył. Korzystałem z aplikacji Newton do e-maili, a teraz jest wyłączanie także. Los Evernote również wisi na włosku, ponieważ firma już to zrobiła stracił CTO i CFO i podobno znajduje się w spirali spadkowej bez wzrostu w ostatnich miesiącach.

W takim scenariuszu warto działać szybko i przejść do zestawu niezawodnych alternatyw. Tak zacząłem.

Również na Guiding Tech

1. Evernote do Google Keep

Podczas gdy Evernote oferuje możliwość wyraźnego wyświetlania wszystkich notatników i notatek na pasku bocznym, Google Keep stosuje inne podejście.

Keep oferuje prosty interfejs. Jednak nie ma w nim notatników ani systemu hierarchii plików. Zamiast tego możesz tworzyć notatki, które można lepiej zakodować kolorami prezentacja i organizacja.

Zawsze lubiłem atrakcyjne wizualnie aplikacje i z radością dowiedziałem się, że mogę teraz przypisać każdej nucie kolor. Dzięki temu wyszukiwanie informacji na temat konkretnego projektu lub tematu jest znacznie szybsze.

Podoba mi się też pomysł, że mogę przekonwertuj Keep na Dokumenty Google z poziomu interfejsu.

Google Keep korzysta z tagów i zaawansowanej funkcji wyszukiwania Google, aby pomóc Ci znaleźć to, czego szukasz w swoich notatkach. Jeśli szukasz struktury folderów, która nadałaby sens Twoim notatkom i pomysłom, będziesz musiał zajrzeć do Dokumentów Google, ale o tym później.

Keep pozwala wielu użytkownikom współpracować nad jedną notatką za darmo, w przeciwieństwie do Evernote. Potrzebujesz do tego planu Evernote Plus. Mogę teraz zaprosić znajomych do wpisania na listę rzeczy do zrobienia wszystkich działań, w których możemy uczestniczyć w naszych wycieczkach drogowych.

Evernote pozwolił mi na bieżąco dodawać adnotacje do zdjęć. W Google Keep potrafię rysować. Niezależnie od tego, czy jest to nowa pusta notatka, czy już istniejąca ze zdjęciem, tutaj mogę wykazać się kreatywnością.

A co z użytkownikami biznesowymi, którzy korzystają z czatu służbowego i prezentacji Evernote? wierzę Hangouty będą działać idealnie w takich sytuacjach. Możesz go używać do czatowania lub prowadzenia rozmów wideo podczas spotkań. Zamiast korzystać z notatników i notatek, będziesz teraz używać folderów i plików na Dysku oraz notatek w Keep.

Na pulpicie systemu Windows używałem karteczek samoprzylepnych do tworzenia krótkich notatek, które mogłem później usunąć w ciągu kilku dni. Brak dostępnej funkcji synchronizacji. Zastąpił go też Google Keep.

Mam tendencję do zapominania o rzeczach, które mam robić, kiedy jestem poza domem. Keep pomaga mi je szybko zapisywać. Utworzyłem notatkę, aby wydrukować wizytówki w lokalnej drukarni i dodałem przypomnienie o lokalizacji. Gdy będę w pobliżu, Keep mi o tym przypomni. W Evernote mogłem tworzyć tylko przypomnienia oparte na czasie.

Jednym z obszarów, w którym Keep świeci nad Evernote, są listy. Gdy w Keep tworzę listę z wieloma elementami i zaznaczam je jako gotowe, każdy wpis przesuwa się na dół listy. Kiedy zacząłem pisać element, Keep przypomniał mi, że jest już obecny na liście i pomógł mi uniknąć powielania. Ta funkcja jest dostępna w wielu aplikacjach z listami rzeczy do zrobienia, takich jak Todoist.

Doskonałym przykładem wykorzystania list jest stworzenie notatki z listą zakupów dla swojego domu i udostępnienie jej małżonkowi. Ułatwia kupowanie artykułów spożywczych i zaznaczanie przedmiotów. Moim jedynym problemem jest to, że nie otrzymuję powiadomienia, gdy coś jest odhaczone z listy.

Zarówno Evernote, jak i Keep umożliwiają mi przechwytywanie pomysłów w ruchu za pomocą tekstu, obrazów i głosu. Mówiąc o głosie, Keep robi tutaj o jeden lepszy wynik niż Evernote. Wszystkie notatki głosowe zostaną przekonwertowane na tekst i zapisane w tej samej notatce do późniejszego przejrzenia.

Niedociągnięcia Keep'a

Jednak nie wszystko jest w słońcu. To, czego nie lubię w Keep, to oddzielne traktowanie notatek i list. Notatka może być listą z polami wyboru lub notatką z tekstem, obrazem i głosem. To nie może być mieszanka tych dwóch. To frustrujące.

Chociaż Notatki są potężne i niesamowite, nie integrują się z Kalendarzem Google. Dokumenty Google tak robią, dlaczego nie można korzystać z Google Keep? Wysłałem tweet do zespołu, a oni poprosili mnie o przesłanie prośby o funkcję. Google ma również Aplikacja do zadań który nie integruje Keep.

Plusem jest to, że udało mi się zainstalować go na każdym posiadanym urządzeniu, w przeciwieństwie do Evernote, gdzie na moim darmowym koncie byłem ograniczony do 2 urządzeń.

Również na Guiding Tech

Będąc produktem Google, Keep automatycznie zasugeruje frazy, gdy zaczniesz pisać, a jeśli wpis znajduje się już na Twojej liście, przypomni Ci o tym samym. Następnie możesz to odznaczyć.

Keep nie obsługuje tekstu sformatowanego, co oznacza, że ​​nie mogę używać pogrubienia, kursywy ani żadnych innych wizualnych wskazówek, które pomogą mi uporządkować myśli w notatce, tak jak zrobiłem to w Evernote.

Kiedyś stworzyłem naprawdę długą notatkę, myśląc, że łatwo będzie wyszukać w niej tekst, ale się pomyliłem. Chociaż istnieje funkcja wyszukiwania do wyszukiwania tekstu w notatkach, nie ma możliwości wyszukiwania w notatce.

Podczas moich badań odkryłem, że istnieje limit etykiet 99 w Keep. Może to być bardzo ograniczające, jeśli korzystasz z Keep przez długi czas. Dobrą wiadomością jest to, że limit etykiet wcześniej wynosił 50 i wydawało się, że ostatnio wzrosła. W miarę wzrostu popularności narzędzia, być może Google zrewiduje swoją decyzję. Z drugiej strony Evernote umożliwia do 100 000 tagów!

Evernote ma też kilka niedociągnięć. Jako darmowy użytkownik odkryłem, że nie mogę dodać wielu obrazów w jednej notatce z powodu limitu 25 MB/notatkę.

Oto kompletny lista wszystkich limitów, jeśli chodzi o konto, dla Evernote. Google musi sporządzić podobną listę.

Również na Guiding Tech

2. Evernote do Dokumentów Google

Szczerze mówiąc, będę tęsknić za funkcją notatnika Evernote, ale znalazłem rozwiązanie — Dokumenty Google. Na Dysku Google mogłem tworzyć podfoldery w folderach do przechowywania moich dokumentów i plików. Teraz mogę używać Dysku i Dokumentów, aby naśladować funkcję archiwizacji Evernote.

Chociaż Evernote pozwala mi przejść tylko dwa poziomy w głąb struktury folderów, nie ma ograniczeń co do tego, jak głęboko mogę zagłębić się w foldery Dysku Google.

Wciąż jestem w trakcie przenoszenia notatek, ale w tej chwili tak to wygląda. Z czasem nabierze lepszego kształtu. Robię to pojedynczo, ale są sposoby na zautomatyzowanie procesu. Więcej o tym później.

Dysk Google pozwala mi również bezpłatnie wyszukiwać dokumenty i pliki PDF. Zarówno Drive, jak i Evernote obsługują OCR i nie musisz płacić za to pierwsze, tak jak za Evernote.

Używam Dokumentów jako szafki na dokumenty do przechowywania notatek i załączników, które są bardziej długoterminowe. Tymczasem używam Google Keep do krótkich notatek, które często usuwam. Keep lepiej sprawdza się w przypadku notatek tekstowych, graficznych i dźwiękowych.

Łatwo jest przekonwertować Dokument Google na Keep i na odwrót. Przydatne, gdy chcę na stałe przechowywać notatkę Keep. Tej funkcji brakuje w wersjach tych aplikacji na iOS. Nie jestem pewien, dlaczego iOS został wykluczony, ponieważ na tej platformie jest dostępnych tak wiele aplikacji Google.

Evernote działa jak szafka na dokumenty. Podobne wyniki możesz osiągnąć w Keep i Dokumentach za pomocą Zapisz w rozszerzeniu Dysk Google. Za jego pomocą możesz przycinać strony internetowe w formacie HTML lub PDF. Podobnie jak Evernote, Google obsługuje OCR i może wyszukiwać tekst w obrazach.

Strony internetowe, których potrzebuję tylko do szybkiego przeglądania, zapisuję je, aby nadal z tego korzystać Rozszerzenie do Chrome.

Dokumenty Google obsługują również tekst sformatowany, którego bardzo brakuje w Keep. Możesz tworzyć linki do innych dokumentów i plików na Dysku, podobnie jak łączysz inne notatki/notatniki w Evernote, ale nie jest to możliwe w Keep. To sprawia, że ​​Dokumenty są jeszcze bardziej niezastąpione.

Muszę się zgodzić, że używanie kombinacji Dokumentów Google i Keep może czasami narazić mnie na poprawkę. Wyszukiwarka Google działa oddzielnie na Dysku i Keep. Dzieje się tak, ponieważ Keep nie jest częścią Dysku Google. Jednak aplikacje takie jak Prezentacje i Arkusze są częścią Dysku i mają również link do Keep, co może być przydatne w przypadku tabel i prezentacji.

Chociaż nie jestem zadowolony z tego rozwiązania, Keep jest bezpłatny i zawiera nieograniczoną przestrzeń dyskową, która nie jest wliczana do bezpłatnego 15 GB miejsca w Google. Sprawdź nasze Przewodnik po pamięci na Dysku Google na co się liczy, a co nie.

3. Jak przenieść

To największy problem, z jakim do tej pory się zmierzyłem. Nie ma możliwości bezpośredniego importowania notatek i załączników z Evernote do Keep. Proszę wszystkich o otwarcie Keep i skorzystanie z opcji opinii, aby przesłać prośbę o funkcję Evernote do Keep. Możesz to zrobić na wersja internetowa tylko, a nie w aplikacji komputerowej lub mobilnej.

Istnieje kilka obejść, które omówię poniżej. Zobacz, który odpowiada Twoim potrzebom.

Centrala w chmurze oferuje bezpłatną usługę który wykona kopię zapasową wszystkich twoich notatek Evernote na Dysku Google za darmo. Dla każdej notatki utworzą plik HTML. Wiemy już, że Drive integruje Keep.

Możesz teraz tworzyć notatki w Keep z Dokumentów. Dalsza część może być żmudnym procesem, ale jest to jedyna dostępna w tej chwili alternatywa.

Drugą opcją jest skopiowanie wszystkiego ręcznie, jedna nuta na raz. To właśnie robię, ponieważ daje mi to większą kontrolę nad każdym aspektem procesu i pozwala mi na sprzątanie domu.

Usunąłem stare notatki, nawet całe zeszyty, których już nie potrzebowałem. Podczas ręcznego i czasochłonnego procesu przenoszenia natknąłem się na dawno zapomniane, ale istotne notatki z drobiazgami informacji, których nawet nie pamiętałem.

Evernote do Google Keep i Dokumentów

Mam ponad 1000 notatek w Evernote, ale nie potrzebuję już więcej niż połowy z nich. Proces przenoszenia notatek z Evernote do Dokumentów i Keep zajmie trochę czasu, ale jeszcze bardziej skonsoliduje moje dane i będę miał mniej miejsc na szukanie pomysłów, notatek i plików.

Połączenie Dokumentów Google i Keep może zastąpić Evernote, a nawet aplikację z listą rzeczy do zrobienia, ale za cenę mniejszej liczby funkcji. Więc pytanie brzmi, czego potrzebujesz? Więcej funkcji i aplikacji z plikami i danymi rozproszonymi po sieci?

A może możesz zrobić z mniejszą liczbą funkcji oferujących aplikacje, ale z większą stabilnością, spójnością na różnych platformach i lepszą integracją? Jasne, być może będziesz musiał gdzieś iść na skróty, a od Ciebie zależy, które z nich zamierzasz wyciąć.

Następna w kolejce: chcesz korzystać z Dysku Google jak profesjonalista? Oto 5 aplikacji Chrome, które pomogą Ci w pełni wykorzystać Dysk Google.