5 wskazówek dotyczących zasilania, aby usprawnić przepływ pracy w plikach PDF

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy lub freelancerem, prawdopodobnie przetwarzasz dużo PDFy. Czy to faktury, kosztorysy, czy nawet dokumenty kontraktowe, w dzisiejszych czasach prawie wszystko jest przesyłane w plikach PDF.

Wraz ze wzrostem liczby plików PDF zarządzanie nimi staje się kłopotliwe. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci usprawnić przepływ pracy.

1. Dokumenty OCR z FreeOCR

OCR to świetna technologia, która przetwarza zeskanowane lub pobrane pliki PDF i sprawia, że ​​tekst jest rozpoznawalny. Może to być szczególnie przydatne przy indeksowaniu stron skanowanych za pomocą skanera. FreeOCR to darmowe narzędzie dla systemu Windows, które właśnie to robi.

Jest to lekka aplikacja, która przegląda pliki PDF, analizuje ich zawartość i zamienia tekst, którego nie można wybrać w formie obrazu/pliku PDF, na normalny tekst, nad którym można pracować.

2. Twórz i edytuj pliki PDF za pomocą programu Foxit Reader

Czytnik Foxit to darmowy czytnik plików PDF dla systemu Windows, ale może znacznie więcej niż czytać pliki PDF. Wygląd interfejsu Foxit niebezpiecznie blisko pakietu Microsoft Office, ale jeśli spojrzymy na jaśniejszą stronę, użytkownicy Office poczują się w domu. Możesz utworzyć dokument w MS Word / Excel, tak jak teraz, ale zamiast używać wbudowanego narzędzia do eksportowania MS, możesz zamiast tego użyć znacznie ulepszonej opcji Foxit.

Ważna uwaga: Foxit Reader włączał i wyłączał adware (czytaj irytujące paski narzędzi) wraz ze swoim produktem. Dlatego uważnie obserwuj etapy instalacji i pamiętaj, aby wybrać instalacja niestandardowa tryb zamiast domyślnego.

Jeśli masz zainstalowany program Foxit Reader, powinieneś zobaczyć opcje PDF w swoim Biuro programy dogodnie zlokalizowane w menu wstążki. Jeśli szukasz bardziej natywnego podejścia do tworzenia plików PDF, Foxit jest koniecznością. Możesz także użyć Foxit, aby dodawać adnotacje i wyróżniać pliki PDF.

3. Zapisz pliki PDF na Dysku Google

dysk Google zapewnia 15 GB miejsca na dane za darmo, które możesz rozszerzyć, płacąc roczną opłatę. Większości z nas wystarczy 15 GB. Pytasz, dlaczego miałbyś w ogóle chcieć przesyłać pliki PDF na Dysk Google? Cóż, z tego samego powodu, dla którego tworzysz kopie zapasowe rzeczy w chmurze. Posiadanie kopii online zawsze ma sens.

Dzięki Dyskowi możesz zrobić znacznie więcej niż tylko tworzyć kopie zapasowe plików PDF. Zarządzanie folderami Dysku Google system oznacza, że ​​wszystkie pliki PDF mogą być archiwizowane w sposób systematyczny, co skróci czas późniejszego wyszukiwania na. Możesz też szybko dołącz je do wiadomości e-mail w Gmailu kiedy musisz wysłać komuś plik PDF. Doskonała funkcja załączników Gmaila zapewnia, że ​​odbiorca nigdy nie musi opuszczać przeglądarki, jeśli chce tylko rzucić okiem na załącznik.

4. Włącz OCR na Dysku Google

Dysk Google obsługuje OCR. Oznacza to zapisanie plików PDF z OCR i umożliwienie bezpośredniego wyszukiwania z nich.

Aby włączyć tę funkcję, kliknij Ustawienia ikonę ze strony Dysku Google, a następnie przejdź do Ustawienia przesyłania i zaznacz opcję, która mówi Konwertuj tekst z przesłanego pliku PDF i pliku obrazu. Teraz każdy przesłany plik PDF zostanie zeskanowany i przekonwertowany do formatu umożliwiającego wyszukiwanie.

5. Przeszukuj pliki PDF na Dysku Google (lub Evernote)

Teraz, gdy wszystkie zeskanowane pliki PDF zostały poddane OCR i przesłane do jednej centralnej lokalizacji, można je dobrze wykorzystać. Za pomocą Dysku Google możesz wyszukiwać pliki PDF nie tylko według tytułu, ale także zawartego w nich tekstu.

Jeśli więc nie pamiętasz nazwy pliku PDF, którego szukasz, ale niejasno pamiętasz jego zawartość, Dysk Google z pewnością może ci pomóc.

Alternatywny:Evernote zapewnia podobną (i ulepszoną) funkcjonalność, ale jest dostępna tylko dla użytkowników Evernote Premium. Jeśli jesteś jednym z nich, nie polecam używania Evernote do zapisywania i indeksowanie plików PDF wystarczająco wysoko. Ponieważ Evernote jest aplikacją komputerową, wyszukiwanie zajmuje dużo mniej czasu, a najnowsze aktualizacje wyszukiwania Evernote sprawiły, że jest naprawdę potężny. Jeśli chcesz zapłacić za usługę zarządzania plikami PDF, zdecydowanie powinieneś zajrzeć do Evernote.