Jak tworzyć szablony wiadomości e-mail w Gmailu i Outlooku

Moje ostatnie kilka miesięcy z Microsoft Outlook i Lotus Notes były całkiem interesujące. Nigdy nie byłem fanem komputerowe klienty poczty e-mail, ale kiedy zacząłem korzystać z tych aplikacji, nigdy nie mogłem wrócić. Jedną z najbardziej pomocnych funkcji tych klientów jest możliwość tworzenia szablonów wiadomości e-mail, znany również jako papeteria, który może wysyłać codzienne e-maile, w których większość treści wiadomości e-mail jest taka sama szybki. Czy to jest dzienny raport lub po prostu wiadomość e-mail z potwierdzeniem, gotowy szablon może zaoszczędzić dużo czasu.

Widziałem, jak ludzie przeszukują swój folder Wysłane w poszukiwaniu wiadomości e-mail, a następnie przesyłają ją dalej po dokonaniu edycji. Praktycznie rzecz biorąc, działa to lepiej niż ponowne zredagowanie całej wiadomości e-mail z pamięci, ale zmiana tematu i edycja adresu może zająć trochę czasu.

Również w przypadku pracy ręcznej zwiększa się prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Aby było lepiej, sugeruję użycie rozszerzenia do Chrome o nazwie

Gorgias Szablony e-maili które mogą pomóc w tworzeniu i używaniu szablonów wiadomości e-mail w Gmailu, Yahoo, Outlooku i innych popularnych klientach poczty e-mail.

Pierwsze kroki z Gorgiasem

Po zainstalowaniu rozszerzenia kliknij ikonę na pasku rozszerzeń, aby otworzyć stronę konfiguracji.

Gorgias zawiera 4 domyślne szablony, które dają podstawowe pojęcie o tym, co możesz zrobić z rozszerzeniem. Aby utworzyć nowy szablon, kliknij Nowy szablon i zacznij od nadawania mu nazwy. Następnie możesz zacząć wpisywać treść wiadomości e-mail w Treść szablonu pole. Jeśli chcesz dodać pole tematu również w szablonie, kliknij pola konfiguracji i zaznacz Opcja tematu.

Funkcje szablonów e-mail Gorgias

Prawdziwa siła rozszerzenia tkwi w możliwości wykorzystania zmiennych podczas wypełniania szablonu. Załóżmy, że musisz automatycznie wypełnić imię i nazwisko osoby. W takim przypadku kliknij Wstaw zmienną i wybierz Do: Imię opcja. Po wstawieniu szablonu rozszerzenie automatycznie wypełni te nazwy zmiennych na podstawie danych kontaktowych wiadomości e-mail i ułatwi tworzenie podobnych wiadomości e-mail dla różnych kontaktów.

Kolejną interesującą funkcją jest Skrót tekstowy i korzystając z tej konkretnej opcji, możesz wywołać ukończenie szablonu za pomocą klawisza tabulacji.

Po utworzeniu kilku szablonów nadszedł czas, aby wstawić jeden do wiadomości e-mail. Otworzyć Okno tworzenia w Gmailu i zauważysz przycisk Gorgias po prawej stronie. Rozszerzenie wyświetli listę wszystkich zapisanych szablonów, a jedno kliknięcie wstawi je do treści wiadomości e-mail. Możesz także użyć skrótu tekstowego i nacisnąć przycisk tabulatora, aby ułatwić sobie pracę.

Fajna wskazówka: Prześlij wysłaną wiadomość e-mail i kliknij prawym przyciskiem myszy okno tworzenia, aby utworzyć szablon z istniejących wiadomości e-mail. Czy to nie jest fajne?

Darmowa wersja rozszerzenia ogranicza szablony do jednego urządzenia i nie ma możliwości zsynchronizowania szablonów za pomocą konta online.

Więc jeśli masz dwa lub więcej urządzeń, na których pracujesz, będziesz musiał tworzyć szablony indywidualnie w każdym systemie, chyba że kupisz płatną aplikację. Ponadto istnieje ryzyko utraty danych, jeśli odinstalujesz Chrome lub rozszerzenie albo ponownie zainstalujesz system Windows. Ale za 4,99 USD miesięcznie możesz uzyskać funkcję synchronizacji z udostępnianiem szablonów zespołu.

Wniosek

Gorgias to niesamowita aplikacja, jeśli na co dzień pracujesz nad podobnymi e-mailami. Dałem mu już 5 gwiazdek w Chrome Webstore. Skontaktowałem się również z programistami, aby dodać kilka dodatkowych zmiennych w szablonach, takich jak godzina i data. Wypróbuj już dziś i podziel się z nami swoimi opiniami.