5 świetnych wskazówek dotyczących radzenia sobie z różnymi wersjami MS Office

Pakiet MS Office dojrzewał przez lata pod względem swoich funkcji i funkcjonalności. Jednak to, co zawsze było problemem przy kolejnych aktualizacjach, to kompatybilność nowych wersji ze starszymi.

Teraz, jeśli korzystasz z różnych wersji MS Office lub współpracujesz z osobami, które używają innej wersji pakietu Office niż Twoja, to masz do czynienia z tym problemem na co dzień. Jednak z przyjemnością dowiesz się, że możesz zmniejszyć ryzyko wystąpienia obaw, po prostu pamiętając i ćwicząc kilka rzeczy.

Zobaczmy, jakie one są.

Zobacz także: Poznaj i zrozum różnice między MS Office 2013 i Office 365 tutaj.

1. Poznaj formaty plików

Office 2007-2013 używa innych rozszerzeń plików w porównaniu z Office 97-2003. Na końcu mają dodane „x”, co wskazuje na użycie rozszerzonego języka znaczników (XML).

Narzędzie MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doktor	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Praca w trybie zgodności

Po otwarciu pliku 97-2003 w produkcie 2007-2013 plik otwiera się w trybie zgodności. Możesz kontynuować pracę w tym trybie, aby nie wprowadzać rzeczy/funkcji, które nie są obsługiwane.

Notatka: W trybie zgodności nie będziesz mógł korzystać z funkcji 2007-2013, nawet jeśli używasz wersji oprogramowania.

Idealnie, jeśli zamierzasz udostępnić swój dokument komuś, kto używa 97-2003, powinieneś kontynuować pracę w trybie zgodności.

3. Konwertuj na nowe funkcje

Jeżeli nie masz zamiaru udostępniać niższej wersji pliku, a korzystasz z wyższej wersji oprogramowania, powinieneś przekonwertować plik. W ten sposób będziesz mógł skorzystać z nowych funkcji.

Aby przekonwertować dokument, przejdź do Plik -> Informacje -> Konwertuj jak pokazano na poniższym schemacie. W ten sposób oryginalny plik zostanie przekonwertowany i zastąpiony.

4. Sprawdź problemy

Załóżmy, że pracujesz w latach 2007-2013 i pod koniec pracy zdajesz sobie sprawę, że musisz udostępnij dokument z kimś, kto ma 97-2003. Podczas pracy mogłeś korzystać z funkcji nieobsługiwanych przez starsze wersje.

W takich przypadkach przed udostępnieniem warto sprawdzić, czy nie występują problemy. W ten sposób złagodzisz potencjalne ryzyko przegranej dane i formatowanie o udostępnianiu. Kliknij Plik -> Informacje -> Sprawdź problemy a następnie skoryguj rzeczy, o które prosi oprogramowanie.

5. Zapisz jako 97-2003

Jeśli zdecydujesz się zapisać dokument jako dokument 97-2003, pomimo pracy na wyższej wersji, oprogramowanie samo sprawdzi zgodność. Jeśli ją znajdzie, poprosi użytkownika.

Wtedy dzielenie się nigdy nie będzie problemem.

Fajna wskazówka: Czy jesteś kimś, kto w ogóle nie ma pakietu MS Office? Czy kiedykolwiek musiałeś otworzyć jeden taki plik? Nie martw się, możesz je otworzyć bez zainstalowanego pakietu MS Office.

Wniosek

To tylko kilka podstawowych rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli Twoja praca wymaga współpracy z osobami pracującymi na różnych wersjach MS Office. Zaledwie kilka dodatkowych kroków i faktycznie możesz zaoszczędzić wiele nieporozumień, które mogą powstać z powodu problemów ze zgodnością.