Jak tworzyć reguły na podstawie tematów wiadomości e-mail w programie Outlook 2013
Różne / / December 02, 2021
Czy używasz programu MS Outlook jako stacjonarnego klienta poczty e-mail? A czy używasz go tylko do wysyłania i odbierania e-maili? Czy wiesz, że możesz wykorzystać go do innych zastosowań, takich jak organizowanie list rzeczy do zrobienia i przypomnienie o zadaniach?
Cóż, z moim robię o wiele więcej. używam go jako automatyczna odpowiedź na e-mail, jako narzędzie do uporządkuj moje e-maile i wiele więcej. Jednym z moich ulubionych jest używanie MS Outlook do przeprowadzić ankiety. Klient może pięknie i automatycznie uporządkować statystyki ankiet e-mail. W rzeczywistości sztuczka potrzebna do tego może być zastosowana w wielu innych przypadkach. Mówimy o tworzeniu reguł dla e-maili na podstawie ich tematów.
Kontynuujmy przykład ankiety. Załóżmy, że jesteś w organizacji i masz wysłać pracownikom zaproszenie na imprezę masową, jednocześnie zbierając dane o liczbie osób, które chcą w niej uczestniczyć. To proste, po prostu dodaj przycisk głosowania i poproś odbiorców, aby odpowiedzieli tak lub Nie klikając przycisk głosowania.
Notatka: Nasz samouczek jest oparty na MS Outlook 2013. Jednak konfiguracja dotyczy również niższych wersji. Jedyną różnicą byłby interfejs użytkownika.
Teraz problemem jest zbieranie statystyk. Czy zamierzasz przewijać swoją skrzynkę odbiorczą, liczyć każdą odpowiedź i segregować? Tak oraz Nie ręcznie? Są lepsze sposoby; pokażemy ci jeden.
Wyślę e-mail z tematem Oddaj swój głos oraz przycisk głosowania, za pomocą którego można odpowiedzieć Tak lub Nie. Kliknij Użyj przycisków głosowania możliwość wstawienia przycisków.
Przed wysłaniem skonfiguruję narzędzie tak, aby było gotowe do słuchania odpowiedzi i samodzielnego liczenia statystyk. Oto, co muszę skonfigurować.
Tworzenie folderów statystyk
przejdę do mojego W pudełku, w lewym okienku kliknij go prawym przyciskiem myszy i utwórz nowy folder. Nazwałbym to Głosowano tak.
Podobnie utworzyłbym inny o nazwie Głosowano nie. Wynik pokazano na poniższym obrazku.
Utwórz reguły nasłuchiwania
Teraz muszę utworzyć reguły, aby program Outlook mógł stosować reguły do otrzymywanych wiadomości i umieszczać je w odpowiednich folderach. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby utworzyć reguły.
Krok 1: Nawigować do Dom patka. Pod Ruszaj się sekcja, najedź na Zasady a następnie kliknij Zarządzaj regułami i alertami.
Krok 2: Zacznij od kliknięcia Nowa zasada.
Krok 3: Na Kreator reguł, Zacznij od pustej reguły Wybierając Zastosuj reguły do otrzymywanych wiadomości. Kliknij Następny.
Krok 4: Wybierz warunek. Najlepszym sposobem jest iść z określonymi słowami w temacie. Możesz wybrać więcej warunków.
Krok 5: W dolnym panelu tego samego okna kliknij konkretne słowa. Dodaj ciąg wyszukiwania jako Tak: oddaj swój głos. Kliknij Następny.
Krok 6: Wybierz akcję. Pożądanym zamiarem z nadchodzącą odpowiedzią jest: przenieś go do określonego folderu.
Krok 7: W dolnym panelu tego samego okna kliknij określony. Teraz wybierz folder Głosowano tak i kliknij Ok.
Krok 8: Powrót na Kreator reguł, Kliknij Skończyć. Wykonaj ponownie kroki od 2 do 7. Tym razem z ciągiem wyszukiwania (krok 5) jako Nie: oddaj swój głos i folder (krok 7) jako Głosowano nie.
Otóż to. Wróć do e-maila w wersji roboczej, dodaj listę odbiorców i Wysłać. Po otrzymaniu odpowiedzi po prostu sprawdź liczbę w każdym folderze.
Notatka: Jak wspomniano wcześniej, reguła opiera się na temacie wiadomości e-mail. Odpowiedź będzie poprzedzać głosowaną odpowiedź przed wierszem tematu. I dlatego zasady są dostosowane w ten sposób. W przypadku opcji głosowania, których używasz, Twoje zasady będą się różnić.
Czy to brzmi interesująco? Czy to oznacza również dużo zredukowanej pracy? Wypróbuj to i daj nam znać, jak dobrze to zadziałało.