10 ferramentas e complementos de produtividade de e-mail incrivelmente úteis

Se alguma coisa da era da internet dos anos 90 que sobreviveu magicamente ao ataque de todos os tipos de meios de comunicação como redes sociais, telefones celulares, aplicativos de bate-papo (todos os tipos de) etc, e também floresceu ao fazer isso, é o humilde e-mail caixa de entrada. Sim, o e-mail está vivo e funcionando. Continua a ser a forma mais procurada - e fácil - para a maioria de nós entrar em contato e conversar.

Cortesia de imagem - xJasonRogersx

Obviamente, o aumento do e-mail como a principal forma de conexão também significou que começamos a depender demais e a ficar obcecados por essa ferramenta. E, normalmente, esse excesso de confiança e excesso de obsessão leva a uma fadiga de produtividade que, consequentemente, gera um ecossistema inteiro de aplicativos, software e, para não mencionar, o "conselho do guru" (nós o chamamos guru gyaan aqui na Índia) para ajudá-lo a se tornar mais produtivo com essa ferramenta.

Eu admito, eu mesmo aproveitei todas as oportunidades para divulgar o guru gyaan sobre a produtividade do e-mail por meio de conteúdo e boca a boca. Considerando que sou basicamente incapaz de fazer qualquer outra coisa além disso, vou continuar a prática hoje, embora desta vez com os aplicativos e add-ons.

Então, se você ainda está comigo (e tolerou com sucesso minha tagarelice), verifique esta lista de algumas ferramentas legais que realmente aprimoram sua experiência de e-mail e o tornam mais produtivo. Ao contrário do que eu digo ou penso, eles realmente funcionam.

1. Rapportive

Rapportive é um complemento do navegador para o Gmail que transforma a barra lateral sem graça do Gmail (geralmente cheia de anúncios) em algo de que você pode se beneficiar quase todos os dias. Basicamente, mostra informações sobre o remetente do e-mail, como sua foto, links para seu perfil, tweets recentes, etc. Como você pode ver na captura de tela acima (que tirei da página inicial), ela contém informações completas do perfil de seu CEO na barra lateral do Gmail.

O add-on está disponível para Firefox, Chrome e Safari, de uso gratuito e integra-se perfeitamente ao Gmail. E garante que você não perderá tempo procurando a história da pessoa na internet que acabou de enviar um e-mail com aquela oferta de um milhão de dólares.

2. AwayFind

Se verificar o e-mail é o que você faz quase o dia todo, então provavelmente você precisa de um serviço como AwayFind para ajudá-lo a realizar um trabalho produtivo, sem se preocupar mais com e-mails urgentes. AwayFind irá monitorar sua conta de e-mail para mensagens importantes e notificá-lo via SMS, Twitter DMs, ferramentas de IM como Gtalk / Yahoo ou através de seu aplicativo para iPhone / Android quando um e-mail chegar à sua caixa de entrada.

Você pode configurar filtros para AwayFind decidir a prioridade das mensagens em sua conta e também defini-las rapidamente por meio de seus plug-ins de e-mail. A conta gratuita deles monitora 1 conta (apenas Gmail / IMAP) e os planos começam em US $ 15 por mês se você quiser mais coisas deles.

3. ActiveInbox

ActiveInbox infunde alguns recursos de gerenciamento de tarefas excelentes no Gmail e torna o gerenciamento de e-mail mais fácil (sim, outro complemento do Gmail ..trocarpara o Gmail se ainda não o fez). E-mails podem ser transformados em tarefas acionáveis, projetos e metas podem ser criados e notas podem ser adicionadas a cada e-mail.

É um complemento gratuito para Firefox e Chrome, funciona onde quer que esses navegadores e o Gmail funcionem.

4. NudgeMail

NudgeMail quer que você saiba que estará lá para você quando você esqueça seus e-mails de acompanhamento. Então, se sua esposa enviou um e-mail para o id de e-mail do escritório para obter leite e frutas no caminho de volta (você não vai acreditar quantas esposas fazem que) ou um amigo pediu para você verificar um trabalho para ele, NudgeMail pode garantir que você seja lembrado no momento certo para obtê-los feito. Basta encaminhar um e-mail para endereços como “[email protected]” ou “[email protected]” e parar de se preocupar com isso. A lista completa de comandos é aqui.

NudgeMail é gratuito enquanto estiver em beta, funciona com todos os provedores de e-mail, seja no computador ou celular e também se integra ao Google Calendar.

5. Grexit

Já falamos sobre GrexIt longamente em nosso artigo em GT Resources, e achei que também merece uma menção nesta lista. É uma ferramenta útil para equipes e pode economizar muito tempo, uma vez que seu banco de dados de e-mail e de seus colegas começa a crescer.

O conceito é simples - você não deve precisar encaminhar o mesmo e-mail com instruções sobre como fazer xyz para um novo contratado depois de já ter conversado sobre isso há 3 dias com um funcionário existente. Deve haver um local central onde os membros da equipe possam acessar esses e-mails e o GrexIt fornece exatamente isso. No entanto, destina-se apenas ao Google Apps.

6. NutshellMail

NutshellMail não é exatamente uma ferramenta de produtividade por e-mail... em vez disso, é o que eu chamaria de produtividade por e-mail. A imagem acima mostra um vislumbre dos e-mails que recebo do NutshellMail todos os dias. Ele envia um resumo de suas contas de redes sociais como Facebook, Twitter, LinkedIn etc. e inclui informações importantes no resumo que pode muito bem cuidar das várias visitas que você faz a esses sites a cada duas horas apenas para se manter atualizado com coisas minúsculas importância.

7. WriteThat. Nome

WriteThat. Nome é uma ferramenta exclusiva que mantém automaticamente seus Contatos do Google (ou catálogo de endereços do Gmail) atualizados com os detalhes mais recentes, como número de telefone, endereços de e-mail, etc. Ele verifica a assinatura dos remetentes de e-mail e a executa em seus contatos para ver se os detalhes de um contato existente precisam ser atualizados. Portanto, não há mais adição manual de novos números de telefone e endereços de e-mail ao catálogo de endereços.

8. Ferramentas de automação

Escrevemos e-mails todos os dias sem perceber que muitas das frases e sentenças que usamos são repetitivas. Obviamente, perda de produtividade e ganho de tédio (se você percebe que é entediante). Portanto, a solução é usar ferramentas de automação que podem colocar frases ao comando de uma ou duas teclas. Exemplos dessas ferramentas são Respostas automáticas do Gmail, AutoHotKey, e o pequeno utilitário do Lifehacker chamado Texter. Existem muitos outros scripts de automação, você só precisa encontrar o certo e usá-lo com a maior freqüência possível.

9. Xobni

Xobni é um poderoso complemento de produtividade de e-mail para Outlook que combina as funcionalidades de uma ferramenta como o Rapportive para mostrar perfis de contato e também cria automaticamente o catálogo de endereços do usuário. Ele também aprimora a pesquisa do Outlook em grande medida. A ferramenta vem em versões gratuitas e profissionais e também oferece um aplicativo BlackBerry bacana.

10. Better Gmail 2

Por último, mas não menos importante, temos Melhor Gmail 2 para Firefox (Os usuários do Chrome podem dar uma olhada em Melhor Gmail para Chrome). Ao longo dos anos, o Gmail incorporou muitos recursos que foram introduzidos pela primeira vez por este complemento, mas ainda permanece relevante e tem toneladas de personalizações disponíveis para os mais experientes em tecnologia do Gmail Comercial.

Sua opinião?

Então, o e-mail parece assumir o controle da sua vida uma e outra vez? Como você lidou com isso até agora? Quais foram suas ferramentas / truques favoritos?