Crie regras de pasta no MS Outlook para e-mails recebidos

Muitos de vocês devem estar usando MS Outlook como um cliente de e-mail. Além disso, é provável que você tenha integrado várias contas de e-mail para entregar e-mails ao seu cliente de desktop. Nesse cenário, quando você recebe muitos e-mails, é importante saber como separá-los e verificar os mais importantes primeiro.

Em vez de fazer isso manualmente, você pode querer ter pastas dedicadas para diferentes tipos de e-mails, de forma que as mensagens recebidas sejam empilhadas em suas respectivas pastas. Para tal automação, o Outlook permite que você criar regras e aplica o mesmo a cada e-mail recebido. Conseqüentemente, ele envia as mensagens para a pasta especificada. O conceito é semelhante a filtros e rótulos no Gmail.

Por exemplo, quero que todos os e-mails de “Sandeep Agarwal” cheguem a uma pasta chamada Auto. Aqui está como eu defini as regras para isso.

Etapas para criar uma regra de e-mail

O mesmo processo se aplica a todos os tipos de regras de e-mail. Este é um exemplo detalhado, mostrando o processo mencionado. Você terá que escolher / definir os parâmetros de acordo com o que você deseja.

Passo 1: Navegue até o Ferramentas guia e escolha a opção Regras e Alertas.

Passo 2: Focar o Regras de Email aba e aperte o botão de leitura Nova regra (Regra de mudança se você estiver modificando um existente).

Etapa 3: Debaixo Fique Organizado seção destacar seu requisito básico (eu selecionei, Mova mensagens de alguém para uma pasta).

Observação: Na parte inferior da mesma caixa de diálogo, você encontrará uma seção dizendo Etapa 2. Você precisa clicar em cada link mostrado após “Aplique esta regra depois que a mensagem chegar”E edite seus requisitos. No meu contexto era: -

Etapa 3 (a): Selecione as pessoas às quais deseja aplicar a regra (ou seja, e-mails vindos das pessoas selecionadas). A lista mostrará apenas as pessoas adicionadas aos seus contatos. Portanto, você precisa se certificar de que adicionou o contato desejado antes de começar.

Etapa 3 (b): Selecione a pasta para a qual deseja que os e-mails sejam movidos / entregues. Você também pode criar uma nova pasta aqui.

Passo 4: Em seguida, você pode refinar sua regra adicionando mais restrições ou parâmetros à regra básica. Por exemplo, mensagens com um Sujeito. Você também precisaria verificar a opção preferida e clicar em seu link para refinar a regra ou adicionar descrições.

Etapa 5: Se houver algum exceções à regra que você não pôde configurar nas etapas acima, você pode fazer isso aqui.

Etapa 6: Agora você terminou e pode escolher Terminar. No entanto, sugiro que você verifique Execute esta regra agora… junto com Ativar esta regra. Isso garante que as mensagens novas e existentes que satisfaçam a regra sejam movidas para a pasta respectiva.

Uma alternativa mais rápida

Se você quiser encurtar o processo (no entanto, pode não ser possível definir uma regra detalhada dessa maneira), vá para a sua caixa de entrada e siga as etapas abaixo: -

Passo 1: Clique com o botão direito em uma mensagem (da pessoa de sua regra para o mapeamento de pasta) e selecione Criar regra.

Passo 2: Marque as caixas dos parâmetros que deseja aplicar, selecione sua pasta e clique em OK.

Conclusão

Esta é uma maneira simples de manter seus e-mails no Outlook mais organizados. Além disso, você seria capaz de se concentrar em e-mails importantes facilmente. Comece e você conhecerá os benefícios!