Como rastrear alterações, usar comentários em um documento compartilhado do MS Word

No escritório, às vezes precisamos criar um documento compartilhado viz. um documento a ser usado por várias pessoas. Quando for esse o caso, também é óbvio que os privilegiados farão alterações no documento; e às vezes fazer alterações que outros não conseguem descobrir.

Portanto, é uma boa ideia manter um controle das edições feitas em um documento compartilhado. A maneira básica de fazer isso é adicionar um comentário após uma alteração feita ou notificar os colaboradores depois de fazer a edição. Mas isso nem sempre é muito conveniente, especialmente se o documento for muito grande. Felizmente, o MS Word está de volta aqui.

MS Word fornece duas ferramentas excelentes chamadas Comente e Alterações de percurso sob seu Análise aba. Embora eu tenha visto muito poucas pessoas os usarem, aqueles que usam sabem como as coisas podem ficar fáceis quando você obtém esses dois excelentes recursos. E hoje iremos guiá-lo através dos princípios básicos para praticá-los.

Usando comentários em MS Word

Este recurso o ajudará a permitir que outros usuários (aqueles que têm acesso ao documento) saibam seus comentários ou sugestões sobre certas coisas. Por exemplo, selecione algum texto (como estou fazendo no meu artigo) e clique no Novo comentário ícone. Anote o rótulo (s1) e o comentário correspondente que foi adicionado no painel esquerdo.

Agora, quando outros usuários abrem o documento, eles podem ver o comentário, aceitar seu feedback ou deixar seus próprios comentários. A partir das ferramentas da faixa de opções, você pode Excluir comentários ou até mesmo pular para Anterior Próximo Comente.

Usando Rastrear Mudanças no MS Word para Rastrear Edições de Documentos

Como o nome sugere, este conjunto ajuda você alterações de percurso que estão sendo feitos no documento. No momento em que você bate Alterações de percurso, tudo o que você digitar novo aparecerá em vermelho e sublinhado. E tudo o que você exclui obtém atingiu através ( assim ) em vez de ser excluído.

o Linha vertical à esquerda, estende-se por todo o comprimento que contém qualquer alteração. Junto com isso o Painel de revisão (pode ser trazido da faixa de opções) mostrará detalhes sobre as alterações que estão sendo feitas. Dessa forma, o proprietário terá um conhecimento profundo das edições que foram feitas no documento.

Essas alterações podem agora ser aceitas ou rejeitadas com a opção de clique com o botão direito.

Além disso, você pode optar por ver as revisões em formato de balão (imagem abaixo) ou verifique o revisões diferentes do documento (alterne as opções no menu suspenso dizendo Marcação de exibição final; mostrado na primeira imagem).

Existem muitas outras atividades de formatação e mudança de cor às quais você pode aderir. E tenho certeza de que você explorará essas opções assim que dominar o básico.

Conclusão

O objetivo deste artigo foi cobrir o básico para ajudá-lo a começar a usar essas duas ferramentas maravilhosas do MS Word. Se você já os usou antes, talvez queira compartilhar alguns truques e dicas que conhece com nossos outros leitores. Para quem vai começar, conte-nos sobre suas experiências ao usá-lo pela primeira vez.