Encontre rapidamente e-mails antigos no MS Outlook usando grupos de e-mail
Miscelânea / / December 02, 2021
Enquanto estamos no trabalho, e-mails tendem a consumir muito tempo. E uma das razões é que não conhecemos os truques para ver e-mails rapidamente. Por exemplo, quando se trata de retirar um e-mail antigo, geralmente começamos a rolar a tela primeiro. Não é uma forma eficiente de localizar e-mails antigos. Estou falando principalmente sobre como usar MS Outlook (porque é isso que a maioria de nós usa no trabalho) e recursos associados.
Anteriormente, falamos sobre visualizar anexos no painel de leitura. Bem, essa é uma maneira de pegar e-mails pelo pescoço. Mas hoje, falaremos sobre como visualizar e-mails em grupos e ver como isso pode ajudá-lo ainda mais a encontrar e-mails antigos rapidamente.
Dica legal: Você pode querer aprender como ativar e personalizar o Painel de Leitura, o Painel de Navegação e a Barra de Tarefas Pendentes. Aqui está o guia do GT naquilo.
Etapas para visualizar e-mails em grupos
A principal vantagem de seguir esse truque é que ele realmente ajuda e acelera o processo de retirar e-mails antigos na hora em que for necessário.
Passo 1: Em primeiro lugar, você precisa ter certeza de que Mostrar em grupos recurso está ativado em sua interface. Então, navegue para Exibir -> Organizar por e verifique o mesmo.
![Mostrar emails em grupos](/f/e9073375dbc49ad0901e4072aa0b4d60.png)
Quando você marca Mostrar em grupos como ativado, os e-mails são, por padrão, organizados em grupos de Encontro (Hoje, Ontem, Semana Passada e assim por diante). Esse arranjo serve como uma demarcação decente.
Passo 2: Se você não gostar do padrão ou quiser mudar a regra de agrupamento você deve clicar com o botão direito no cabeçalho do Painel de Mensagens onde está Organizado por ... Em seguida, você pode selecionar os critérios novos critérios de agrupamento.
![Organizar por opções](/f/28e3abe9e9ebbf936aaa879e168a884c.png)
Observe que a regra se aplica apenas à pasta selecionada no momento. Eu geralmente agrupo por A partir de cláusula quando eu preciso de uma mensagem anterior.
Etapa 3: Se você tem uma longa lista de contatos e um número de mensagens para cada um, precisa de uma maneira rápida de chegar a eles. Desta vez, clique com o botão direito no cabeçalho do grupo e diga Recolher todos.
![Recolher todos os grupos](/f/e012a8248af60c2819493d0574f9c0be.png)
Passo 4: Ao fazer isso, todos os grupos recolherão a lista de mensagens que mantêm. Clique no sinal de mais para o tópico necessário e todas as mensagens desse grupo estarão disponíveis em um piscar de olhos.
![Mostrando grupos](/f/cc9520e248c9e2ec475bff6cd8dc6457.png)
As outras opções de agrupamento que considero úteis e frequentemente necessárias são Para, Assunto, Categorias e Importância. Você pode encontrar os seus próprios ou criar uma visualização personalizada, navegando para Exibir -> Organizar por -> Personalizar.
![Criar Visualização Personalizada](/f/5820cd4f56025d6c413f6c0f29ec330e.png)
Conclusão
As etapas explicadas acima são apenas uma tentativa de usar e capitalizar os recursos disponíveis do MS Outlook. Eu sigo isso no meu dia-a-dia. Experimente e você pode ganhar alguns segundos a cada dia. Até mesmo isso ajuda muito a tornar sua vida profissional melhor, não é?