Oito principais truques para usar o OneNote como gerenciamento de projetos

O OneNote é muito popular para recursos de anotações. No entanto, você pode usar facilmente o OneNote como gerenciamento de projeto com organização inteligente, modelos do OneNote, funções de compartilhamento e integração inteligente com o Outlook.

Talvez você não queira usar outra ferramenta de gerenciamento de projeto e pretenda trabalhar em uma única interface o dia todo. Você já tem todos os dados disponíveis no Bloco de notas OneNote, e usar o mesmo software para gerenciamento de projetos deve proporcionar uma experiência perfeita. Siga as dicas abaixo e comece a trabalhar usando o OneNote.

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1. Utilize o OneNote Notebook, Section e Pages

O OneNote usa um método exclusivo para organizar notas. Ao contrário do Evernote e Apple Notes, você não está limitado a usar tags para organizar notas. Você pode contar com Seções e Páginas para organizar pensamentos.

Você pode criar um bloco de notas separado para o próximo projeto e criar diferentes seções para ele. Por exemplo, você pode criar um novo bloco de notas como um nome de aplicativo / software, adicionar seções como UX, IU, Comunicação, Desenvolvimento de software e Teste a ele.

Adicione notas ou páginas necessárias e crie o bloco de notas perfeito que está pronto para ser compartilhado.

2. Ajude-nos com os modelos do OneNote

Criar todas as páginas do OneNote do zero é demorado. Afinal, você escolhe o OneNote como ferramenta de gerenciamento de projetos para economizar tempo. Não é?

Você pode optar por um dos modelos integrados do OneNote e começar rapidamente.

Passo 1: Abra o OneNote em seu computador.

Passo 2: Selecione o Bloco de anotações e a seção relevantes.

Etapa 3: Adicione uma nova página e clique no menu Inserir na parte superior.

Passo 4: Selecione Modelos de página.

Etapa 5: Ele abrirá um menu dedicado de Modelos.

Etapa 6: Selecione seu modelo preferido na lista e veja a mágica.

Você só precisa fazer algumas modificações aqui e ali. Você pode até criar modelos personalizados do OneNote para economizar mais tempo no futuro. Leia nossa postagem dedicada para aprender como criar modelos no OneNote.

3. Adicionar e-mails do Outlook ao OneNote

Em algumas situações, você precisa enviar e-mails de cliente importantes para o OneNote para referência.

O Outlook oferece integração direta com o OneNote. Veja como você pode usá-lo.

Passo 1: Abra o Outlook no Windows.

Passo 2: Selecione um e-mail que deseja enviar para o OneNote.

Etapa 3: Clique no menu de três pontos no canto superior direito e selecione OneNote.

O Outlook perguntará onde você deseja salvar o e-mail no OneNote. Selecione a seção em um caderno e pronto.

4. Adicionar arquivos relevantes ao OneNote

Antes de compartilhar um bloco de anotações do OneNote com outras pessoas, você precisa adicionar arquivos e planilhas relevantes a uma página. É muito fácil fazer isso.

Em uma página do OneNote, selecione Inserir. Você terá a opção de integrar o arquivo do Excel à página. Se você deseja gravar áudio ou vídeo, pode fazê-lo facilmente no mesmo menu.

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5. Compartilhar Bloco de anotações do OneNote

Agora que você criou um bloco de notas OneNote perfeito com modelos, e-mails, arquivos e muito mais, é hora de compartilhe o caderno com outros membros da equipe para gerenciar o projeto.

Passo 1: Em um bloco de notas do OneNote, clique em Arquivo no canto superior esquerdo.

Passo 2: Selecione Compartilhar.

Etapa 3: Digite os endereços de e-mail de outros membros e dê a eles permissão de edição.

Passo 4: Clique em Compartilhar na parte inferior e deixe que outras pessoas participem do bloco de notas.

6. Rastrear Mudanças Recentes

Depois que sua equipe ingressar em um bloco de anotações do OneNote, você desejará rastrear as alterações feitas por outras pessoas.

Em um bloco de notas do OneNote, vá para o menu Histórico na parte superior. Selecione Edições recentes e verifique as modificações feitas por outras pessoas em uma página. Você também pode pesquisar alterações de um autor específico no menu Localizar por autor.

7. Marcas mestras para rastrear o status da tarefa

O OneNote vem com dezenas de tags integradas para rastrear o andamento do projeto. Em uma página do OneNote, você pode ir para a página inicial e verificar as tags.

Você pode adicionar tags diferentes, como Projeto, Discutir com a Pessoa X, Solicitação do Cliente, Importante, Retorno de chamada, Enviar por e-mail e muito mais.

8. Página de proteção de senha do OneNote

Você não vai querer que todos os membros da equipe tenham acesso a todas as páginas do OneNote, não é? Algumas páginas do OneNote podem conter informações confidenciais, como resultados do trimestre, comentários severos do cliente, design final da IU e muito mais.

Para evitar o acesso não autorizado a essas páginas, você pode protegê-las com senha na seção Revisão.

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Dessa forma, apenas você e membros selecionados da equipe têm acesso à página.

Capacidades de gerenciamento de projetos do Master OneNote

Por que pagar mais por uma ferramenta de gerenciamento de projeto dedicada quando você pode fazer o trabalho a partir do próprio OneNote? Claro, as ferramentas dedicadas vêm com dezenas de recursos, mas pergunte-se: você vai utilizá-las? Caso contrário, o OneNote pode ser a solução ideal para gerenciar pequenos projetos em movimento.