Melhores práticas do SharePoint para gerenciamento de documentos – TechCult
Miscelânea / / May 01, 2023
O SharePoint é uma das melhores ferramentas para as empresas se comunicarem com seus funcionários e gerenciarem seus dados. Então, se você é dono de uma pequena empresa ou uma das 500 maiores empresas da Fortune, essa ferramenta pode te ajudar muito! Também devemos ter em mente que o Microsoft SharePoint possui muitos recursos e, se usados corretamente, podemos tornar nosso trabalho diário eficiente. Portanto, neste artigo, compartilharemos com você as práticas recomendadas do SharePoint para gerenciamento de documentos para usar as ferramentas em todo o seu potencial. Você está animado para conhecer as práticas recomendadas de gerenciamento de conhecimento do SharePoint? Se sim, esse sentimento é mútuo, pois também estamos entusiasmados em compartilhar esse conhecimento.
Índice
Melhores práticas do SharePoint para gerenciamento de documentos
Este artigo contém algumas das melhores práticas que você pode utilizar para um gerenciamento mais eficiente no SharePoint. Portanto, se você é um iniciante que ainda está tentando se orientar, continue lendo até o final para saber mais coisas úteis sobre SharePoint melhores práticas para gerenciamento de documentos.
O que é SharePoint?
Antes de abordarmos as práticas recomendadas do SharePoint para gerenciamento de documentos, vamos ler um pouco sobre o SharePoint. O SharePoint é usado principalmente para criar sites. É uma das melhores ferramentas já criadas pela Microsoft para compartilhar, gerenciar e acessar informações com vários dispositivos. Foi desenvolvido no ano de 2001 e tem como mais de 200milhãousuários ativos. Embora o SharePoint não receba atualizações com frequência. Mas mesmo assim é uma das ferramentas mais famosas do Microsoft 365.
Mais uma coisa que você deve lembrar é que não é um aplicativo, mas é uma plataforma. A principal diferença entre um aplicativo e uma plataforma é que um aplicativo executa tarefas específicas, enquanto uma plataforma é onde um aplicativo ou site pode ser construído. Para simplificar, um aplicativo ou site é o produto, e a plataforma é a fábrica, onde o produto é fabricado.
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Melhores práticas do SharePoint
Esta plataforma da Microsoft é usada principalmente para armazenar, analisar e compartilhar dados. Portanto, você precisa entender as melhores práticas que pode seguir para fazer isso com mais eficiência. Para fornecer uma explicação mais clara, dividimos as dicas em duas seções diferentes, práticas recomendadas do SharePoint para gerenciamento de documentos e práticas recomendadas de biblioteca de documentos grandes do SharePoint. Então, vamos conhecer cada um deles em detalhes.
Melhor SharePoint Práticas para Gestão do conhecimento
Portanto, primeiro, compartilharemos algumas das melhores práticas recomendadas de gerenciamento de conhecimento do SharePoint que devem ser implementadas.
1. Colaborando com outros
Para o crescimento de uma empresa, é necessário colaborar com os outros. Sem colaboração, não é possível ter uma cultura de trabalho saudável, causando estagnação. Portanto, não esqueça que o SharePoint não é apenas um ótimo site de gerenciamento de informações, mas também possui ferramentas para colaborar com a equipe. Utilize-os e fique conectado. Portanto, resolveu sua consulta sobre práticas recomendadas de estrutura de pastas do SharePoint.
2. Usando meta tags
Muitos usuários têm dúvidas sobre as práticas recomendadas de estrutura de pastas do SharePoint. Mas recomendamos que você use meta tags em vez de pastas. É muito importante usar tags para classificar informações diferentes de forma eficaz. Muitas pessoas ainda usam pastas para classificações, mas na maioria dos casos usar meta tags é mais eficiente. Se você não estiver usando o SharePoint online, talvez não esteja familiarizado com as metatags e tudo bem. Mas agora, como você sabe disso, solicitaremos que você use essa função. Porque ao usar apenas as pastas você está se restringindo a ter mais flexibilidade.
Não estamos dizendo que você deva usar pastas, mas as tags oferecem melhor acessibilidade às informações e você pode acessá-las rapidamente. Este é o primeiro ponto que você deve seguir para as práticas recomendadas de estrutura do SharePoint.
3. Atribuindo permissões
Essa é outra ótima prática recomendada do SharePoint para gerenciamento de documentos. Como dissemos, é importante colaborar. Portanto, se você quiser seguir esta dica, uma coisa a fazer é atribuir permissões. Sem dar a devida permissão você está impedindo a equipe de realizar determinadas tarefas, atrasando assim muitos processos ao longo do caminho. É por isso que você deve ter isso em mente; trabalhe em equipe e atribua a permissão certa às pessoas certas, para que você não precise fazer todas as tarefas sozinho. No entanto, também é importante observar que não se deve dar autoridade a todos e restringir-se de permitir que todos os membros usem todas as ferramentas e editem tudo. Pode criar confusão.
4. Usando AAR
AAR ou simplesmente After Action review é um sistema de revisão desenvolvido pela primeira vez pelo exército dos EUA. Você pode utilizar este sistema em sua organização, principalmente na plataforma SharePoint. No caso de AAR, a revisão de especialistas é fornecida aos funcionários para aprimorar sua capacidade de tomada de decisão.
Os especialistas dão suas opiniões sobre como e por que uma determinada ação é executada e o que pode ser feito melhor. Eles ajudaram os funcionários a corrigir as falhas e corrigir a deficiência. Esse sistema oferece às equipes uma maneira melhor de tomar decisões informadas e, por sua vez, aumenta a produtividade.
5. Criando Arquitetura da Informação
Criar uma arquitetura de informação também é muito importante. Sem uma visão clara, sua classificação de informações importantes pode ser bastante confusa. É por isso que primeiro sente-se e pense em como deseja compartilhar as informações e depois apenas adicioná-las ao site.
Pode ser feito no SharePoint como lista de arquivos e depende exclusivamente da sua necessidade. Como dissemos anteriormente, esta é uma ferramenta bastante poderosa com muitos recursos, com uso específico. Você também deve evitar usar todos os recursos, pois isso pode tornar as coisas mais complicadas. Portanto, é muito importante pensar em seus objetivos principais ao compartilhar informações e, então, criar uma arquitetura de informação. É outro ponto muito importante das práticas recomendadas de estrutura do SharePoint.
6. Proteção de dados confidenciais
É muito importante manter as informações confidenciais cruciais seguras para que apenas membros autorizados possam acessá-las. Sem fazer isso, você corre o risco de sacrificar a privacidade e a segurança de sua organização.
Leia também: Quais são as desvantagens do SharePoint?
Melhor SharePoint Práticas para Grande Biblioteca de Documentos
Quando você está lidando com uma grande organização, também pode enfrentar grandes arquivos de dados. Então, se você quiser saber como organizar esses documentos grandes de forma eficaz, aqui estão algumas práticas recomendadas para bibliotecas de documentos grandes do SharePoint.
1. Usando Versões de Documentos
Quando você está editando ou criando algo, neste caso, uma biblioteca de documentos, erros podem acontecer. Especialmente quando os arquivos são muito grandes. É por isso que, para resolver esse problema, a Microsoft introduziu a função de versões de documentos. Com sua ajuda, você pode facilmente viajar para o passado! Esta é uma forma criativa de dizer que você pode restaurar os dados anteriores antes de editar.
É por isso que sugerimos que você habilite a opção de versões do documento no SharePoint. Dessa forma, você pode trazer de volta a versão modificada de um arquivo.
2. Usando Visualizações
Já dissemos para você usar meta tags, em vez de arquivos. E um motivo para essa dica é que, se você usar metatags, poderá usar exibições para localizar e localizar um arquivo com mais facilidade. As visualizações permitem acessar grupos, filtros e funções de classificação. Portanto, para tornar sua experiência de pesquisa sem problemas, use tags e visualize a funcionalidade.
3. Evitando Espaços
Isso pode parecer uma coisa muito pequena a se considerar, mas, por favor, não ignore este ponto. Como os URLs do SharePoint não permitem incluir espaços. Muitas pessoas usam caracteres como &,* e # em vez de espaços, mas isso também pode causar alguns problemas para encontrar um determinado arquivo. Mas se você não usar espaço, o nome do arquivo pode ser difícil de ler. Então, aqui está o que você pode fazer, não nomeie uma biblioteca como Duck Duck Go. Em vez disso, nomeie assim, DuckDuckGo. Use letras maiúsculas para tornar o nome legível.
4. Usando tipo de conteúdo
Assim como as tags, também é importante usar tipos de conteúdo. Use um tipo de conteúdo por biblioteca de documentos e será mais conveniente classificar as informações.
5. Ativando alertas
Quando há muitos usuários em um site, é muito difícil acompanhar todas as alterações que eles fazem. Portanto, se houver muitos funcionários em um site com permissão para editar ou mover informações e você quiser saber quando eles o fizerem, ative os alertas. Como o SharePoint enviará uma notificação sempre que alguém alterar alguma coisa. A melhor parte dessa função específica é que ela não se limita apenas aos administradores. Em vez disso, qualquer usuário pode definir um alerta para saber sobre a alteração.
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