Expensify vs. Shoeboxed: qual gerenciador de despesas é certo para você

Seja você um indivíduo, parte de uma organização ou proprietário de uma loja, você está incorrendo em despesas e precisa ser responsável por elas. É tão fácil esquecer uma entrada e tão difícil lembrar onde seu cheque de pagamento sumiu.

Este parece ser um problema universal e quase todo mundo que conheço está procurando um sistema para registrar despesas. Embora seja necessário registre todas as despesas em que incorremos, também é necessário tornar o processo fácil e rápido. Quanto mais complicado for registrar despesas, maiores serão as chances de você evitar fazê-lo.

É por isso que vamos dar uma olhada em dois dos aplicativos de gerenciamento e controle de despesas mais populares disponíveis no mercado. Nossa missão, se decidirmos aceitá-la, será chegar a uma conclusão no final desta postagem. Com sorte, com um vencedor.

Os contendores são Expensify e Shoeboxed. Vamos ver qual gerenciador de despesas é certo para você.

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1. Compatibilidade de plataforma cruzada

Esta é uma das primeiras coisas que verifico sempre que procuro uma nova ferramenta ou aplicativo. Pessoas diferentes têm necessidades diferentes. Alguns amam o Android, enquanto outros juram pelo iOS. Existem Usuários do Windows e há pessoas que gostam de acessar as coisas em um navegador. Essa situação é especialmente verdadeira quando você está trabalhando como parte de uma equipe.

Tanto o Shoeboxed quanto o Expensify estão disponíveis nas plataformas Android e iOS. Você também pode usá-los em qualquer navegador de sua escolha sem problemas. Isso ajudará você a manter seus recibos sempre sincronizados.

2. Visão geral de preços

Outro fator importante a ser considerado, especialmente se você estiver procurando por uma solução escalável, é o preço. Com centenas e milhares de funcionários, o número de entradas e despesas pode subir rapidamente.

Shoeboxed oferece três planos principais. Existe um plano freelancer (único usuário) que começa em US $ 15 / mês que permite digitalizar e armazenar até 50 documentos / mês. Se você é uma pequena empresa ou uma jovem startup, opte pelo plano Classic por US $ 39 para dois usuários, onde você ganha até 150 documentos / mês.

Finalmente, existe um plano de negócios de $ 69 / mês, onde você obtém 500 documentos / mês com 3 usuários. Também existe um plano de equipe que começa em US $ 9,95 / usuário.

Por outro lado, o Expensify adota uma abordagem mais simples, limitando o número de planos disponíveis. O plano individual começa em US $ 4,99 / mês, sem limite de recibos que podem ser digitalizados. Para as equipes, eles têm um plano de US $ 10 / usuário e, em seguida, há um plano corporativo que começa em US $ 18 / usuário. Também existe uma solução empresarial para a qual você terá que enviar uma correspondência ou falar com um representante do cliente.

O Expensify tem uma versão gratuita com 10 scans / mês enquanto o Shoeboxed oferece 5 docs / mês com a conta gratuita. Nada mal para testar o serviço.

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3. Experiência de usuário

Uma vez que a maioria de nós usará smartphones para escanear recibos de despesas, foi por aí que comecei. O app Shoebox não é muito fácil de usar. A interface era um pouco complicada, e sem recursos e guias. Já o Expensify possui uma interface limpa e intuitiva com foco na simplicidade e velocidade.

Embora eu não tenha experimentado atrasos em nenhum dos aplicativos, fiquei mais feliz em brincar com o Expensify do que com o Shoeboxed. As opções eram limitadas neste último, sem nenhuma maneira de gerenciar ou alterar moedas.

Algumas pessoas precisam viajar para o exterior de vez em quando para participar de reuniões e assim por diante. Com a localização habilitada, o Expensify identificará e mudará moedas instantaneamente.

4. Recursos

A funcionalidade básica permanece a mesma. Você digitaliza um recibo de despesas e o aplicativo coleta todos os detalhes importantes como preço, itens e quantidade para criar uma versão digitalizada do recibo que será sincronizado com sua conta na nuvem.

Enquanto ambos os aplicativos tinham opções para organizar recibos por viagens, o Expensify tinha uma guia de relatórios que será muito útil. Como? Colete todos os recibos durante uma viagem de negócios, crie um relatório e envie para aprovação. Quando for liberado (depósito direto ou PayPal) e você receber o pagamento, você será notificado. Isso é poderoso e fácil ao mesmo tempo.

O Expensify me permitiu criar categorias para classificar ainda mais minhas despesas como alimentação, transporte e hospedagem. Normalmente usamos nossos cartões de crédito para fazer pagamentos porque não é dinheiro, é rápido e conveniente. O Expensify também me permitiu importar o extrato do meu cartão de crédito diretamente.

Shoeboxed permitirá que você rastreie a milhagem, mas o Expensify também permitirá que você controle o tempo, o que pode ser útil se você estiver trocando horas por dólares. Além disso, o Expensify vem com uma funcionalidade de per diem em que um indivíduo recebe uma mesada diária e você pode usar o aplicativo para controlá-la diariamente.

Shoeboxed tem um recurso que falta no Expensify. Se você tem um monte de recibos e não tem tempo para digitalizar, envie todos em um envelope para a Shoeboxed e eles irão digitalizar e enviar para sua conta. Isso o ajudará a eliminar atrasos e atualizá-lo.

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5. Integração de Terceiros

Ambos Shoeboxed e Expensify integre-se com uma série de aplicativos e softwares de terceiros, mas o Expensify está liderando a corrida aqui. Ambos se integram com softwares de contabilidade como Quickbooks, Intuit e Xero, mas Expensify também se conecta com Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e vários outros serviços populares.

Expensify vs. Caixa de sapatos: veredicto

Agora parece que o Shoeboxed está ficando para trás no que diz respeito ao melhor aplicativo de gerenciamento de despesas. Descobri que o Expensify não é bom apenas para freelancers, mas também para startups, empresas e corporações em busca de uma solução empresarial escalonável.

Sem limite no número de recibos que podem ser digitalizados, suporte offline, mais integração de terceiros e melhor experiência do usuário, o Expensify venceu esta batalha. Mas existem outros concorrentes no setor que abordarei em um guia posterior.

A seguir: Você vai viajar? Procurando aplicativos de gerenciamento de despesas de viagem antes de viajar? No link abaixo, está um artigo sobre aplicativos incríveis de despesas com viagens para a plataforma Android.