Um guia completo para organizar o Gmail para usá-lo com eficiência
Miscelânea / / November 29, 2021
O Gmail ainda é muito relevante e importante, embora aplicativos como Folga e Times reduziram nossa dependência do e-mail. De acordo com um Relatório McKinsey, uma pessoa média ainda gasta até 28% do tempo da semana de trabalho em e-mails. Portanto, faz sentido organizar o Gmail para reduzir a desordem e aumentar a produtividade.
O número de e-mails que recebemos pode ser impressionante, especialmente de fontes que nem nos lembramos de ter assinado. Depois, há e-mails antigos, mas importantes, que se perdem em um mar de e-mails novos. Aqui estão algumas dicas e truques rápidos para organizar e-mails do Gmail e trazer sanidade para sua vida profissional.
Vamos começar.
1. Organizando a caixa de entrada do Gmail
A maioria dos e-mails acaba na caixa de entrada, que é o principal motivo pelo qual ela é tão confusa e opressiva ao mesmo tempo. Uma maneira de encontrar e-mails importantes rapidamente é alterar o tipo da Caixa de entrada para mostrar os e-mails importantes na parte superior.
Passo 1: Clique em Configurações e selecione Todas as configurações.
Passo 2: Vá até a guia Caixa de entrada, onde você pode escolher a visualização padrão ao lado do tipo de caixa de entrada.
Eu sugiro que você tente algumas alternativas e verifique qual se adapta às suas necessidades:
- Padrão: Mostra os e-mails por data e hora
- Importante primeiro: o Gmail usa IA para decidir quais e-mails são importantes para você
- Não lidos primeiro: organize o Gmail para que os e-mails não lidos sejam exibidos primeiro
- Com estrela primeiro: os e-mails marcados com estrela por você serão exibidos primeiro. Use estrelas para marcar e-mails / IDs importantes
- Caixa prioritária: Google presta atenção aos e-mails com os quais você mais interage e usa essas informações para exibir os e-mails relevantes primeiro
Existem outras configurações que você deve verificar.
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2. Organizando o Gmail por pastas / rótulos
O Gmail chama isso de rótulos, mas significa a mesma coisa. Um lugar para filtrar e armazenar seus e-mails para que não sobrecarreguem a caixa de entrada. Eu recomendo manter o número total de rótulos baixo e não enlouquecer com eles. Além disso, você pode criar rótulos aninhados no Gmail, o que significa rótulos dentro de um rótulo. Quase funciona como uma subpasta.
Criaremos um filtro que instruirá o Gmail a enviar um determinado e-mail ou salvá-lo nesse marcador.
Passo 1: Abra o e-mail para o qual deseja criar um filtro. Clique no ícone Rótulos na parte superior para ver uma lista de rótulos existentes. Parece uma seta apontando para a direita.
Passo 2: Você pode escolher em uma lista existente de rótulos ou criar um novo, digitando diretamente o nome na parte superior. Você também pode gerenciar as configurações dos marcadores aqui.
Por exemplo, crie um rótulo chamado Reading Digest para todos os e-mails que você recebe do Medium ou Quora ou boletins informativos que você assinou. Esses e-mails não aparecerão na sua caixa de entrada agora e irão diretamente para o etiqueta ou pasta. Você também pode mover e-mails para marcadores a partir deste menu se não quiser criar um novo marcador para esse e-mail estranho.
Você também pode colorir as etiquetas do código. Percorra a lista de rótulos na barra lateral e clique no ícone do menu de três pontos ao lado para escolher uma cor.
3. Organize o Gmail por tamanho
Google oferece 15 GB de espaço livre para todos os aplicativos do Google, incluindo Gmail. Está ficando sem espaço ou quer fazer uma faxina? Classifique e-mails por tamanho para localizar e excluir e-mails que ocupam espaço, mas não servem para nada agora.
O operador de pesquisa é tamanho: bytes. Isso significa que para pesquisar e-mails que consomem mais de 15 MB de espaço, você entrará tamanho: 15728640. O comando tamanho: MB também funciona.
Você pode ser criativo neste ponto e adicionar mais parâmetros de pesquisa para filtrar mais resultados como:
- tamanho: mb tem: anexo
- tamanho: 10 MB tem: nome do arquivo do anexo: doc
- tamanho: 10 MB maior do que: 5 m menor do que: 8 M
Experimente algumas combinações para testemunhar que tipo de resultados você está obtendo e comece a partir daí. O Gmail irá sugerir mais alguns parâmetros de pesquisa logo abaixo da barra de pesquisa, como data e hora, para ajudá-lo a encontrar o que está procurando.
Dica profissional: Você sabe como podemos criar rótulos para filtrar e-mails. Você sabia que pode usar o rótulo #GoogleDrive para salvar anexos diretamente em uma pasta no Drive? Excluir o e-mail posteriormente também não excluirá o arquivo salvo no Google Drive.
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4. Gerenciar guias
O Gmail vem com várias guias ativas por padrão. Você não precisa ou não precisa de todas essas guias.
Volte para Configurações e, na guia Caixa de entrada, você notará Categorias. É aí que você pode facilmente ativar / desativar essas guias. Não há como criar novas guias ou atribuir um rótulo como uma guia. Isso teria sido tão legal.
5. Organize o Gmail por remetente
Procurando localizar todos os e-mails de um remetente específico. Isso é fácil e você nem precisa abrir o e-mail para que funcione.
Clique com o botão direito no e-mail e selecione 'Encontrar e-mails do nome' para iniciar a pesquisa. Você deve ver todos os e-mails em poucos segundos.
Google Mail Rocks
O Gmail é um dos provedores de serviços de e-mail mais bem projetados do mundo. Existem várias maneiras de personalizá-lo do jeito que você quiser. Existem também recursos ocultos, atalhos do tecladoe operadores de pesquisa que você pode usar para encontrar o que procura. Espero que as dicas acima ajudem você a organizar melhor sua caixa de entrada. Talvez até chegar a zero na caixa de entrada? Dedos cruzados.
Próximo: Você perdeu seus e-mails do Gmail? Aqui estão algumas maneiras de recuperar e-mails perdidos do Gmail e se preparar para futuras calamidades. Você nunca perderá outro e-mail.