5 dicas importantes para turbinar seu fluxo de trabalho de PDF

Se você é proprietário de uma pequena empresa ou freelancer, provavelmente processa muitos PDFs. Seja faturas, orçamentos ou mesmo documentos de contratos, quase tudo é enviado em PDFs hoje em dia.

Conforme o número de PDFs aumenta, gerenciá-los se torna um incômodo. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a turbinar seu fluxo de trabalho.

1. Documentos OCR com FreeOCR

OCR é uma excelente tecnologia que processa seus PDFs digitalizados ou baixados e torna o texto reconhecível. Isso pode ser especialmente útil para indexar páginas que você digitaliza com o scanner. FreeOCR é um utilitário gratuito para Windows que faz exatamente isso.

É um aplicativo leve que percorre seus PDFs, analisa seu conteúdo e transforma o texto não selecionável na forma de imagem / PDF em texto normal no qual você pode trabalhar.

2. Crie e edite PDFs com o Foxit Reader

Foxit Reader é um leitor de PDF gratuito para Windows, mas pode fazer muito mais do que ler PDFs. A interface do Foxit parece perigosamente perto do pacote Microsoft Office, mas se olharmos para o lado bom, os usuários do Office sentirão em casa. Você pode criar um documento no MS Word / Excel como faz agora, mas em vez de usar a ferramenta de exportação integrada do MS, você pode usar a opção muito melhorada do Foxit.

Nota importante: O Foxit Reader vem agregando adware (leia barras de ferramentas irritantes) ligado e desligado com seu produto. Portanto, fique atento às etapas de instalação e certifique-se de selecionar o instalação customizada modo em vez do padrão.

Se você tiver o Foxit Reader instalado, deverá ver as opções de PDF em seu Escritório programas convenientemente localizados no menu da faixa de opções. Se você está procurando uma abordagem mais nativa para a criação de PDFs, Foxit é uma experiência obrigatória. Você também pode usar o Foxit para anotar e destacar arquivos PDF.

3. Salvar PDFs no Google Drive

Google Drive oferece 15 GB de armazenamento gratuitamente, que você pode expandir pagando uma taxa anual. 15 GB serão suficientes para a maioria de nós. Por que você deseja fazer upload de seus PDFs para o Google Drive, você pergunta? Bem, o mesmo motivo pelo qual você faz backup de coisas na nuvem. Ter uma cópia online sempre faz sentido.

E com o Drive, você pode fazer muito mais do que apenas fazer backup de PDFs. Gerenciamento de pastas do Google Drive sistema significa que todos os seus PDFs podem ser arquivados de maneira sistemática, o que reduzirá o tempo de recuperação mais tarde sobre. Você também poderia anexe-os rapidamente ao seu e-mail no Gmail quando você precisa enviar um PDF por e-mail para alguém. O excelente recurso de anexo do Gmail garante que um destinatário nunca precise sair do navegador se quiser apenas dar uma olhada em um anexo.

4. Ativar OCR no Google Drive

O Google Drive é compatível com OCR. O que significa que salvará seus arquivos PDF de OCR e permitirá que você pesquise diretamente a partir deles.

Para habilitar este recurso, clique no Definições ícone na página do Google Drive e vá para Configurações de upload e marque a opção que diz Converter texto de PDF carregado e arquivo de imagem. Agora, todos os arquivos PDF que você enviar serão digitalizados e convertidos em um formato pesquisável.

5. Pesquise PDFs com o Google Drive (ou Evernote)

Agora que todos os seus PDFs digitalizados são OCR e carregados em um local central, ele pode ser bem utilizado. Você pode usar o Google Drive não apenas para pesquisar PDFs pelo título, mas também pelo texto dentro deles.

Portanto, se você não se lembra do nome do arquivo PDF que está procurando, mas lembra vagamente de seu conteúdo, o Google Drive pode certamente ajudá-lo.

Alternativa:Evernote fornece funcionalidade semelhante (e aprimorada), mas está disponível apenas para usuários do Evernote Premium. Se você é um deles, não posso recomendar o uso Evernote para salvar e indexar seus PDFs com alta qualidade. Como o Evernote é um aplicativo de desktop, a pesquisa leva muito menos tempo e as atualizações recentes da pesquisa do Evernote o tornaram realmente poderoso. Se você está disposto a pagar por um serviço para gerenciar seus arquivos PDF, você definitivamente deveria dar uma olhada no Evernote.