Google Keep x Todoist: comparação detalhada de aplicativos de lista de tarefas pendentes

Se você nunca quer esquecer nada, a melhor maneira de ir em frente é anotá-lo em sua lista de tarefas, defina um lembrete e siga sua rotina diária. Siga isso e você nunca vai esquecer nada em sua vida. A única coisa a lembrar aqui é que você tem um sistema / aplicativo confiável para registrar suas tarefas e está disponível em todas as plataformas com as quais você está familiarizado e usa.

Dois aplicativos que vamos comparar hoje são Google Keep e Todoist. Ambos os aplicativos têm uma abordagem diferente quando se trata de criar e gerenciar listas de tarefas.

O Google Keep é um aplicativo gratuito que está disponível em todas as plataformas e permite que você trabalhe com texto, imagem e notas de áudio.

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Todoist é um aplicativo robusto que também está disponível em todas as plataformas, oferece suporte a subprojetos, usa uma linguagem natural, se integra a aplicativos de terceiros e usa metas para monitorar o progresso.

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1. Notas e listas de tarefas

Uma distinção crucial é que o Keep é um aplicativo de anotações que oferece suporte para anotações e listas de tarefas pendentes. Todoist, por outro lado, é um aplicativo apenas para listas, mas você pode adicionar comentários. No Google Keep, uma nota pode ser uma nota de texto / imagem / áudio ou uma com caixas de seleção. Não pode ser os dois ao mesmo tempo - um pouco limitante.

Todoist é explicitamente construído para funcionar como um gerenciador de tarefas onde você pode adicionar tarefas individuais e criar projetos e subprojetos para lidar com a carga de trabalho.

Tanto Keep quanto Todoist são inteligentes porque movem os itens marcados para o final da lista. Além disso, se você criar uma nova tarefa que já está na lista, Keep e Todoist irão lembrá-lo da mesma.

Conforme mencionado acima, você pode usar o Keep para fazer anotações em uma variedade de formatos, como texto, imagem e notas de áudio. Você também pode fazer anotações internas, se você gosta de rabiscar. Além disso, o Keep converterá notas de áudio em texto dinamicamente para que você possa editá-las como quiser. Da mesma forma, vai agarrar texto de imagens usando OCR que pode ser útil para digitalizar cartões de visita ou placas.

Para resumir, onde o Keep permite que você faça anotações em uma variedade de formatos, fornecendo mais informações opções, Todoist permitirá que você crie mais níveis, vá mais fundo e lide com projetos complexos com camadas múltiplas.

2. Gerenciamento e classificação

Anotar tarefas que você deve cuidar é uma coisa, mas gerenciar essas tarefas e encontrá-las é outra. Tanto Keep quanto Todoist permitem que você adicione um lembrete baseado na data e hora ou local. Os lembretes baseados na localização são especialmente úteis quando você está fora de casa para fazer tarefas.

Todoist é mais flexível no gerenciamento de tarefas, pois permite que você mova tarefas entre listas e projetos. Basta arrastar e soltar. No Keep, você não pode mover tarefas de uma nota para outra, mas apenas reordená-las.

Todoist também permite que você crie subtarefas e reordene-as facilmente.

Tanto Keep quanto Todoist permitem que você marque notas / tarefas com rótulos. Algumas pessoas também os chamam de tags. Mas você não pode criar projetos no Keep. Em vez disso, o Keep usa dicas visuais e permite que você codifique as notas por cores. Isso torna as coisas interessantes. Você pode escolher cores diferentes para projetos diferentes, tornando mais fácil distinguir notas instantaneamente.

Todoist permite que você defina prioridades para projetos e tarefas rapidamente, quais tarefas precisam de sua atenção imediata e quais você pode se dar ao luxo de atrasar. Cada nível de prioridade é marcado com uma bandeira de uma cor diferente.

Depois que você começa a usar um serviço específico para suas sessões de despejo cerebral, as coisas podem rapidamente sair do controle com centenas de notas e tarefas espalhadas. É quando você percebe que precisa de um recurso sólido de pesquisa e classificação. O Keep mostrará uma lista de tags ou rótulos à esquerda que você pode usar para classificar e pesquisar texto. Eu uso o Keep há algum tempo e posso encontrar facilmente o que procuro na maior parte do tempo.

Todoist é muito melhor em detalhamento de tarefas. Você pode classificá-los por prioridade, rótulos e projeto, o que lhe dá uma perspectiva do que você deseja realizar no momento. Tudo é facilmente acessível na barra lateral.

Você também pode classificar as tarefas com base no vencimento hoje ou nos próximos 7 dias. Dessa forma, você pode se concentrar na próxima semana em vez de se preocupar com o próximo mês. Novamente, uma excelente maneira de priorizar seu fluxo de trabalho.

Todoist também permite que você classifique as tarefas e projetos com base no nome e na pessoa responsável, se você estiver trabalhando em um ambiente colaborativo.

Você pode atribuir lembretes a notas, que podem ser uma nota ou uma lista, e o Keep o lembrará no momento certo. Uma olhada rápida na barra lateral permitirá que você veja todas as suas notas e lembretes separadamente.

Finalmente, existem pontos Karma em Todoist que atuam como um motivador para concluir suas tarefas e obter a satisfação de marcar essa tarefa na lista. A ideia é simples. Você define uma meta e cria uma lista de tarefas que irão ajudá-lo a alcançá-la. Conforme você trabalha em direção aos seus objetivos e verifica mais tarefas, ganha mais pontos.

Uma diferença crítica é que você pode adicionar arquivos a tarefas em Todoist, enquanto as notas no Keep suportam apenas imagens e links.

Francamente, se você precisa de incentivo para concluir seu trabalho, pode estar na profissão errada. Mas hey, sou só eu. Idealmente, você deve gostar tanto que o faz porque é divertido. Tudo bem, chega de filosofia.

3. Integrações e colaboração

Keep é um produto do Google, o que significa, e você provavelmente já sabia, ele se integra a outros aplicativos do Google, como Documentos, Apresentações, Formulários, Planilhas e Gmail também. Você pode criar facilmente uma nota para qualquer documento ou planilha, mas uma nota do Keep só pode ser transformada em um documento. Isso realmente faz sentido.

Ao contrário do Keep, Todoist vem com uma API robusta que funciona com muitos aplicativos de terceiros incluindo todos os aplicativos do Google, bem como outros como Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa e muito mais. Isso também torna Todoist ideal como solução empresarial.

Colaborar no Keep é tão fácil quanto clicar no botão Compartilhar e enviar um convite por e-mail. Ele / ela pode então começar a adicionar à nota ou lista de verificação. Bom para quando você está comprando em um shopping e precisa harmonizar os itens que cada um adicionou.

Todoist funciona de maneira semelhante, onde você pode convidar qualquer pessoa para adicionar ou editar uma lista de tarefas em tempo real. Você faz isso enviando um convite por e-mail. Como Todoist foi feito para empresas e empresas, você também pode convidar colaboradores de outros projetos se eles já estiverem usando Todoist. Como quando você precisa da ajuda do administrador para resolver um problema específico.

4. Preços e plataformas

Por ser um produto do Google, o Keep é gratuito para uso, sem limite de tamanho ou número de notas. Será não contam para os 15 GB do seu Google Drive de armazenamento gratuito. Todoist oferece planos diferentes, começando com o grátis, onde você não consegue definir lembretes ou adicionar rótulos, premium de US $ 29 para pessoas físicas e US $ 29 por usuário para empresas. A maioria dos usuários irá precisa de um plano premium por causa das limitações que eles estabeleceram.

Tanto Keep quanto Todoist estão disponíveis em todas as plataformas como Windows e Mac, Android e iOS, e têm extensões / add-ons para navegadores populares como Firefox e Chrome. Assim, você pode recortar páginas da web e sincronizar todos os seus dados entre dispositivos.

As notas são eternas

A maioria de nós, que tem o hábito de tomar notas, tem centenas e milhares de notas embaixo do estômago. O verdadeiro problema ocorre quando você precisa mudar de base e usar um aplicativo ou serviço diferente. É melhor começar certo, pensar a longo prazo e selecionar um aplicativo de notas / tarefas que atenda às suas necessidades desde o início.

Se você precisa de uma ferramenta simples para fazer anotações com um gerenciador de lista de tarefas, o Google Keep é muito versátil e poderoso. Todoist é mais adequado para usuários avançados com vidas profissionais complicadas, vários projetos ou aqueles que precisam de uma solução empresarial.

A seguir: Quer saber como o Google Keep se compara ao Google Tarefas? Confira o link abaixo para saber como eles diferem.