Como criar e gerenciar regras no Outlook 365 Webmail
Miscelânea / / December 02, 2021
Gerenciar e-mails é uma tarefa árdua. De responder a e-mails na hora certa e adicionar lembretes para e-mails essenciais, há muitas coisas competindo pela nossa atenção. Além disso, uma horda de e-mails de spam espalhados pela caixa de entrada aumenta a dor de cabeça. No final, um caixa de correio desorganizada torna difícil encontrar e-mails importantes.
Sim, o gerenciamento de e-mail é um negócio difícil, mas, felizmente, pode ser simplificado por meio de regras. O Outlook 365 Webmail oferece suporte a uma variedade de regras que permitem encaminhar emails para uma pasta específica. Você pode deletar e-mails imediatamente de um remetente específico. Parece legal, certo?
Antes de começar, vamos examinar rapidamente como funcionam as regras de e-mail.
Como funcionam as regras
As regras são a maneira de obter uma caixa de entrada limpa e organizada. Uma regra típica consiste em um gatilho, uma ação e uma exceção. Depois que a regra é acionada, ela inicia uma ação como excluir o e-mail, adicioná-lo a uma pasta ou encaminhá-lo para outra conta.
Quando se trata de regras, o Outlook 365 tem muitas opções, tanto ações quanto condições. Você pode combinar o assunto ou selecionar um endereço específico ou escolher o nome do remetente.
E a melhor parte é que você pode adicionar quantas condições quiser. Tudo que você precisa fazer é selecionar as condições certas.
O mesmo é verdade para as ações - as escolhas são em grande quantidade. Então, tudo o que você precisa fazer é criar a regra, selecionar a condição para processar mais regras e bingo!
Agora que estabelecemos como as regras funcionam, vamos ver como criá-las.
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Como criar regras no Outlook 365
Passo 1: Abra o Outlook e clique no ícone Configurações no canto superior direito. Em seguida, clique em Exibir todas as configurações do Outlook na parte inferior.
Passo 2: Selecione Email no painel esquerdo e escolha Regras. Agora, toque na opção Adicionar novas regras e dê um nome à sua nova regra.
Se você estiver selecionando as condições Pessoas, precisará inserir os endereços corretos. Quanto aos assuntos, você terá que adicionar as palavras-chave exatas.
Etapa 3: Depois de definir a condição, é hora de adicionar a ação. A ação constitui o que você gostaria de fazer com os e-mails que correspondem às condições acima.
No momento, o webmail do Outlook 365 permite que você encaminhe, exclua, fixe e-mails, entre muitos outros.
Passo 4: Você quer a regra de e-mail não para acionar às vezes? Em caso afirmativo, clique em Adicionar uma exceção e insira a condição necessária.
Em seguida, clique em Salvar. Lá, você criou uma regra de e-mail.
Observação: Ao contrário de outros clientes de e-mail como o Gmail, uma nova regra de e-mail se aplica às mensagens recebidas depois que a regra é criada. Não funcionará com mensagens antigas.
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Quando usar a regra de parar de processar mais?
Você deve ter notado a caixa de seleção Parar de processar mais regra ao criar regras. Essa opção se aplica se você tiver várias regras em sua caixa de entrada que podem se aplicar a uma única mensagem.
Por exemplo, digamos que você tenha uma regra A que move todos os boletins informativos do Guiding Tech para uma pasta chamado GT NL e outra Regra B que encaminha todos os e-mails com a palavra-chave 'Android' para o seu e-mail secundário conta.
Nesse cenário, você não gostaria que a Regra B fosse executada depois que a Regra A fosse executada com êxito. É quando a opção Stop Processing More Rules entra em ação. Depois de atender a uma condição específica, ele interrompe a execução de mais regras.
Para isso, você deve ter certeza de que a prioridade das regras está definida de acordo, o que veremos no ponto seguinte.
Editando e gerenciando regras no Outlook 365
No Outlook 365, as regras são executadas de acordo com a ordem na tabela. Felizmente, o pedido não é permanente e você pode alterar a prioridade.
Para fazer isso, clique nas setas para cima e para baixo. Para editar uma regra, clique no ícone Editar e faça suas alterações. Não se esqueça de salvá-los!
Dicas de bônus: Gerenciando e-mails com inteligência
1. Varredura de e-mails
A varredura é outra maneira de uma caixa de entrada mais limpa. Muito parecido com as Regras, este permite que você exclua automaticamente todos os e-mails de um remetente específico.
Ele não exclui simplesmente os e-mails. Você pode optar por remover os e-mails ou manter o e-mail mais recente na rede.
Varrer um e-mail é muito fácil. Basta abrir o e-mail que o incomoda e tocar no ícone Varrer na parte superior.
Em seguida, selecione as opções no menu suspenso. O segundo é o melhor, pois cria uma regra automaticamente. Uma vez feito isso, clique em Salvar.
Observação: Opção de varredura nas pastas Itens Enviados, Rascunhos, Lixo Eletrônico e Itens Excluídos.
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2. Bloquear remetentes e domínios
Além do acima, você pode bloquear certos remetentes e domínios juntos. Vá até a seção Lixo eletrônico, clique em Adicionar e insira os endereços de e-mail ou o nome do domínio.
Ao mesmo tempo, você também pode adicionar remetentes e domínios seguros. Esta opção garante que emails importantes (ou emails de pessoas importantes) não vão para a pasta de lixo.
Basta tocar em Adicionar e adicionar o nome de domínio ou os endereços de e-mail.
Olá, caixa de entrada mais inteligente!
Bem, é assim que você pode criar e gerenciar regras e manter sua caixa de entrada limpa de toda a desordem sem sentido. Afinal, não podemos perder os e-mails importantes, podemos?
Se você estiver usando alguma regra interessante que deseja compartilhar, mencione-a na seção de comentários abaixo.
Próximo: Quer se livrar de boletins indesejados de sua caixa de correio? A postagem a seguir mostrará como fazer exatamente isso.