5 ótimas dicas para lidar com diferentes versões do MS Office

O pacote MS Office amadureceu ao longo dos anos em termos de recursos e funcionalidades. No entanto, o que sempre foi uma preocupação com as atualizações sucessivas é a compatibilidade das novas versões com as mais antigas.

Agora, se você estiver usando versões diferentes do MS Office ou colaborando com pessoas que usam uma versão do Office diferente da sua, então você está lidando com esse problema diariamente. No entanto, você ficaria feliz em saber que pode reduzir o risco de se deparar com preocupações apenas lembrando e praticando algumas coisas.

Vamos ver o que são.

Veja também: Aprenda e entenda as diferenças entre MS Office 2013 e Office 365 bem aqui.

1. Conheça os formatos de arquivo

O Office 2007-2013 usa extensões de arquivo diferentes quando comparado ao Office 97-2003. Eles têm um 'x' adicionado no final, que é uma indicação do uso de Extensive Markup Language (XML).

Ferramenta MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Trabalho em modo de compatibilidade

Quando você abre um arquivo 97-2003 em um produto 2007-2013, o arquivo é aberto no modo de compatibilidade. Você pode continuar trabalhando nesse modo para não introduzir coisas / recursos que não são suportados.

Observação: No modo de compatibilidade, você não poderá usar os recursos de 2007-2013, embora esteja usando a versão do software.

Idealmente, se você vai compartilhar seu documento com alguém que usa 97-2003, você deve continuar trabalhando em modo de compatibilidade.

3. Converter para novos recursos

Se você não for compartilhar a versão anterior do arquivo e se estiver usando a versão superior do software, deverá converter o arquivo. Dessa forma, você poderá aproveitar as vantagens dos novos recursos.

Para converter o seu documento, vá para Arquivo -> Informações -> Converter conforme mostrado no diagrama abaixo. Dessa forma, o arquivo original será convertido e substituído.

4. Verifique se há problemas

Suponha que você esteja trabalhando em 2007-2013 e no final do seu trabalho você percebe que precisa compartilhe o documento com alguém que tem 97-2003. Enquanto trabalhava, você pode ter usado recursos não suportados pelas versões anteriores.

Nesses casos, antes de compartilhar, é aconselhável verificar se há problemas. Dessa forma, você irá mitigar os riscos potenciais de perder dados e formatação no compartilhamento. Clique em Arquivo -> Informações -> Verificar problemas e, em seguida, retifique as informações solicitadas pelo software.

5. Salvar como 97-2003

Se você optar por salvar o documento como um documento 97-2003, apesar de trabalhar com a versão superior, o software verificará por si mesmo a compatibilidade. Se encontrar algum, ele solicitará ao usuário.

Então, compartilhar nunca será uma preocupação.

Dica legal: Você é alguém que não possui o MS Office? Você já precisou abrir um desses arquivos? Não se preocupe, você pode abri-los sem ter o MS Office instalado.

Conclusão

Essas são as únicas coisas básicas que você precisa ter em mente se seu trabalho exige colaboração com pessoas que trabalham em diferentes versões do MS Office. Apenas algumas etapas adicionais e você pode realmente evitar muita confusão que pode surgir devido a problemas de compatibilidade.