Cum să faceți backup și să sincronizați Zoho Docs
Miscellanea / / December 02, 2021
Când vine vorba de alegerea între Google Docs, Zoho Docs (Writer) sau MS Word Online, iar cea mai importantă preocupare care ne vine în minte este disponibilitatea multiplatformă. Tot ce ai nevoie este un conexiune decentă la internet, și vă puteți continua munca de aproape oriunde. Iar caracteristica de colaborare este cireasa de deasupra.
Veți simți un plus de securitate dacă știți că aveți o copie de rezervă la care să apelați dacă, în anumite circumstanțe neprevăzute, nu puteți accesa fișierul (fișierele) principal(e). O situație tristă, dar, după cum știm cu toții, se întâmplă celor mai buni dintre noi.
Astăzi, luând o backup în cloud a fișierelor dvs. offline este aproape considerată o normă. Și inutil să spun că și cealaltă cale este adevărată. La urma urmei, nu ați dori să pierdeți datele prețioase.
Din fericire, Zoho Docs vă permite să vă sincronizați fișierele cu servicii precum Dropbox sau să vă salvați fișierul Writer în contul dvs. Google Drive.
Haideți să vedem cum să mergem.
Sincronizarea cu Dropbox
Zoho Docs vă permite, de asemenea configurați-vă contul Dropbox. Singura problemă este că este o sincronizare în două sensuri, ceea ce înseamnă că toate fișierele dvs. din contul Dropbox vor fi sincronizate cu Zoho și invers.
Pentru a vă configura contul Dropbox, urmați pașii de mai jos.
Pasul 1: Deschideți Zoho Docs și faceți clic pe pictograma Dropbox din colțul din dreapta sus. Faceți clic pe Configurați contul Dropbox.
Acum, veți fi redirecționat către o nouă pagină de conectare. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți detaliile contului Dropbox și să vă conectați.
Pasul 2: Odată ce contul este verificat, veți vedea numele de utilizator Dropbox. Faceți clic pe el și veți fi redirecționat către pagina de configurare a sincronizării.
Vor fi afișate structurile de foldere ale Dropbox și Zoho Docs și tot ce trebuie să faceți este să selectați folderul potrivit pentru sarcina dvs. Odată terminat, apăsați butonul Sincronizare foldere și gata. Sincronizarea va începe imediat.
Puteți chiar să selectați timpii de sincronizare. În funcție de prioritatea dvs., puteți selecta Sincronizare continuă. Dar, aș spune, mergeți cu opțiunea Sincronizare o dată, deoarece se ocupă de majoritatea lucrurilor.
Știați: Dropbox Paper are o mulțime de comenzi rapide de la tastatură pentru formatarea textului.
Lucruri de reținut
Zoho Docs permite sincronizarea unui singur folder Dropbox. Deocamdată, mi-am păstrat folderul Dropbox gol, deoarece nu vreau aceste fișiere în Zoho. De asemenea, Zoho nu permite sincronizarea subdosarelor și a fișierelor din acele foldere.
De asemenea, dacă ștergeți un fișier din oricare dintre servicii, va trebui să eliminați manual fișierele din celălalt. Acest lucru se datorează faptului că Zoho Docs nu are sincronizare pentru ștergerea fișierelor, la momentul scrierii.
Se sincronizează cu Google Drive
Zoho Docs nu vă permite să sincronizați dosare sau documente în Google Drive, Tehnic vorbind. În schimb, puteți salva un fișier direct pe Google Drive. Puteți folosi acest proces și pentru a salva fișiere în folderul Dropbox.
Odată ce ați finalizat munca la document (și toate comentariile adresate), faceți clic pe File > Save to other Drives și selectați Google Drive din listă.
Desigur, va trebui să vă conectați și să furnizați permisiunile relevante. Odată ce ați terminat, ar trebui să puteți vedea toate dosarele dvs. Google Drive bine afișate în fereastra mică.
Acum, puteți fie să selectați, fie să creați un dosar nou pentru a vă salva fișierul. Pur și simplu apăsați butonul „Adăugați în acest folder”, iar documentul dvs. va fi încărcat imediat.
Lucrul bun despre acest proces este că puteți selecta formatul fișierului dvs. De la PDF la DOCX sau ODT, sunteți liber să alegeți dintr-o listă decentă de opțiuni. De asemenea, puteți adăuga mai multe conturi Google Drive. De asemenea, dacă sunteți cineva puțin paranoic în privința problemelor de confidențialitate și securitate, puteți chiar să eliminați contul, odată ce ați terminat cu munca.
Pentru ambele, faceți clic pe Opțiuni > Eliminare în fereastra Salvare pe alte unități.
Din păcate, aceeași funcție nu este activată pentru Zoho Presentation sau Zoho Spreadsheet.
Ce zici de Backup offline
Deși Zoho Docs nu oferă o modalitate nativă de a face backup fișierelor pe computer, există o mică soluție. Folosind asta puteți obține rezultate aproape similare. Am spus asemanator si nu exact.
Dacă sunteți un utilizator obișnuit de Zoho Docs, trebuie să știți până acum că vă permite să descărcați fișiere pe computer. Lucrul bun este că Zoho Docs oferă multe opțiuni din care să alegi. Deci, indiferent dacă doriți să salvați fișierul ca PDF sau ca fișier text simplu, alegerea vă aparține.
Pentru a face acest lucru, deschideți Fișier, faceți clic pe Descărcare ca și alegeți una dintre opțiuni. De asemenea, puteți opta pentru a vă proteja fișierele cu o parolă doar în cazul în care utilizați un computer partajat.
Sfat pro: Zoho Writer oferă un mod de scriere fără distracție numit Focus Typing. Pentru a-l accesa, faceți clic pe Instrumente > Opțiuni de aspect și comutați comutatorul pentru Tastare focalizată.
Bun venit Pace!
Cu o atingere modernă și instrumente de editare interesante, Zoho Docs este un instrument potrivit pentru toate sarcinile de procesare a textului sau nevoile de foi de calcul. În plus, caracteristicile de colaborare îngrijite sunt cireașa din partea de sus. Și odată ce ați descoperit o modalitate adecvată de a face backup pentru toate documentele importante, aș spune că veți fi sortat.
Urmatorul: Vorbind despre colaborare, știați că Zoho Writer vă permite să vă blocați documentele în timpul colaborării? Citiți următoarea postare pentru a afla toate sfaturile și trucurile ascunse.