Ce sunt folderele de căutare MS Outlook și cum să creați unul personalizat
Miscellanea / / February 12, 2022
Anterior, am explicat cum ar putea un utilizator MS Outlook creați reguli pentru a verifica e-mailurile primite și a le filtra sau a le direcționa către anumite foldere (pe baza regulilor personalizate). Cu toate acestea, este posibil să aveți anumite cerințe specifice care nu sunt acoperite de regulile folderului. Sau este posibil să nu doriți să mutați un grup (sau un tip de mesaj) într-un folder complet diferit, dar doriți totuși o vizualizare separată pentru ei.
MS Outlook acoperă în mod inteligent astfel de cerințe sub o caracteristică cunoscută sub numele Căutați în foldere. Astfel de foldere sunt foldere virtuale și nu conțin și nu stochează cu adevărat e-mailurile dvs. Ei creează doar o vizualizare conform regulilor definite și arată mesajele care se potrivesc cu acea regulă.
În mod implicit, un dosar de căutare conține întotdeauna vizualizări precum E-mail categorizat, E-mail mare și E-mail necitit. Poate doriți să creați mai multe, cum ar fi Pentru urmărire, Cu atașament etc. Să vedem cum să facem asta.
Pași pentru a crea o vizualizare în folderul de căutare
Puteți selecta o vizualizare dintr-o listă de reguli standard sau chiar puteți personaliza regulile de la capăt la capăt sau standardele bazate pe utilizator.
Pasul 1: Faceți clic dreapta pe Căutare în dosar pentru orice casetă de e-mail și faceți clic pe Dosar nou de căutare.
Pasul 2: Selectați tipul de folder de căutare pe care doriți să îl creați. Tipurile de foldere enumerate în primele trei secțiuni au reguli standard interne (numele lor le definesc destul de mult).
În acest ghid ne vom extinde despre crearea unui folder personalizat (ultima opțiune). Deci, selectați-l și faceți clic pe Alege pentru a specifica reguli și pentru a vedea criteriile.
Pasul 3: Dați un nume relevant pentru vizualizare. Puteți schimba folderul care va fi verificat pentru ca e-mailurile să fie afișate sub vizualizare. Apoi faceți clic pe butonul pentru Criterii pentru a defini regulile la alegere.
Pasul 4: În Mesaje fila puteți introduce câteva cuvinte cheie pe care sistemul le-ar căuta în e-mailuri și în câmpul pe care îl alegeți. După cum vedeți în imagine (mai jos), puteți defini Din și Trimis la câmpuri, definiți cronologie și multe altele.
Pasul 5: Acum puteți naviga la Mai multe opțiuni și includeți mai multe reguli precum categorie, e-mailuri citite/necitite, cu/fără atașamente, importanță, dimensiune și multe altele.
Pasul 6: Ai nevoie de mai multe alegeri? Navigheaza catre Avansat și faceți clic pe Camp. Selectați un criteriu, definiți o condiție și o valoare.
În cele din urmă, faceți clic pe Adaugă la listă pentru a vedea intrarea ta. Puteți adăuga mai multe astfel de intrări.
Pasul 7: Faceți clic pe Ok și salvați setările. Încercați să trimiteți un e-mail de test și verificați dacă funcționează. Dacă nu, probabil că te-ai încurcat cu regulile. Deci s-ar putea să fie nevoie să le revedeți.
Notă: Amintiți-vă, dacă ștergeți e-mailurile din folderele de căutare, atunci acestea vor fi eliminate și din locația lor inițială. Dar dacă eliminați un folder de căutare, e-mailurile asociate cu acestea sunt încă intacte în locațiile lor originale.
Concluzie
Cât de utile crezi că îți sunt folderele de căutare? Le vei folosi în combinație cu alte reguli pe care le ai deja?
Am destul de multe create pentru mine. Mă ajută cu adevărat să organizez lucrurile cu un pas mai departe și să notez rapid diferitele tipuri de e-mailuri la care trebuie să mă ocup.
Ultima actualizare pe 03 februarie 2022
Articolul de mai sus poate conține link-uri afiliate care ajută la sprijinirea Guiding Tech. Cu toate acestea, nu afectează integritatea noastră editorială. Conținutul rămâne imparțial și autentic.