Cele mai bune 10 Microsoft listează sfaturi și trucuri pentru a le folosi eficient

În afară de aplicațiile de productivitate precum Teams, O nota, și suita Office, Microsoft oferă, de asemenea, un software de management al proiectelor/bază de date numit Microsoft Lists. Limitată inițial la utilizatorii Microsoft 365 Enterprise și Education, compania este acceptând utilizatori generali pentru aplicație de asemenea. Dacă doriți să încercați, iată cele mai bune sfaturi și trucuri Microsoft Lists pentru diferite activități, cum ar fi o listă de verificare pentru o experiență ușoară de integrare.

1. Utilizați șabloane

Aveți două opțiuni pentru a crea liste în Microsoft Lists - începeți de la zero sau utilizați unul dintre șabloanele încorporate. Din pagina de pornire a Listelor Microsoft, faceți clic pe Listă nouă și alegeți unul dintre șabloanele implicite.

Pe baza utilizării sau preferințelor dvs., puteți selecta un șablon, cum ar fi urmărirea problemelor, solicitările de călătorie, programarea conținutului etc. Spre deosebire de Noţiune, nu există nicio modalitate de a parcurge șabloanele create de comunitate în Listele Microsoft.

Odată ce selectați un șablon, faceți clic pe Utilizați șablon și sunteți gata să-l utilizați în contul dvs.

2. Personalizați-vă lista

Când aveți de-a face cu zeci de liste din Listele Microsoft, este important să le personalizați, astfel încât să nu aveți dificultăți în a găsi o listă relevantă.

Când creați o nouă listă, îi puteți da un nume unic, o descriere și puteți alege o culoare și o pictogramă. Opțiunile sunt limitate, dar este totuși mai bun decât rivalii precum Trello.

3. Adăugați liste de articole noi

Pe baza șablonului selectat, aveți mai multe opțiuni pentru a adăuga o intrare la Listele Microsoft.

Apăsați butonul Adăugați un articol nou din partea de sus și se va deschide un meniu pentru a adăuga detalii despre sarcină/problemă, cum ar fi titlul, descrierile, starea, data limită, data publicării, adresa URL publicată și multe altele.

4. Creați o nouă vizualizare

Puteți vizualiza intrările adăugate și în formatul Calendar și Galerie. Iată cum.

Pasul 1: Faceți clic pe pictograma + din partea de sus și se va deschide meniul Creare vizualizare.

Pasul 2: Selectați Calendar sau Galerie în meniul Afișați ca.

Apăsați butonul Creare din partea de jos și puteți verifica noua vizualizare din meniul cu trei puncte.

5. Editați direct intrările

În mod implicit, Microsoft Lists dezactivează editarea în liste direct. Trebuie să selectați o listă și să faceți clic pe pictograma de editare din partea de sus pentru a face modificări. Poate consuma mult timp. În schimb, puteți să faceți clic pe „Ieșiți din vizualizarea grilă” și să adăugați direct noi intrări și să le editați pe cele existente.

6. Adăugați o coloană nouă

Pe baza șablonului selectat, Listele vor veni cu coloanele necesare. Puteți derula orizontal și faceți clic pe opțiunea Adăugare coloană pentru a selecta tipul de coloană pe care doriți să o adăugați în Liste.

Puteți selecta o singură linie de text, Mai multe rânduri de text, Număr, Sondaj Da/Nu, Persona și multe altele.

De asemenea, puteți selecta coloanele existente și faceți clic pe butonul săgeată în jos pentru a le șterge.

7. Preferați o listă

Când lucrați cu mai multe proiecte, instrumente de urmărire a problemelor și alte baze de date, poate fi dificil să căutați o listă pe care o căutați.

Din meniul Microsoft Lists, faceți clic pe pictograma stea mică din partea de sus a listei, iar software-ul o va adăuga ca favorită. Acum îl puteți accesa cu ușurință din meniul separat Preferințe.

8. Editați o coloană

Doriți să editați o coloană existentă cu mai multe detalii? Puteți face acest lucru cu ușurință din meniul Editare coloană.

Să luăm ca exemplu coloana Stare și să o edităm în listă.

Pasul 1: Faceți clic pe pictograma săgeată în jos de lângă coloana Stare.

Pasul 2: Accesați Setările coloanei și selectați Editați.

Pasul 3: Puteți adăuga un nou nume, o descriere, să modificați tipul coloanei și chiar să faceți modificări ale Opțiunilor care ies.

De asemenea, puteți extinde meniul cu mai multe opțiuni și puteți permite selecția cu mai multe variante pentru coloane. Apăsați butonul Salvare pentru a aplica toate modificările.

9. Partajați o listă

În timp ce Microsoft Lists este ideal pentru uz personal și poate fi utilizat cu membrii echipei. Puteți urmări probleme, active, rutine, contacte, inventar și multe altele cu colaborarea altora.

Din lista de pornire, faceți clic pe meniul cu trei puncte și selectați Partajare. Puteți partaja un link către proiect și chiar puteți accesa meniul Setări link pentru a face modificări.

Din meniul de setări Link, puteți adăuga articole de editare, puteți seta date de expirare și chiar puteți seta o parolă pentru a preveni accesul neautorizat la listă.

10. Exportați în CSV

Dacă doriți să editați lista existentă în Microsoft Excel sau să partajați întreaga listă în format CSV, faceți clic pe Export în CSV, iar browserul va descărca lista în fișier CSV.

Creați și gestionați o bază de date în listele Microsoft

Microsoft Lists pentru consumatori încă lipsește bunătăți precum Reguli pentru a crea automatizare în listă și accesul la aplicația mobilă. Este disponibil numai pentru utilizatorii Educație și Enterprise.

Microsoft Lists compensează un gol important în Ecosistemul Microsoft 365. Nu mai trebuie să vă bazați pe aplicații precum Trello sau Notion pentru a crea baze de date sau gestionează proiecte. Puteți face totul în Liste folosind integrarea sa strânsă cu aplicațiile Office. Cum plănuiți să utilizați Microsoft Lists? Împărtășește-ți ideile în comentariile de mai jos.