Un ghid pentru utilizarea AutoCompletare și Flash Fill în Microsoft Excel

În aplicația Microsoft Excel, este posibil să fi întâlnit funcțiile Flash Fill sau AutoFill. Aceste două caracteristici ajută la reducerea timpului necesar completarea introducerii datelor sarcini într-o foaie de calcul. Cu toate acestea, nu vă confundați unul cu celălalt și încercați să le folosiți interschimbabil.

Ambele funcții de umplere pot detecta și repeta tiparele de date. Cu toate acestea, acolo unde Flash Fill poate detecta, repeta și face ajustări la un model de date în funcție de intrările anterioare ale utilizatorului, AutoFill nu poate. Se simte și repetă doar modele. Prin urmare, cu cât modelul dvs. de date este mai complex, cu atât este mai puțin probabil să utilizați Completarea automată. Iată cum să le folosiți pe ambele în Excel.

Cum să utilizați Completarea automată în Microsoft Excel

Caracteristica de umplere automată a Microsoft Excel este potrivită pentru a umple celulele cu date care urmează un model sau o secvență simplă. De asemenea, îl puteți folosi pentru a completa celulele care se bazează pe date din alte celule populate. De exemplu, dacă aveți numere (1,2,3) sau zile ale săptămânii (luni, marți) într-o celulă, completarea automată poate ajuta la popularea următoarei apariții din serie.

În același timp, dacă doriți doar să repetați aceleași date în mai multe celule, completarea automată vă poate ajuta. Iată diferitele moduri în care puteți utiliza Completarea automată în Microsoft Excel:

Pentru a completa automat celulele cu aceleași date

Dacă doriți ca aceleași date să fie replicate în celulele din foaia de lucru Excel, în loc să copiați și să lipiți, Completarea automată este o opțiune mai rapidă. Iată cum să faci asta:

Pasul 1: Faceți clic pe butonul Start din bara de activități și tastați excela pentru a căuta aplicația.

Pasul 2: Din rezultate, faceți clic pe aplicația sau documentul Microsoft Excel pentru a-l deschide.

Pasul 3: În foaia de lucru Microsoft Excel, introduceți o mostră de date pe care doriți să le replicați în celule. În acest caz, folosim zilele săptămânii ca exemplu și am introdus ziua de luni într-o celulă.

Pasul 4: Plasați cursorul pe celula cu datele introduse și faceți clic pe el pentru a afișa un chenar în jurul celulei.

Pasul 5: Mutați cursorul în partea dreaptă jos a celulei până când vedeți a + semn reprezentând mânerul de umplere.

Pasul 6: Trageți mânerul de umplere în celula următoare și Excel îl va popula. Rețineți că atunci când lucrați cu date cu un model cunoscut, de exemplu, zilele săptămânii, atunci când utilizați Completarea automată, Excel va popula celulele cu următorul articol din serie. Dacă se întâmplă acest lucru încercând doar să reproduci datele, treceți la Pasul 7.

Pasul 7: După ce ați folosit mânerul de umplere, veți vedea pictograma Opțiuni de umplere automată. Faceți clic pe pictogramă.

Pasul 8: Din opțiunile de completare automată afișate, selectați Copiere celule. Acest lucru vă asigură că, pe măsură ce continuați să utilizați mânerul de umplere în celule, datele dvs. sunt copiate și nu completate ca o serie.

Pasul 9: Trageți mânerul de umplere în celula următoare pentru a continua copierea datelor.

Pentru a umple o serie

Dacă aveți o serie sau o secvență simplă pe care doriți să o populați în celule, Completarea automată poate efectua sarcina pentru dvs. Iată cum:

Pasul 1: Faceți clic pe butonul Start din bara de activități și tastați excela pentru a căuta aplicația.

Pasul 2: Din rezultate, faceți clic pe aplicația sau documentul Microsoft Excel pentru a-l deschide.

Pasul 3: În foaia de lucru Microsoft Excel, introduceți o mostră de date pe care doriți să le replicați în celule. În acest caz, folosim zilele săptămânii ca exemplu și am introdus ziua de luni într-o celulă.

Pasul 4: Plasați cursorul pe celula cu datele introduse și faceți clic pe el pentru a afișa un chenar în jurul ei.

Pasul 5: Mutați cursorul în partea dreaptă jos a celulei până când vedeți a + semn reprezentând mânerul de umplere.

Pasul 6: Trageți mânerul de umplere în celula următoare și Excel îl va popula.

Pasul 7: Pentru a vedea alte opțiuni de umplere, faceți clic pe pictograma Opțiuni de completare automată.

Pasul 8: Selectați tipul de umplere dorit din:

• Seria de umplere
• Numai formatarea de completare
• Umpleți fără formatare
• Zile de umplere
• Umpleți zilele săptămânii

Rețineți că Umpleți zilele și umpleți zilele săptămânii va apărea numai dacă introducerea inițială a datelor are legătură cu zilele săptămânii. Dacă intrarea ta inițială ar fi avut de-a face cu zilele lunii, ai fi văzut Completați luni opțiune.

Cum se utilizează Flash Fill în Microsoft Excel

Caracteristica de umplere Flash a Excel este potrivită pentru a umple celulele cu date care urmează un model sau o secvență complexă. De exemplu, dacă încercați să împărțiți datele în mai multe coloane sau să combinați datele din mai multe coloane într-una singură. Atâta timp cât aveți o mostră a ceea ce doriți și coerența datelor, Flash Fill vă poate ajuta să replicați informațiile în mai multe celule.

Iată diferitele moduri în care puteți utiliza FlashFill în Microsoft Excel:

Pentru a împărți datele în coloane

Dacă încercați să împărțiți numere, date sau orice formă de text în coloane diferite, iată cum să faceți acest lucru:

Pasul 1: Faceți clic pe butonul Start din bara de activități și tastați excela pentru a căuta aplicația.

Pasul 2: Din rezultate, faceți clic pe aplicația sau documentul Microsoft Excel pentru a-l deschide.

Pasul 3: În foaia de lucru Microsoft Excel, asigurați-vă că aveți datele de împărțit într-o singură coloană. De asemenea, creați o altă coloană sau mai multe pentru datele pe care doriți să le împărțiți. În acest caz, folosim datele ca exemplu și încercăm să le împărțim în coloanele zile, lună și, respectiv, an.

Pasul 4: Introduceți un exemplu în coloanele următoare în care doriți să împărțiți datele. Adică, cum doriți împărțirea datelor.

Pasul 5: Faceți clic pe o coloană care conține unul dintre noile seturi de date eșantion.

Pasul 6: Pe Panglica Excel, faceți clic pe fila Date.

Pasul 7: În cadrul grupului Instrumente de date, faceți clic pe Flash Fill și Excel va replica același model pentru celelalte rânduri. Alternativ, puteți face clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + E pentru a utiliza Flash Fill.

Pasul 8: Repetați acest lucru pentru celelalte coloane pe care le aveți până când toate coloanele sunt populate.

Pentru a combina datele într-o singură coloană

Dacă încercați să combinați numere, date sau orice formă de text într-o singură coloană, iată cum să faceți acest lucru cu Flash Fill:

Pasul 1: Faceți clic pe butonul Start din bara de activități și tastați excela pentru a căuta aplicația.

Pasul 2: Din rezultate, faceți clic pe aplicația sau documentul Microsoft Excel pentru a-l deschide.

Pasul 3: În foaia de lucru Microsoft Excel, asigurați-vă că aveți coloanele cu datele pe care doriți să le combinați. De asemenea, creați o altă coloană pentru a găzdui noua combinație de date. În acest caz, folosim nume ca exemplu și încercăm să avem caracteristica Prenume și Prenume într-o coloană Nume.

Pasul 4: În coloana în care doriți să combinați datele, introduceți un exemplu. Adică, cum doriți ca datele să fie combinate.

Pasul 5: Faceți clic pe comanda rapidă de la tastatură Ctrl + E sau faceți clic pe butonul Flash Fill din fila Date din Panglica Excel pentru a umple intermitent pentru celelalte celule.

Utilizarea corecției automate și a completarii automate în Excel

Alte două caracteristici din Excel, cum ar fi Flash Fill și AutoFill, care sunt confundate una cu cealaltă AutoCorect și AutoComplete. Aceste două caracteristici sunt diferite, deoarece servesc unor scopuri diferite. Cu toate acestea, ambele ajută la economisirea timpului cu introducerea datelor.