Top 8 sfaturi Microsoft Teams pentru a-l folosi ca un profesionist

Slack a schimbat jocul de mesagerie de la debutul său în august 2013. A înlocuit e-mailul pentru comunicarea internă în cadrul multor echipe și organizații. Între timp, Microsoft Teams l-a depășit pe Slack cu peste 13 milioane de utilizatori prin gruparea acestuia cu serviciul Office 365.

În plus, beneficiază de ecosistemul robust Microsoft construit de-a lungul anilor. Dacă configurația sau organizația dvs. de birou are abonament Office 365, atunci comunicarea și colaborarea prin echipe devin fără efort.

Să aruncăm o privire la unele dintre cele mai bune sfaturi și trucuri pentru utilizatorii echipei Microsoft pentru a-și crește productivitatea și a o folosi ca un profesionist.

1. Comenzi rapide de la tastatură

Comenzile rapide de la tastatură pot economisi mult timp, mai ales atunci când utilizați o aplicație precum Teams. Cel mai probabil îl vei folosi toată ziua pentru a comunica cu colegii. Există doar două comenzi rapide pe care trebuie să le ții minte ca începător pentru moment.

1. / — tasta bară oblică înainte va dezvălui toate comenzile pe care le puteți da folosind diverse comenzi rapide de la tastatură.
2. /keys — o listă cu toate comenzile rapide de la tastatură pe care le puteți utiliza. Lista este destul de lungă pentru a fi distribuită aici. Găsiți și amintiți-le pe cele utile pentru dvs.

După cum se vede în captură de ecran, veți tasta aceste două comenzi rapide în bara de căutare din partea de sus pentru a găsi ceea ce căutați.

2. Numele Grupului

Chatul este o caracteristică principală a Microsoft Teams, dar căutarea unei anumite conversații în interiorul unui canal poate fi dificilă. Puteți rezolva această problemă dând acelei ferestre de chat sau grupului un nume semnificativ. De exemplu, dacă discutați despre un ghid nou despre Produsul A, puteți denumi fereastra de chat Produsul A Erori. Ușurează căutarea în viitor.

Pentru a face asta, pur și simplu faceți clic pe pictograma creion din partea de sus a ferestrei de chat pentru a edita și apoi dați-i un nume. Funcționează doar pentru chat-urile de grup și nu pentru cele private.

3. Redirecționați e-mailuri

La GT, abia dacă folosim e-mailurile și ne bazăm în mare parte pe Slack pentru a comunica între ei. Funcționează pentru noi, dar nu înseamnă că puteți elimina complet e-mailurile. E-mailurile sunt aici pentru a rămâne. Microsoft știe asta și de aceea permite utilizatorilor să trimită e-mailuri cu atașamente către canalele echipei de pe orice domeniu de e-mail inclus în lista albă.

Nu numai că, dacă dați clic pe Setări avansate în ecranul următor, puteți controla cine poate trimite e-mailuri și, de asemenea, din anumite domenii, pentru a reduce e-mailurile nesolicitate.

4. Creați GIF-uri

Partajarea GIF-urilor este distractiv, dar creându-le este cu atat mai mult. Mă bucur că Teams le permite membrilor să-și creeze propriile GIF-uri, permițându-le să fie creativi și să reducă stresul pentru a echilibra discuțiile serioase.

Teams integrează Giphy, o destinație GIF populară, pentru a vă împărtăși opera de artă cu alți membri ai echipei.

5. roboții

Automatizarea sarcinilor repetitive economisește timp, iar boții pot fi folositori. Teams are o serie de roboți pe care îi puteți folosi în avantajul dvs. Botul Who este util pentru a găsi membri ai echipei din cadrul organizației pe baza rolurilor și responsabilităților acestora. De exemplu, cine este furnizorul principal de produse X?

Boții acționează la fel ca membrii echipei, ceea ce înseamnă că poți discuta cu ei, le poți pune întrebări și ei vor răspunde.

Alți roboți includ Calendar bot pentru a găsi un slot deschis în calendarele și programarea dvs., precum și a membrilor echipei întâlniri, Polly pentru a crea sondaje și a colecta feedback și YellowAnt pentru a se conecta cu peste 40 de aplicații pentru a crea fluxurilor de lucru. Iată cum poți creați-vă proprii roboți.

6. Filele

Teams vine cu o caracteristică unică numită Tabs. Puteți dedica fiecare filă unei singure resurse, care poate fi un videoclip, un site web sau o aplicație. Depinde ce vrei să obții cu el. Cred că este cel mai potrivit pentru aplicațiile pe care doriți să le utilizați în timp ce lucrați cu Teams.

Filele facilitează gestionarea fluxului de lucru și împiedică suprapunerea părților importante ale procesului. De exemplu, puteți crea o filă pentru Trello, astfel încât toată lumea din echipă să o poată accesa convenabil. Doar faceți clic pe pictograma „+” pentru a alege o aplicație. Rețineți că există deja o filă pentru partajarea fișierelor.

7. Marcaj

O caracteristică mică, dar adesea neglijată a Teams este opțiunea de marcaj. În cazul în care primiți un mesaj important, dar doriți să reveniți la el mai târziu, puteți pur și simplu să-l marcați și să vă ocupați de el mai târziu.

Faceți clic pe pictograma meniu de lângă mesaj pentru a face acest lucru.

8. Cititor imersiv

Ți-a distribuit cineva un document? În loc să îl citiți în întregime, puteți utiliza opțiunea Cititor imersiv pentru a face două lucruri. Eliminați toate distragerile, astfel încât doar textul să fie vizibil. Facilitează concentrarea asupra documentului sau a mesajului.

De asemenea, puteți asculta documentul cu cuvinte evidențiate în timp real. O altă caracteristică interesantă este traducerea. Puteți selecta un mesaj și îl puteți traduce în peste 60 de limbi folosind Microsoft Translator.

Munca în echipă până la capăt

Microsoft Teams este un instrument de colaborare uimitor și o idee simplă dacă lucrați deja cu alte produse Microsoft, cum ar fi Office 365. Sper că unele dintre sfaturile pe care le-am împărtășit mai sus vă vor ajuta să fiți mai productiv.

Urmatorul: Inbox-ul tău Outlook scapă de sub control? Faceți clic pe linkul de mai jos pentru a afla cum să utilizați regulile pentru a gestiona Outlook 365.