Cum se creează șabloane de e-mail în Microsoft Outlook

Una dintre cele mai bune modalități de a economisi timp în sarcini repetitive este crearea de șabloane. Șablonul ajută la furnizarea unei structuri sau a unei forme pentru orice conținut. De exemplu, în Microsoft Outlook, utilizatorii pot crea șabloane de e-mail în loc să creeze e-mailuri de la zero de fiecare dată.

Aceste șabloane de e-mail sunt utile atunci când e-mailurile trimise au același conținut sau o structură similară. Pentru a crea un șablon de e-mail pe Microsoft Outlook, utilizatorii pot folosi fie Caracteristica Piese rapide sau suplimentul Șabloanele mele. Iată cum funcționează:

De asemenea, pe Guiding Tech

Creați un șablon de e-mail utilizând părți rapide în Microsoft Outlook

Quick Parts este o galerie din Microsoft Outlook care conține conținut reutilizabil, cum ar fi text și imagini. Utilizatorii pot selecta în mod convenabil aceste articole și le pot introduce în e-mailuri, solicitări de întâlnire, sarcini etc. Iată cum să utilizați Quick Parts pentru a crea un șablon de e-mail:

Notă: Microsoft a introdus Quick Parts în Outlook 2007 pentru a înlocui AutoText care era prezent în versiunile anterioare.

Pasul 1: Lansați Microsoft Outlook pe computer.

Pasul 2: Din Panglică, selectați E-mail nou pentru a crea e-mailul care să fie salvat ca șablon.

Pasul 3: Evidențiați textul e-mailului.

Pasul 4: Faceți clic pe fila Inserare și pe grupul Text, faceți clic pe meniul drop-down Componente rapide.

Pasul 5: Din opțiunile enumerate, selectați Salvare selecție în Galeria de părți rapide pentru a lansa o casetă de dialog.

Pasul 6: În caseta de dialog, completați detaliile relevante pentru câmpurile de mai jos:

• Nume: Acesta este identificatorul unic pentru fiecare intrare. Quick Parts listează numele în ordine alfabetică. Veți găsi acest lucru foarte util atunci când aveți mai multe intrări.
• Galerie: Outlook vă ajută să salvați conținutul Quick Parts în anumite galerii. Acest lucru este foarte util atunci când aveți o mulțime de șabloane stocate.
• Categorie: Ar trebui să rămâneți la General, cu excepția cazului în care aveți nevoie de grupare suplimentară pentru șabloanele dvs. Categoriile sunt ca sub-dosare și aparțin galeriilor.
• Descriere: Acesta este un comentariu care vă ajută să descrieți fiecare intrare sau șablon. Nu vezi niciodată acest atribut, așa că nu este nevoie să te deranjezi.
• Salvați în: Pentru a vă asigura că conținutul este disponibil pentru utilizare în e-mailurile Outlook, utilizați NormalEmail.dotm. De asemenea, vă puteți izola intrările după șablon.
• Opțiuni: Acest atribut ajută la determinarea modului în care inserați fiecare intrare.

Pasul 7: Faceți clic pe OK pentru a salva detaliile noii dvs. intrări. Puteți accesa oricând această intrare în diferite scopuri, inclusiv pentru crearea de e-mailuri.

Pasul 8: Pentru a utiliza noul șablon, accesați partea din e-mail în care aveți nevoie să apară șablonul.

Pasul 9: Selectați Piese rapide și faceți clic pe șablonul care va fi utilizat.

Notă: Orice element salvat în Quick Parts este disponibil doar local pe computer.

De asemenea, pe Guiding Tech

Creați un șablon de e-mail utilizând suplimentul My Templates

Șabloanele mele este un program de completare oferit de Microsoft pentru a facilita introducerea textului cu un singur clic. Cu această caracteristică, utilizatorii pot stoca fraze utilizate frecvent și le pot adăuga la e-mailuri atunci când este necesar. Această caracteristică vine preinstalată pe Outlook; totuși, utilizatorii trebuie să aibă un cont de e-mail cu un server Microsoft Exchange.

Iată cum să utilizați suplimentul Șabloanele mele:

Notă: Complementul My Templates este disponibil pe Microsoft Outlook 2019, 2016 și 2013, precum și pe Microsoft 365.

Pasul 1: Lansați Microsoft Outlook.

Pasul 2: Din Panglică, selectați E-mail nou.

Pasul 3: În fila Mesaje și în grupul Șabloanele mele, faceți clic pe Vizualizare șabloane.

Notă: Dacă programul de completare View Templates nu este preconfigurat pe Panglica Outlook, selectați Fișier și Gestionați suplimentele pentru a-l instala.

Pasul 4: În noua casetă de dialog, faceți clic pe Template.

Pasul 5: În casetele de text goale, furnizați un titlu și corpul e-mailului.

Pasul 6: Faceți clic pe Salvare pentru a vă asigura că șablonul este disponibil oricând aveți nevoie de el.

Pasul 7: Faceți clic pe șablonul nou creat pentru a-l transfera în corpul e-mailului.

Notă: Șabloanele create folosind programul de completare Șabloanele mele sunt stocate în căsuța dvs. poștală și pot fi accesate de oriunde.

De asemenea, pe Guiding Tech

Crearea de șabloane de e-mail în Gmail

Indiferent dacă utilizați caracteristica Piese rapide sau suplimentul Șabloanele mele, puteți crea cu ușurință șabloane simple pe Microsoft Outlook. De asemenea, puteți crea șabloane pentru alte aplicații de e-mail, cum ar fi Gmail folosind Gorgias.