Cum se creează un grup de e-mail în Outlook

E-mailul rămâne principala sursă de comunicare între întreprinderi, întreprinderi mici, consumatori și agenți de marketing. Există momente când trebuie să trimiteți frecvent același e-mail unui grup de persoane. În loc să adăugați persoane de contact de fiecare dată în meniul de redactare e-mail, puteți crea un grup de e-mail în Outlook și scutește-te de bătăi de cap.

După configurarea unui grup, îl puteți introduce în e-mail și puteți trimite un singur mesaj către mai multe persoane o dată. Pentru a fi clar, toți termenii precum Grup de contacte, Lista de contacte, Grup de e-mail sau Lista de distribuție sunt aceiași. Deci, nu vă confundați între ei.

Este important pentru fiecare utilizator Outlook atunci când intenționează să trimită un e-mail în masă unui grup de destinatari, inclusiv angajați, colegi de muncă sau prieteni. Un e-mail de grup ajută fiecare utilizator să trimită un singur e-mail către mai mulți destinatari dintr-o singură mișcare, mai degrabă decât o activitate plictisitoare de copiere-lipire.

La urma urmei, aproape 400 de milioane de utilizatori de e-mail se bazează activ pe Outlook ca mediu de e-mail principal și se confruntă cu această problemă foarte frecvent. Această postare vă va arăta cum să creați un e-mail de grup în Outlook folosind metoda implicită. Să începem.

De asemenea, pe Guiding Tech

Ce este un grup de e-mail

Un grup de e-mail (grup de contacte) este o colecție de ID-uri de e-mail pentru a trimite e-mailuri frecvent. Când un administrator trimite un e-mail către un grup de e-mail, toate persoanele de contact din acea etichetă de grup primesc același e-mail.

Este similar cu WhatsApp Broadcast, unde un administrator trimite un mesaj la lista de difuzare și toți cei din grup primesc mesajul.

Utilizați Contacte Outlook pentru a crea un grup de e-mail

În exemplul de mai jos, vom folosi Outlook web pentru a crea un grup de contacte. Trucul va funcționa pe toate platformele, cum ar fi Chrome OS, Windows, Mac și chiar Linux.

Iată un ghid pas cu pas despre cum să creați un grup Outlook pentru a trimite e-mailuri în masă.

Pasul 1: Deschideți Outlook pe web și conectați-vă folosind datele de conectare ale contului Microsoft.

Pasul 2: Outlook web colectează aplicații mici, cum ar fi Calendarul Outlook, Contactele Outlook, Microsoft To-Do, și Note lipicioase. Atingeți pictograma Contacte Outlook.

Pasul 3: Următorul ecran va afișa toate contactele Outlook pe care le-ați stocat pe Outlook.

Pasul 4: Plasați cursorul peste persoana de contact pe care doriți să o adăugați la lista de corespondență și apoi faceți clic pe caseta de selectare pentru a o selecta. Repetați pentru fiecare contact pe care doriți să îl puneți pe listă.

Pasul 5: Asigurați-vă că fiecare contact pe care îl adăugați are un e-mail asociat. În caz contrar, nu vor apărea în etichetă atunci când le trimiteți prin e-mail mai târziu.

Pasul 6: După ce ați selectat fiecare contact, faceți clic pe Adăugare la lista și apoi selectați Listă nouă de contacte.

Pasul 7: Dați listei un nume relevant și apăsați Enter.

Puteți crea câte etichete doriți în Outlook. Nu uitați să le dați un nume relevant, cum ar fi Familie, Birou, Afaceri, Clienți și multe altele.

De asemenea, pe Guiding Tech

Trimiteți un e-mail utilizând grupul de e-mail în Outlook

Acum că ați creat o listă cu Outlook, este timpul să trimiteți e-mailul folosind Outlook. Urmați pașii de-a lungul listei de contacte din Outlook.

Pasul 1: Deschideți Outlook pe web.

Pasul 2: Atingeți butonul Compune din colțul din stânga sus.

Pasul 3: Din fereastra New Mail, începeți să introduceți numele pe care l-ați dat listei de contacte și apoi faceți clic pe sugestie când apare sub câmpul de text.

Pasul 4: După ce ați selectat lista de contacte, completați e-mailul, apoi faceți clic pe butonul Trimite pentru a-l trimite tuturor din lista de grup.

Spre deosebire de Gmail, Outlook web nu afișează adresele de e-mail adăugate în meniul de redactare a e-mailului. Pur și simplu afișează numele grupului de contacte. Este o dezamăgire, deoarece poate fi necesar să verificați din nou numele contactelor și ID-urile de e-mail înainte de a apăsa butonul Trimitere.

Editați un grup de e-mail în Outlook

Dacă v-ați extins recent grupul de familie sau grupul de birou cu membri noi, doriți să-i adăugați la grupul Contacte Outlook. Parcurgeți pașii de mai jos pentru editarea grupului de e-mail.

Pasul 1: Deschideți Contact Outlook pe web.

Pasul 2: Selectați Toate listele de contacte din meniul hamburger.

Pasul 3: Selectați lista de contacte pe care doriți să o editați.

Pasul 4: Atingeți butonul Editați din Lista de contacte.

Pasul 5: Aici, puteți fie să tastați numele persoanei de contact, fie adresa de e-mail pentru a-l adăuga la grupul de contacte de e-mail.

Pasul 6: Dacă doriți să eliminați orice contact existent, atingeți marcajul x de lângă acesta.

Sfat pro: Dacă doriți să aveți mai puțină confuzie între grupurile create, adăugați o descriere pentru grupul de e-mail.

Limitări ale grupului Outlook

Înainte de a continua și de a începe să creați grupuri de e-mail Outlook, trebuie să înțelegeți unele dintre limitările acestei metode.

• Deși puteți trimite cu ușurință e-mailuri de grup în Outlook, crearea unui grup de e-mail este un proces manual și care necesită timp. În plus, trebuie să vă asigurați că ați adăugat ID-urile de e-mail ale fiecărei persoane de contact pe care intenționați să o adăugați în acel grup.
• Urmăririle prin e-mail sunt dificile. Să presupunem că ați trimis un e-mail unui grup de persoane. Unii dintre ei au răspuns, iar alții nu. Va trebui să redactați un e-mail de urmărire individual pentru fiecare adresă de e-mail și să trimiteți mai multe e-mailuri manual.
• Un grup Outlook lipsește personalizare. Nu vă puteți personaliza e-mailurile de grup pentru destinatari individuali. Rețineți că compuneți un e-mail pentru un grup și nu pentru o singură persoană. Un e-mail generic nu va face o impresie bună în comparație cu unul detaliat și personalizat.

De asemenea, pe Guiding Tech

Trimiteți un e-mail în masă din mers

Grupurile de e-mail pot fi o binecuvântare pentru cineva care trimite același e-mail unui grup de persoane. Este un plus obligatoriu și pentru întreprinderile mici și mijlocii. La nivel individual, dezordinea procesul de e-mail și economisește resurse și timp pentru tine.