Cum să arhivezi automat e-mailurile în Outlook

Microsoft Outlook este cel mai soluție de e-mail populară în rândul companiilor și întreprinderilor. Când vine vorba de consumatori, Outlook rămâne în urma Gmail. E-mailul implicit Outlook vine cu 15 GB de spațiu de completat. Având în vedere cantitatea de promoții de marketing sau bancare și alte materiale nedorite pe care le primim, este destul de ușor să pierzi acele e-mailuri importante din vedere. Puteți evita situația arhivând e-mailurile mai puțin necesare și ștergând e-mailurile promoționale și nedorite.

Dacă Mesaje primite Outlook se simte lent sau se comportă ciudat, atunci trebuie să arhivezi sau să ștergi e-mailurile irelevante. Arhivarea manuală a e-mailurilor poate fi un proces consumator de timp și obositor.

Microsoft oferă o funcție Focused Inbox, dar se limitează la filtrarea e-mailurilor relevante pentru utilizator. O altă adăugare utilă este Regulile Outlook. Este versiunea lui Outlook IFTTT. Cu Rules, se pot crea automatizări multiple pentru a muta anumite e-mailuri în arhivare sau pentru a șterge secțiunea de e-mailuri.

În această postare, vă vom ghida prin funcția Reguli Outlook și vom crea câteva reguli pentru a arhiva automat e-mailurile din Outlook. Postarea va acoperi, de asemenea, un alt truc bonus Outlook pentru a vă dezabona e-mailurile irelevante dintr-un singur loc. Să începem.

De asemenea, pe Guiding Tech

Creați o regulă de arhivare automată din e-mail

Funcția Reguli Outlook este disponibilă numai pentru Outlook Mac, Windows și Web. Nu puteți accesa funcția Reguli pe mobil. Pentru această postare, vom folosi Outlook web, deoarece funcționează la fel pe fiecare platformă.

Pasul 1: Deschideți Outlook web și conectați-vă folosind datele de conectare ale contului Microsoft.

Pasul 2: Selectați un e-mail irelevant și deschideți-l.

Pasul 3: Atingeți meniul cu trei puncte și selectați Creare regulă.

Pasul 4: Creați o regulă pentru a muta mesajele de la expeditor în folderul Arhivă.

După aceea, toate e-mailurile de la expeditor se vor muta direct în căsuța de e-mail arhivată. Le puteți accesa în continuare din meniul Arhivă din foldere.

Creați reguli de arhivare automată din setările Outlook

Trucul menționat mai sus mută toate e-mailurile de la expeditor la articolele de arhivă. Ce se întâmplă dacă cineva dorește să arhiveze e-mailuri cu anumite subiecte sau cuvinte cheie din corpul mesajului?

De exemplu, sunt epuizat de ofertele de împrumut, de actualizările privind Coronavirusul sau de orice alt nedorit de marketing de la banca mea. Cu toate acestea, extrasul lunar al contului meu bancar și facturile cardului de credit sunt ceva la care mă refer în mod regulat. Dacă aveți o preferință similară cu privire la subiecte sau subiecte, urmați pașii de mai jos pentru a configura câteva reguli.

Pasul 1: Deschideți Outlook web și mergeți la Setări.

Pasul 2: Vizualizați toate setările Outlook și va apărea meniul de setări dedicat.

Pasul 3: Selectați opțiunea Reguli și selectați Adăugați o regulă nouă.

Pasul 4: Să-i denumim Reguli bancare și să adăugăm o condiție.

Pasul 5: Adaugă cuvinte cheie care nu mai sunt relevante pentru tine, am adăugat termenii mesajului precum Împrumut, EMI etc.

Pasul 6: Creați o regulă pentru a muta toate e-mailurile în folderul Arhivă și apăsați pe Salvare.

Acum, ori de câte ori primiți e-mailurile cu Împrumut, EMI sau cuvinte cheie importante, acestea vor fi mutate automat în folderul Arhivă.

Să creăm o altă regulă utilă. Vom? Fiecare companie de acolo trimite utilizatorilor e-mailuri legate de coronavirus. În timp ce le aplaud eforturile, uneori devine obositor să citesc zilnic știri despre virusul mortal. Cu ajutorul regulilor Outlook, puteți arhiva automat acele e-mailuri înainte să vă atragă atenția.

Pasul 1: Deschideți Outlook web și navigați la Setări > Mail > Reguli.

Pasul 2: Să dăm nume noii reguli „Coronavirus” și să adăugăm condiții.

Pasul 3: Adăugați condiții precum dacă corpul mesajului include cuvântul cheie (precum virusul Corona sau COVID-19) și apoi mutați acele e-mailuri în dosarul Arhivă.

Am creat zeci de Reguli Outlook. Este o funcție puternică, iar posibilitățile sunt nesfârșite. Iată cum îl folosesc. Ori de câte ori sunt într-o călătorie de vacanță, creez o regulă pentru a muta toate e-mailurile primite într-un dosar „În timpul călătoriei”, pentru a mă asigura că nu mă întrerup niciodată în timpul familiei.

Unele companii incomplete continuă să trimită mesaje nedorite în căsuța mea de e-mail Outlook. Nu îmi lasă de ales decât să creez o regulă de ștergere automată pentru a elimina acele e-mailuri.

De asemenea, pe Guiding Tech

Dezabonați-vă expeditorii de e-mail

Funcția de auto-arhivare este utilă atunci când doriți să păstrați căsuța de e-mail curată de e-mailurile false. Dar dacă doriți să nu mai primiți complet e-mailuri de la expeditor, trebuie să utilizați funcția de dezabonare din e-mail.

Cu toate acestea, găsirea acelui buton mic de dezabonare în fiecare e-mail poate fi consumatoare de timp și plictisitoare. Din fericire, cu Outlook Web, puteți vedea toți expeditorii de e-mail cu un buton de dezabonare într-un singur loc.

Pasul 1: Deschideți Outlook web și mergeți la Setări.

Pasul 2: Navigați la Mail > Abonamente.

Pasul 3: Aici, veți vedea lista expeditorilor de e-mail cu un buton mare de dezabonare.

Pasul 4: Dezabonați-le pe cele inutile din meniu și, de asemenea, puteți apăsa pe meniul cu trei puncte pentru a bloca expeditorul.

Folosesc această funcție o dată la trimestru pentru a elimina e-mailurile irelevante din listă.

De asemenea, pe Guiding Tech

Păstrați-vă căsuța de e-mail curată

Microsoft Outlook are o funcție excelentă de reguli. Îl puteți folosi pentru a șterge automat, a arhiva automat e-mailurile primite, a le muta în dosare diferite pentru un anumit timp și chiar pentru a dezabona expeditorul inutil din meniul unic. Mi-a îmbunătățit experiența prin e-mail cu o milă. Cum intenționați să utilizați regulile Outlook? Sun off în secțiunea de comentarii de mai jos.