Un ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient
Miscellanea / / November 29, 2021
Gmail este încă foarte relevant și important, chiar dacă aplicații ca Slack și echipe ne-am redus dependența de e-mail. Potrivit unui Raportul McKinsey, o persoană obișnuită petrece încă până la 28% din timpul săptămânii de lucru pe e-mailuri. Prin urmare, este logic să organizați Gmail pentru a reduce dezordinea și pentru a îmbunătăți productivitatea.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient](/f/909c391c15c9b975768c523bf0563caa.jpg)
Numărul de e-mailuri pe care le primim poate fi uluitor, mai ales din surse la care nici nu ne amintim să ne fii abonat. Apoi există e-mailuri vechi, dar importante, care se pierd într-o mare de e-mailuri proaspete. Iată câteva sfaturi și trucuri rapide pentru organizarea e-mailurilor Gmail și pentru a aduce minte viața ta profesională.
Sa incepem.
1. Organizarea Inbox Gmail
Cele mai multe e-mailuri ajung în Inbox, care este motivul principal pentru care este atât de aglomerat și copleșitor în același timp. O modalitate de a găsi rapid e-mailuri importante este să schimbați tipul Inbox pentru a afișa e-mailurile importante în partea de sus.
Pasul 1: Faceți clic pe Setări și selectați Toate setările.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 1](/f/5bb21dcccb3acedcc0af142f2d5e49dd.png)
Pasul 2: Mergeți la fila Inbox unde puteți alege vizualizarea implicită de lângă Tip Inbox.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 2](/f/022f3e1a00da36794c5099ab41f79756.png)
Vă sugerez să încercați câteva alternative și să verificați care se potrivește nevoilor dvs.:
- Implicit: Afișează e-mailurile după dată și oră
- Important mai întâi: Gmail folosește inteligența artificială pentru a decide ce e-mailuri sunt importante pentru dvs
- Necitite mai întâi: organizați Gmail astfel încât e-mailurile necitite să fie afișate mai întâi
- Cu stea mai întâi: e-mailurile marcate cu stea de dvs. vor fi afișate mai întâi. Utilizați stele pentru a marca e-mailuri/ID-uri importante
- Mesaje primite prioritare: Google este atent la e-mailurile cu care interacționați cel mai mult și utilizează aceste informații pentru a afișa mai întâi e-mailurile relevante
Există și alte setări pe care ar trebui să le verificați.
De asemenea, pe Guiding Tech
2. Organizarea Gmail după Dosare/Etichete
Gmail îi numește etichete, dar înseamnă același lucru. Un loc pentru filtrarea și stocarea e-mailurilor, astfel încât să nu aglomereze Inbox-ul. Recomand să păstrați numărul total de etichete scăzut și să nu înnebuniți cu ele. De asemenea, poți creați etichete imbricate în Gmail, ceea ce înseamnă etichete în interiorul unei etichete. Funcționează aproape ca un subdosar.
Vom crea un filtru care va spune Gmail să trimită un anumit e-mail sau să îl salveze pe acea etichetă.
Pasul 1: Deschideți e-mailul pentru care doriți să creați un filtru. Faceți clic pe pictograma Etichete din partea de sus pentru a vedea o listă de etichete existente. Arată ca o săgeată îndreptată spre dreapta.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 3](/f/5eff1256123a6ab52ee4a3743997c7ff.png)
Pasul 2: Puteți alege dintr-o listă existentă de etichete sau puteți crea una nouă, tastând direct numele în partea de sus. De asemenea, puteți gestiona setările pentru etichete de aici.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 4](/f/1e0aff158931885ed428a70cb3b20455.png)
De exemplu, creați o etichetă numită Reading Digest pentru toate e-mailurile pe care le primiți de la Medium sau Quora sau buletinele informative la care v-ați abonat. Aceste e-mailuri nu vor apărea în Inbox acum și vor merge direct la etichetă sau folder. De asemenea, puteți muta e-mailurile la etichete din acest meniu dacă nu doriți să creați o nouă etichetă pentru acel e-mail ciudat.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 6](/f/4cd5778f13416f4856d22179ca0e8613.png)
De asemenea, puteți colora etichetele de coduri. Derulați prin lista de etichete din bara laterală și faceți clic pe pictograma de meniu cu trei puncte de lângă aceasta pentru a alege o culoare.
3. Organizați Gmail după dimensiune
Google oferă 15 GB de spațiu gratuit pentru toate aplicațiile Google, inclusiv Gmail. Rămâneți fără spațiu sau doriți să faceți ceva curățenie? Sortați e-mailurile după dimensiune pentru a găsi și șterge e-mailurile care ocupă spațiu, dar nu au niciun scop acum.
Operatorul de căutare este dimensiune: octeți. Asta înseamnă că pentru a căuta e-mailuri care consumă mai mult de 15 MB de spațiu, vei intra dimensiune: 15728640. Comanda dimensiune: mb functioneaza de asemenea.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 5](/f/822c815d76ab92b5dd9a6d4e8116ea5d.png)
Puteți deveni creativ în acest moment și puteți adăuga mai mulți parametri de căutare pentru a filtra rezultatele, cum ar fi:
- dimensiune: mb are: atasament
- dimensiune: 10mb are: nume de fișier atașat: doc
- dimensiune: 10 MB mai mare decât: 5 m mai mic decât: 8 M
Încercați câteva combinații pentru a observa ce fel de rezultate obțineți și apoi luați-le de acolo. Gmail vă va sugera mai mulți parametri de căutare chiar sub bara de căutare, cum ar fi data și ora, pentru a vă ajuta să găsiți ceea ce căutați.
Sfat pro: Știți cum le putem crea etichete filtrează e-mailurile. Știați că puteți folosi eticheta #GoogleDrive pentru a salva atașamentele direct într-un dosar din Drive? Ștergerea e-mailului ulterior nu va șterge nici fișierul salvat în Drive.
De asemenea, pe Guiding Tech
4. Gestionați filele
Gmail vine cu o mulțime de file care sunt active implicit. Nu aveți sau este posibil să nu aveți nevoie de toate aceste file.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 7](/f/523b153579cde9ac07bc64020b3476b6.png)
Reveniți la Setări și, în fila Inbox, veți observa Categorii. Acolo puteți activa/dezactiva cu ușurință aceste file. Nu există nicio modalitate de a crea file noi sau de a atribui o etichetă ca filă. Ar fi fost atât de tare totuși.
5. Organizați Gmail în funcție de expeditor
Căutați să găsiți toate e-mailurile de la un anumit expeditor. Este ușor și nici măcar nu trebuie să deschideți e-mailul pentru ca asta să funcționeze.
![Ghid complet pentru organizarea Gmail pentru a-l folosi eficient 8](/f/b69cc2c12d79cfd86d989a5dd3d6db13.png)
Faceți clic dreapta pe e-mail și selectați „Găsiți e-mailuri din Nume” pentru a începe căutarea. Ar trebui să vedeți toate e-mailurile în câteva secunde.
Google Mail Rocks
Gmail este unul dintre cei mai bine proiectați furnizori de servicii de e-mail din lume. Există mai multe moduri de a-l personaliza așa cum doriți. Există, de asemenea, caracteristici ascunse, comenzi rapide de la tastatură, și operatori de căutare pe care îi puteți folosi pentru a obține ceea ce căutați. Sper că sfaturile de mai sus v-au ajutat să vă organizați mai bine căsuța de e-mail. Poate chiar ajungeți la inbox zero? Degete încrucișate.
Urmatorul: Ți-ai pierdut e-mailurile Gmail? Iată câteva modalități de a recupera e-mailurile Gmail pierdute și de a vă pregăti pentru viitoare calamități. Nu vei pierde niciodată un alt e-mail.