Cum se creează reguli pe baza subiectelor de e-mail în Outlook 2013

Folosiți MS Outlook ca client de e-mail desktop? Și, îl folosiți doar în scopul trimiterii și primirii de e-mailuri? Știați că îl puteți folosi în alte utilizări, cum ar fi organizarea listelor de sarcini și memento pentru sarcini?

Ei bine, fac mult mai multe cu ale mele. Il folosesc ca un răspuns automat de e-mail, ca instrument pentru organizează-mi e-mailurile și mult mai mult. Unul dintre preferatele mele este să folosesc MS Outlook efectuează sondaje. Clientul poate sorta frumos și automat statisticile sondajului prin e-mail. De fapt, trucul necesar pentru a face acest lucru poate fi aplicat în multe alte cazuri. Vorbim despre crearea de reguli pentru e-mailuri pe baza liniilor de subiect.

Să continuăm cu exemplul sondajului. Să presupunem că sunteți într-o organizație și ar trebui să trimiteți o invitație la un eveniment în masă angajaților în timp ce colectați date despre câți doresc să participe. Este ușor, pur și simplu adăugați un buton de vot și cereți destinatarilor să răspundă cu a da sau Nu făcând clic pe butonul de vot.

Notă: Tutorialul nostru se bazează pe MS Outlook 2013. Cu toate acestea, configurarea este aplicabilă și versiunilor inferioare. Singura diferență ar fi interfața cu utilizatorul.

Acum, problema este culegerea statisticilor. Vei derula prin căsuța de e-mail și vei număra fiecare răspuns și vei separa Da s și Nu manual? Există modalități mai bune; iti vom arata unul.

Voi trimite un e-mail cu subiect Votați și un buton de vot care poate fi folosit pentru a răspunde cu Da sau Nu. Faceți clic pe Utilizați butoanele de vot opțiunea de a introduce butoanele.

Înainte de a-l trimite, voi configura instrumentul pentru a fi gata să ascult răspunsurile și să numere statisticile singur. Iată ce trebuie să configurez.

Crearea folderelor cu statistici

Aș naviga către mine Inbox, în panoul din stânga, faceți clic dreapta pe el și creați un folder nou. l-as numi Votat Da.

În mod similar, aș crea un altul numit Votat nu. Rezultatul este prezentat în imaginea de mai jos.

Creați reguli pentru ascultător

Acum, trebuie să creez reguli, astfel încât Outlook să poată aplica reguli mesajelor pe măsură ce ajung și să le împingă în folderele respective. Urmați pașii pentru a crea reguli.

Pasul 1: Navigheaza catre Acasă fila. Sub Mutare secțiune, treceți cu mouse-ul Reguli și apoi faceți clic pe Gestionați regulile și alertele.

Pasul 2: Începeți făcând clic pe Regulă nouă.

Pasul 3: Pe Vrăjitorul de reguli, Începeți de la o regulă goală prin selectare Aplicați reguli pentru mesajele pe care le primesc. Click pe Următorul.

Pasul 4: Selectați o condiție. Cea mai bună cale este să mergi cu cuvinte specifice în subiect. Puteți alege să aveți mai multe condiții.

Pasul 5: În panoul inferior al aceleiași ferestre, faceți clic pe cuvinte specifice. Adăugați un șir de căutare ca Da: Votați-vă. Click pe Următorul.

Pasul 6: Selectați o acțiune. Intenția dorită cu un răspuns primit este de a mutați-l într-un folder specificat.

Pasul 7: În panoul inferior al aceleiași ferestre, faceți clic pe specificat. Acum selectați folderul Votat Da și faceți clic pe Bine.

Pasul 8: Înapoi pe Vrăjitorul de reguli, Click pe finalizarea. Urmați din nou pasul 2 până la pasul 7. De data aceasta cu șirul de căutare (Pasul 5) ca Nu: Votați-vă și folder (Pasul 7) ca Votat nu.

Asta e. Reveniți la e-mailul care este în schiță, adăugați lista de destinatari și Trimite. Odată ce au sosit răspunsurile, trebuie doar să verificați numărul din fiecare folder.

Notă: După cum am menționat mai devreme, regula se bazează pe subiectul e-mailului. Răspunsul ar prefix răspunsul votat la linia de subiect. Și, prin urmare, regulile sunt aliniate în acest mod. Cu opțiunile de vot pe care le utilizați, regulile dvs. vor varia.

Sună interesant? Asta înseamnă și multă muncă redusă? Încercați-l și spuneți-ne cât de bine a funcționat.