Cum să utilizați combinarea corespondenței în Google Docs
Miscellanea / / December 02, 2021
Când eram la școală, partea tehnică a creierului meu înflorise deja. Dar cursurile de informatică ale școlii cu MS Office nu mi-au aprins niciodată pasiunea. Sigur, erau lucruri utile, ceva care ne-ar aduce locuri de muncă într-o zi. Totuși, l-am detestat. Cel mai rău dintre toate a fost să învețe îmbinarea corespondenței.
Am încercat-o la școală, la facultate și puținul timp petrecut într-o firmă de contabilitate. Nu a funcționat niciodată așa cum mi-am dorit. Mai important, nu am „înțeles”. Acum am un respect extraordinar pentru oamenii care se ocupă de suita Office zi de zi, pentru că credeți-mă, nu este ușor.
Oricât de mult îmi displace implementarea de îmbinare a corespondenței de către MS Office, primesc atractivitatea acesteia. Este mai bine decât să trimiți un e-mail în masă fără salutări personale, iar pentru unii oameni, crearea unui buletin informativ pentru un singur e-mail în masă ar putea să nu merite. Nu există niciun motiv pentru care îmbinarea corespondenței să nu facă parte din fluxul de lucru/viața de afaceri, dar există modalități mai bune de a o gestiona în afara universului MS Office.
De aceea, mă bucur să vă spun despre o alternativă intuitivă, ușor de utilizat și care chiar funcționează. Funcționează ca un supliment pentru Google Docs (ne pare rău, oameni buni de la MS Office, dar poate că este timpul să luați în considerare Suita de productivitate online/offline a Google Drive). Suplimentul vine de la MailChimp, unul dintre cele mai bune și mai simple servicii de newsletter prin e-mail de acolo.
Pasul 1: Creați o foaie de calcul cu detalii despre destinatar
Înainte de a începe, mergeți la Google.com/Sheets, creați o nouă foaie de calcul și introduceți detaliile destinatarilor dvs. în rânduri etichetate corespunzător. Începe cu Nume, Nume, și E-mail. Puteți pune în câmpuri ca Abordare sau orice altceva legat de munca ta.
După ce ați terminat, închideți fila și să începem să lucrăm la e-mailul propriu-zis.
Pasul 2: Instalați suplimentul Merge By MailChimp
Mergi la Google.com/Docs, creați un document nou, dați-i numele dorit, mergeți la Suplimente -> Obțineți suplimente, si cauta Îmbinați prin MailChimp. Descărcați suplimentul și așteptați câteva secunde pentru a se instala.
Pasul 3: Creați corpul e-mailului
Aici faci ceea ce trebuie să faci. Google Docs are o mulțime de șabloane și suplimente pentru a crea machete atractive de pagină. Inserarea de diagrame, imagini, și alte multimedia este, de asemenea, destul de ușor.
Pasul 4: Îmbinarea e-mailului
Odată ce corpul e-mailului este gata, accesați Suplimente -> Îmbinați prin MailChimp -> Trimite email. Acest lucru va declanșa o fereastră pop-up care explică pașii pe care trebuie să îi urmați înainte de a putea trimite e-mailul.
Acum, din selector, selectați foaia de calcul creată la pasul 1.
Veți vedea o bară laterală care va apărea cu datele din foaia de calcul analizate și procesate.
Știe deja care sunt rândurile de antet, care sunt titlurile și, mai important, care rând conține e-mailul. Desigur, sunteți liber să modificați detaliile dacă doriți.
Pasul 5: Personalizarea îmbinării corespondenței
Deoarece aceasta este o „combinare a corespondenței” și nu doar o corespondență în masă, puteți face lucruri cum ar fi să adăugați prenumele părții destinatare în partea de sus sau oriunde în documentul dorit.
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Îmbinați etichetele butonul din bara laterală. Aceasta va genera o etichetă pentru fiecare rând.
Acum selectați unde din document doriți să introduceți datele corespunzătoare și faceți clic pe butonul de etichetă (de exemplu, Nume). Faceți acest lucru pentru toate elementele necesare.
Pasul 6: Introduceți informațiile despre expeditor și trimiteți-le
Din fila de informații despre e-mail, introduceți numele expeditorului, e-mailul expeditorului, linia de subiect al e-mailului și numele și adresa companiei în subsol.
Apasă pe Trimite email iar e-mailul dvs. personalizat în masă este pe drum. Ușor, nu-i așa?
Acum că e-mailul a fost trimis, puteți urmări progresul și puteți vedea câte dintre ele au fost deschise din Rapoarte opțiunea în Suplimente secțiune. Folosind acest supliment, puteți trimite până la 6000 de e-mailuri pe lună. De asemenea, deoarece utilizați serviciile unei companii de buletine informative consacrate pentru a trimite e-mailul, acesta va conține un link „Dezabonare” și o siglă MailChimp în partea de jos.