Создать раскрывающийся список (список проверки) в книгах MS Excel

Большинство людей в офисе и на других рабочих местах поддерживают Таблицы Excel к отслеживать определенные записи и записи данных. Иногда нам также нужны общие книги. В любом случае очень сложно перекрестно проверять записи и подтверждать их правильность (особенно при большом объеме данных).

Вместо того, чтобы беспокоиться об ошибках, было бы неплохо создать книгу или листы таким образом, чтобы они автоматически проверяли записи и не позволяли пользователю вводить неправильные данные. Это именно то, что Проверка данных инструмент, под Данные Вкладка в MS Excel поможет вам в этом.

И сегодня мы рассмотрим одну из его функций, где вы можете создать раскрывающееся меню для любой ячейки, строки или столбца и ограничить запись ячейки данными из списка. Это также означает, что пользователь никогда не сможет ошибиться.

Шаги по созданию раскрывающегося списка

Шаг 1: Выберите ячейку, строку или столбец, для которых вы собираетесь создать список проверки или раскрывающийся список. В моем примере я выбрал столбец №

E. Таким образом, пользователь должен ввести значения, которые ограничены столбцом E.

Шаг 2: Перейдите к Данные вкладка и ищите Проверка данных инструмент под Инструменты данных раздел. Щелкните этот значок и выберите Проверка данных начать с.

Шаг 3: Во всплывающем окне выберите Список из Разрешать список d rop, помещенный под Настройки таб.

Шаг 4: Далее вам нужно будет ввести Источник т.е. значения, составляющие часть списка, или значения, которые можно выбрать или ввести. Вы можете напрямую ввести их в Источник текстовое поле (через запятую).

Альтернативно, вы можете выбрать диапазон ячеек из текущего листа в книге, и значения этих ячеек будут рассматриваться как список. Однако, если вы хотите использовать этот вариант, вам придется подготовить список еще до шага 1.

Примечание: Сохранение Раскрывающийся список внутри ячейки Проверено отображает раскрывающийся список в книге. В противном случае работает только проверка, пока пользователь должен вводить значения.

После этого выпадающий список создан и готов к использованию. Пользователь может выбрать любое значение из списка. И прелесть в том, что это уменьшает количество усилий, необходимых для набора текста вручную.

Однако, если пользователь попытается ввести значения (путем ввода вручную), которые не являются частью списка проверки, ему будет предложено сообщение об ошибке.

Заключение

Это всего лишь один из методов проверки ввода данных. Этот инструмент имеет даже больший потенциал, чем вы можете себе представить. Мы поговорим о других его особенностях в ближайшем будущем. А пока воспользуйтесь раскрывающимся списком и расскажите нам о своем опыте.

Хотели бы вы видеть больше таких гидов? Оставьте свои комментарии!