Создание правил папок в MS Outlook для входящих писем

Многие из вас, должно быть, используют MS Outlook в качестве почтового клиента. Кроме того, есть вероятность, что вы интегрировали несколько учетных записей электронной почты доставлять почту на ваш настольный клиент. В таком сценарии, когда вы получаете много писем, важно знать, как разделить их и сначала проверить важные.

Вместо того, чтобы делать это вручную, вы можете захотеть выделенные папки для разных типов писем, так что входящие сообщения укладываются в соответствующие папки. Для такой автоматизации Outlook позволяет создать правила и применяет то же самое к каждому входящему письму. Соответственно, он помещает сообщения в их указанную папку. Концепция похожа на фильтры и ярлыки в Gmail.

Например, я хочу, чтобы все письма от «Сандип Агарвал» попадали в папку с именем Себя. Вот как я определил для этого правила.

Шаги по созданию правила электронной почты

Тот же процесс применяется ко всем видам правил электронной почты. Это подробный пример, показывающий упомянутый процесс. Вам нужно будет выбрать / определить параметры в соответствии с тем, что вы хотите.

Шаг 1: Перейдите к Инструменты вкладка и выберите вариант Правила и предупреждения.

Шаг 2: Сфокусируйте Правила электронной почты вкладка и нажмите кнопку чтения Новое правило (Изменить правило если вы изменяете существующий).

Шаг 3: Под Оставайтесь организованными выделите ваше основное требование (я выбрал, Перемещать сообщения от кого-то в папку).

Примечание: Внизу того же диалогового окна вы найдете раздел, в котором говорится «Шаг 2». Вам нужно нажимать на каждую ссылку, показанную после «Применяйте это правило после получения сообщения»И отредактируйте свои требования. В моем контексте это было: -

Шаг 3 (а): Выберите людей, к которым вы хотите применить правило (например, электронные письма от выбранных людей). В списке будут отображаться только люди, добавленные в ваши контакты. Итак, вам нужно убедиться, что вы добавили желаемый контакт, прежде чем начать.

Шаг 3 (б): Выберите папку, в которую нужно переместить / доставить письма. Вы также можете создать здесь новую папку.

Шаг 4: Затем вы можете уточнить свое правило, добавив дополнительные ограничения или параметры к основному правилу. Например, сообщения с определенным Тема. Вам также нужно будет отметить предпочтительный вариант и щелкнуть ссылку на него, чтобы уточнить правило или добавить описания.

Шаг 5: Если есть исключения к правилу, которое вы не смогли настроить на описанных выше шагах, вы можете сделать это здесь.

Шаг 6: Вы закончили и можете выбрать Заканчивать. Однако я предлагаю вам проверить Запустите это правило сейчас… вместе с Включите это правило. Это гарантирует, что новые и существующие сообщения, удовлетворяющие правилу, будут перемещены в соответствующую папку.

Более быстрая альтернатива

Если вы хотите сократить процесс (однако, возможно, вы не сможете установить подробное правило таким образом), перейдите в свой почтовый ящик и выполните следующие действия: -

Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши сообщение (от лица вашего правила для сопоставления папок) и выберите Создать правило.

Шаг 2: Установите флажки для тех параметров, которые вы хотите применить, выберите свою папку и нажмите Ok.

Заключение

Это простой способ упорядочить электронную почту в Outlook. Кроме того, вы сможете легко сосредоточиться на важных письмах. Начните, и вы узнаете о преимуществах!