Что такое папки поиска MS Outlook и как создать собственную

Ранее мы подробно рассказывали, как пользователь MS Outlook может создать правила для проверки входящих писем и фильтрации или направления их в определенные папки (на основе настроенных правил). Однако у вас могут быть некоторые особые требования, которые не покрываются правила папки. Или вы можете не захотеть перемещать группу (или тип сообщения) в совершенно другую папку, но по-прежнему хотите для них отдельное представление.

MS Outlook разумно удовлетворяет такие требования с помощью функции, известной как Папки поиска. Такие папки виртуальные папки и на самом деле не содержат и не хранят ваши электронные письма. Они просто создают представление в соответствии с определенными правилами и показывают сообщения, соответствующие этому правилу.

По умолчанию папка поиска всегда содержит такие представления, как «Почта по категориям», «Большая почта» и «Непрочитанная почта». Вы можете создать еще что-то вроде For Follow Up, With Attachment и т. Д. Посмотрим, как это сделать.

Шаги по созданию представления в папке поиска

Вы можете выбрать представление из списка стандартных правил или даже настроить сквозные правила или стандарты на основе пользователей.

Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши Папка поиска для любого почтового ящика и нажмите Новая папка поиска.

Шаг 2: Выберите тип создаваемой папки поиска. Типы папок, перечисленные в первых трех разделах, имеют внутренние стандартные правила (их имена в значительной степени определяют их).

В этом руководстве мы подробно рассмотрим создание настраиваемой папки (последний вариант). Итак, выберите это и нажмите Выбирать для определения правил и просмотра критериев.

Шаг 3: Дайте виду соответствующее имя. Вы можете изменить папку, в которой будут проверяться сообщения электронной почты, отображаемые под представлением. Затем нажмите кнопку для Критерии определить правила по вашему выбору.

Шаг 4: в Сообщения На вкладке вы можете ввести некоторые ключевые слова, которые система будет искать в электронных письмах и в выбранном вами поле. Как вы видите на изображении (ниже), вы также можете определить Из а также Отправлено поля, определить сроки и многое другое.

Шаг 5: Теперь вы можете перейти к Больше вариантов и включать больше правил, таких как категория, прочитанные / непрочитанные электронные письма, с / без вложений, важность, размер и многое другое.

Шаг 6: Нужен больший выбор? Перейдите к Передовой и нажмите на Поле. Выберите критерий, определите условие и значение.

Наконец, нажмите на Добавить в список чтобы увидеть вашу запись. Вы можете добавить несколько таких записей.

Шаг 7: Нажмите ОК и сохраните настройки. Попробуйте отправить тестовое письмо и проверьте, работает ли оно. Если нет, значит, вы нарушили правила. Так что вам, возможно, придется к ним вернуться.

Примечание: Помните, что если вы удаляете электронные письма в папках поиска, они также удаляются из исходного местоположения. Но если вы удалите папку поиска, связанные с ними электронные письма останутся нетронутыми на своих исходных местах.

Заключение

Как вы думаете, насколько полезны для вас папки поиска? Собираетесь ли вы использовать их в сочетании с другими правилами, которые у вас уже есть?

Я создал для себя немало. Они действительно помогают мне организовать вещи еще на один шаг вперед и быстро записывать разные типы писем, которые мне нужно обработать.