Быстрый поиск старых писем в MS Outlook с помощью групп электронной почты

Пока мы на работе, электронные письма, как правило, занимают много времени. И одна из причин в том, что мы не умеем быстро просматривать электронные письма. Например, когда дело доходит до извлечения старого электронного письма, мы обычно сначала начинаем прокрутку. Вряд ли эффективный способ найти старые электронные письма. Я в основном говорю об использовании MS Outlook (потому что это то, что большинство из нас использует на работе) и связанные с ним функции.

Ранее мы рассказывали вам о просмотр вложений в области чтения. Что ж, это один из способов схватить электронную почту за шею. Но сегодня мы поговорим о просмотре электронных писем в группах и посмотрим, как это может еще больше помочь вам в быстром поиске старых писем.

Дельный Совет: Возможно, вы захотите узнать, как активировать и настроить область чтения, панель навигации и панель дел. Вот руководство GT на что.

Шаги по просмотру писем в группах

Главное преимущество использования этого трюка заключается в том, что он действительно помогает и ускоряет процесс удаления старых писем в трудную минуту.

Шаг 1: Во-первых, вам нужно убедиться, что Показать в группах функция активирована в вашем интерфейсе. Итак, перейдите к Просмотр -> Упорядочить по и проверьте то же самое.

Когда вы устанавливаете флажок «Показывать в группах как включено», электронные письма по умолчанию упорядочиваются по группам. Дата (Сегодня, вчера, на прошлой неделе и т. Д.). Такое расположение служит достойным разграничением.

Шаг 2: Если вам не нравится значение по умолчанию или вы хотите изменить правило группировки, вы должны щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок панели сообщений, где он читается Организовано… Затем вы можете выбрать критерии новых критериев для группировки.

Обратите внимание, что правило применяется только к текущей выбранной папке. Я обычно группирую по Из предложение, когда мне нужно предыдущее сообщение.

Шаг 3: Если у вас есть длинный список контактов и несколько сообщений для каждого из них, вам нужен быстрый способ добраться до него. На этот раз щелкните правой кнопкой мыши заголовок группы и произнесите Свернуть все.

Шаг 4: Когда вы это сделаете, все группы свернут список сообщений, которые они содержат. Щелкните значок плюса для нужной цепочки, и все сообщения в этой группе будут доступны сразу.

Другие параметры группировки, которые я считаю полезными и часто требующимися, - это «Кому», «Тема», «Категории» и «Важность». Вы можете найти свои собственные или создать собственное представление, перейдя в Просмотр -> Упорядочить -> Пользовательский.

Заключение

Описанные выше шаги - это всего лишь попытка использовать и извлечь выгоду из доступных функций MS Outlook. Я следую им в своей повседневной жизни. Попробуйте, и вы сможете выиграть несколько секунд каждый день. Даже это имеет большое значение для улучшения вашей рабочей жизни, не так ли?