8 основных приемов использования OneNote для управления проектами

OneNote широко используется для создания заметок. Однако вы можете легко использовать OneNote для управления проектами с помощью интеллектуальной организации, шаблонов OneNote, функций совместного использования и интеллектуальной интеграции с Outlook.

Возможно, вы не хотите использовать другой инструмент управления проектами и стремитесь работать с одним интерфейсом весь день. У вас уже есть все данные в Блокнот OneNote, а использование того же программного обеспечения для управления проектами должно обеспечить беспроблемный опыт. Следуйте приведенным ниже советам и работайте с OneNote.

Также на Guiding Tech

1. Использование записной книжки, раздела и страниц OneNote

OneNote использует уникальный метод организации заметок. В отличие от Evernote и Примечания Apple, вы не ограничены использованием тегов для упорядочивания заметок. Вы можете положиться на разделы и страницы, чтобы организовать мысли.

Вы можете создать отдельную записную книжку для предстоящего проекта и создать для него разные разделы. Например, вы можете создать новую записную книжку как имя приложения / программного обеспечения, добавить в нее такие разделы, как UX, UI, Связь, Разработка программного обеспечения и Тестирование.

Добавьте необходимые заметки или страницы и создайте идеальный блокнот, которым можно поделиться.

2. Возьмите руку помощи от шаблонов OneNote

Создание каждой страницы OneNote с нуля занимает много времени. В конце концов, вы выбираете OneNote в качестве инструмента управления проектами, чтобы сэкономить время. Не так ли?

Вы можете выбрать один из встроенных шаблонов OneNote и быстро начать работу.

Шаг 1: Откройте OneNote на своем компьютере.

Шаг 2: Выберите соответствующую записную книжку и раздел.

Шаг 3: Добавьте новую страницу и щелкните меню «Вставка» вверху.

Шаг 4: Выберите Шаблоны страниц.

Шаг 5: Откроется специальное меню шаблонов.

Шаг 6: Выберите нужный шаблон из списка и ощутите волшебство.

Вам нужно всего лишь внести несколько изменений здесь и там. Вы даже можете создавать собственные шаблоны OneNote, чтобы сэкономить больше времени в будущем. Прочтите наш специальный пост, чтобы узнать как создавать шаблоны в OneNote.

3. Добавить электронные письма Outlook в OneNote

В некоторых случаях вам необходимо отправить важные электронные письма клиента в OneNote для справки.

Outlook предлагает прямую интеграцию с OneNote. Вот как это можно использовать.

Шаг 1: Откройте Outlook в Windows.

Шаг 2: Выберите электронное письмо, которое вы хотите отправить в OneNote.

Шаг 3: Щелкните трехточечное меню в правом верхнем углу и выберите OneNote.

Outlook спросит вас, где вы хотите сохранить электронное письмо в OneNote. Выберите раздел в записной книжке, и все готово.

4. Добавить соответствующие файлы в OneNote

Прежде чем поделиться записной книжкой OneNote с другими, вам необходимо добавить на страницу соответствующие файлы и таблицы. Сделать это довольно просто.

На странице OneNote выберите Вставить. Вы получите возможность интегрировать файл Excel на страницу. Если вы хотите записать аудио или видео, вы можете легко сделать это из того же меню.

Также на Guiding Tech

5. Поделиться записной книжкой OneNote

Теперь, когда вы создали идеальную записную книжку OneNote с шаблонами, сообщениями электронной почты, файлами и т. Д., Пришло время поделитесь записной книжкой с другими членами команды для управления проектом.

Шаг 1: В записной книжке OneNote щелкните Файл в верхнем левом углу.

Шаг 2: Выберите Поделиться.

Шаг 3: Введите адреса электронной почты других участников и дайте им разрешение на редактирование.

Шаг 4: Нажмите «Поделиться» внизу и позвольте другим присоединиться к записной книжке.

6. Следить за недавними изменениями

Как только ваша команда присоединится к записной книжке OneNote, вы захотите отслеживать изменения, внесенные другими.

В записной книжке OneNote перейдите в меню Журнал вверху. Выберите «Последние изменения» и проверьте изменения, внесенные другими пользователями на странице. Вы также можете искать изменения по конкретному автору из меню «Найти по автору».

7. Основные теги для отслеживания статуса задачи

OneNote поставляется с десятками встроенных тегов для отслеживания прогресса проекта. Со страницы OneNote вы можете перейти на главную и проверить Теги.

Вы можете добавлять различные теги, такие как «Проект», «Обсудить с человеком X», «Запрос клиента», «Важное», «Обратный звонок», «Отправить по электронной почте» и т. Д.

8. Страница защиты паролем OneNote

Вы же ведь не хотите, чтобы у каждого члена команды был доступ ко всем страницам OneNote? Некоторые страницы OneNote могут содержать конфиденциальную информацию, такую ​​как результаты за квартал, резкие отзывы клиентов, окончательный дизайн пользовательского интерфейса и многое другое.

Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к этим страницам, вы можете защитить их паролем в разделе «Обзор».

Также на Guiding Tech

Таким образом, доступ к странице будет только у вас и избранных членов команды.

Освойте возможности управления проектами OneNote

Зачем доплачивать за специальный инструмент для управления проектами, если вы можете выполнять работу из самого OneNote? Конечно, специальные инструменты имеют множество функций, но спросите себя, будете ли вы их использовать? В противном случае OneNote может стать идеальным решением для управления небольшими проектами на ходу.