Как создавать шаблоны электронной почты в Gmail и Outlook

Мои последние несколько месяцев с Microsoft Outlook и Lotus Notes были довольно интересными. я никогда не был фанатом настольные почтовые клиенты, но когда я начал использовать эти приложения, я никогда не мог вернуться. Одной из наиболее полезных функций, предоставляемых этими клиентами, является возможность создавать шаблоны электронной почты, также известный как канцелярские товары, который может отправлять ежедневные электронные письма, где большая часть тела электронной почты такая же. быстрый. Будь то ежедневный отчет или просто электронное письмо с подтверждением, готовый шаблон может сэкономить много времени.

Я видел, как люди ищут в своей папке «Отправленные» электронное письмо, а затем пересылают его после редактирования. На практике это работает лучше, чем перекомпоновка всего электронного письма по памяти, но изменение строки темы и редактирование адреса может занять некоторое время.

Кроме того, вероятность ошибок увеличивается, когда речь идет о ручной работе. Поэтому, чтобы улучшить ситуацию, я предлагаю использовать расширение для Chrome под названием

Шаблоны писем Горгия который может помочь вам создавать и использовать шаблоны электронной почты в Gmail, Yahoo, Outlook и других популярных почтовых клиентах.

Начало работы с Горгием

После установки расширения щелкните значок на панели расширения, чтобы открыть страницу конфигурации.

Gorgias поставляется с 4 шаблонами по умолчанию, чтобы дать вам общее представление о том, что вы можете делать с расширением. Чтобы создать новый шаблон, нажмите кнопку Новый шаблон кнопку и начните с присвоения ей имени. После этого вы можете начать вводить текст письма в Содержимое шаблона поле. Если вы хотите добавить поле темы также в шаблон, нажмите на поля настройки и проверьте Вариант темы.

Возможности шаблонов электронной почты Gorgias

Настоящая сила расширения заключается в возможности использовать переменные при заполнении шаблона. Предположим, вам нужно автоматически заполнить имя человека. В таком случае нажмите на кнопку Вставить переменную кнопку и выберите Кому: Имя вариант. Когда вы вставите шаблон, расширение автоматически заполнит эти имена переменных из контактных данных электронной почты и упростит создание похожих электронных писем для разных контактов.

Еще одна интересная особенность Текстовый ярлык и, используя эту конкретную опцию, вы можете инициировать завершение шаблона с помощью клавиши табуляции.

После того, как вы создали несколько шаблонов, пришло время вставить один из них в электронное письмо. Открыть Окно создания Gmail и вы заметите кнопку Gorgias с правой стороны. В расширении будут перечислены все сохраненные вами шаблоны, и одним щелчком мыши они будут вставлены в тело письма. Вы также можете использовать текстовый ярлык и нажать кнопку табуляции, чтобы упростить задачу.

Классный совет: Перешлите отправленное электронное письмо и щелкните правой кнопкой мыши окно создания, чтобы создать шаблон из существующих электронных писем. Разве это не круто?

Бесплатная версия расширения ограничивает шаблоны одним устройством, и нет возможности синхронизировать шаблоны с помощью онлайн-аккаунта.

Поэтому, если у вас есть два или более устройств, на которых вы работаете, вам придется создавать шаблоны отдельно в каждой системе, если вы не купите платное приложение. Кроме того, вы рискуете потерять данные, если удалите Chrome или расширение или переустановите Windows. Но за 4,99 доллара в месяц вы можете получить функцию синхронизации с совместным использованием командных шаблонов.

Вывод

Gorgias — отличное приложение, если вы ежедневно работаете с подобными электронными письмами. Я уже поставил ему 5 звезд в интернет-магазине Chrome. Я также связался с разработчиками, чтобы добавить в шаблоны некоторые дополнительные переменные, такие как время и дата. Попробуйте сегодня и поделитесь с нами своим мнением.

Последнее обновление: 03 февраля 2022 г.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается беспристрастным и аутентичным.