Как создавать проекты и управлять ими в Google Docs
Разное / / May 11, 2022
Чтобы противостоять растущему количеству модульных инструментов повышения производительности на рынке, Google разработал Google Docs как идеального помощника для выполнения работы. Со многими аккуратные надстройки Smart Canvas, Документы Google в последнее время привлекают внимание. Одним из таких дополнений является использование Документов в качестве инструмента управления проектами среди членов команды. Вот как вы можете создавать проекты и управлять ими в Документах Google.
В мае 2022 г. Google представил два новых дополнения на смарт-холст для улучшения совместной работы. Использование раскрывающихся опций и таблицы шаблоны, теперь проще, чем когда-либо, управлять проектами и задачами в Документах Google. Мы создадим проект с нуля, добавим соответствующие детали и, наконец, пригласим членов команды для управления им в этом посте. Давайте начнем.
Исследуйте шаблоны таблиц
Шаблоны таблиц — это различные готовые к использованию базы данных, основанные на ваших предпочтениях. Вот как вы можете использовать правильные шаблоны.
Шаг 1: Откройте Google Chrome или любой настольный браузер, введите docs.новый в адресной строке и нажмите Enter, чтобы открыть новый документ Документов.
Шаг 3: Выберите «Вставить» вверху и выберите «Таблица» в раскрывающемся меню.
Шаг 4: В разделе «Таблицы» выберите «Шаблоны таблиц» и проверьте шаблоны управления проектами по умолчанию.
Вы также можете ввести @ и выбрать соответствующий шаблон из раскрывающегося меню. Здесь мы будем использовать дорожную карту продукта, чтобы начать работу.
Создать базу данных проекта
Теперь, когда вы добавили соответствующий шаблон таблицы в Документы Google, пришло время настроить его в соответствии с вашими предпочтениями.
Добавить, удалить столбцы и строки
Шаблон дорожной карты продукта по умолчанию содержит четыре столбца и четыре строки. Этого может быть недостаточно для всех. Давайте добавим еще несколько блоков в микс.
Шаг 1: Чтобы добавить столбец, наведите курсор на верхнюю ячейку.
Шаг 2: На скриншоте ниже вы увидите небольшое плавающее меню.
Шаг 3: Выберите значок +, чтобы вставить столбец справа.
Точно так же вы можете переместить левую сторону и щелкнуть значок +, чтобы добавить еще одну строку. Вы можете перетаскивать строки и столбцы в Документах Google в любой момент.
Чтобы переместить строку, наведите курсор на первую ячейку, перетащите ее с помощью меню из шести точек. Вы можете использовать то же плавающее меню (см. снимок экрана выше), щелкнуть значок с шестью точками и изменить положение столбца.
Используйте и настраивайте параметры раскрывающегося списка
Официально это называется выпадающими чипами; это позволяет вам быстро просмотреть статус проекта. Вот как вы можете добавить новые параметры раскрывающегося списка и отредактировать существующие с помощью цветового кодирования. Во-первых, давайте покажем вам, как реализовать их в любой ячейке.
Шаг 1: В документе Google Docs выберите ячейку, в которой вы хотите реализовать функцию раскрывающегося списка.
Шаг 2: Тип @падать и выберите то же самое из предложения.
Шаг 3: Вы можете либо создать новый раскрывающийся список в соответствии с вашими требованиями, либо выбрать из существующих — Статус проверки, Статус запуска, Да/Нет.
Шаг 4: Проделайте то же самое во всех соответствующих ячейках.
После того, как вы добавили раскрывающееся меню, вы можете настроить его с помощью дополнительных параметров.
Настроить параметры раскрывающегося списка
Вот как вы можете настроить параметры раскрывающегося списка и добавить новые параметры статуса.
Шаг 1: Щелкните стрелку вниз рядом с раскрывающимся меню.
Шаг 2: Выберите Добавить/изменить параметры.
Шаг 3: Вы можете изменить имя шаблона, положение статуса и даже удалить его с помощью значка удаления.
Шаг 4: Нажмите кнопку «Новый» внизу, чтобы добавить новую опцию и дать ей соответствующее имя.
Шаг 5: Вы можете нажать на меню цвета и выбрать вариант цвета.
Шаг 6: После того, как вы нажмете «Сохранить», у вас будет два варианта на выбор.
Только этот экземпляр: Изменение будет применяться только к раскрывающемуся меню выбора.
Применить ко всему: Вам следует использовать эту опцию. Изменения будут применены ко всем выпадающим меню с теми же свойствами.
Вы можете создать любое количество раскрывающихся меню и добавить их в любой столбец или строку в документе Google Docs.
Добавить заметки и связанные файлы
Поскольку Документы Google тесно интегрированы с Диском Google, вы можете легко добавлять справочные файлы из Документов, Таблиц и Слайдов.
Шаг 1: Введите @ символ в ячейке и продолжайте вводить название документа.
Шаг 2: Документы Google отобразят соответствующие файлы из вашей учетной записи Диска.
Шаг 3: Выберите файл и добавьте его в свою базу данных.
Вы также можете добавлять заметки, на которые могут ссылаться члены вашей команды.
Делитесь Документами Google
Теперь, когда у вас есть идеальный документ Google Docs со всеми соответствующими деталями проекта, вы можете пригласить к нему членов своей команды.
Шаг 1: Нажмите кнопку «Поделиться» вверху.
Шаг 2: Добавьте идентификаторы электронной почты людей, дайте им необходимые разрешения и нажмите кнопку «Отправить».
Освойте Google Документы
Вам больше не нужно переключаться между специальный инструмент управления проектами и Google Документы. Вы можете попробовать интеллектуальный холст в Документах и воспроизвести тот же опыт в одном месте. Конечно, это не сравнится с продвинутыми инструментами, такими как Asana, Jira или AirTable, которые поставляются с автоматизацией и другими функциями. Но это все еще многообещающее начало для Google, и нам не терпится увидеть, как компания усовершенствует прочную основу.
Последнее обновление: 11 мая 2022 г.
Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается беспристрастным и аутентичным.
ВЫ ЗНАЛИ
Notion, приложение для повышения производительности, было основано в 2013 году.
Написано
Ранее Парт работал в EOTO.tech, освещая технические новости. В настоящее время он работает фрилансером в Guiding Tech, пишет о сравнении приложений, учебных пособиях, советах и рекомендациях по программному обеспечению и подробно изучает платформы iOS, Android, macOS и Windows.