15 лучших советов по использованию Outlook для iOS как профессионал

Microsoft обладает невероятной способностью постоянно создавать потрясающие мобильные приложения. Часто заставляет задуматься, как же, черт возьми, они испортили Windows Phone, Правильно? И неудивительно, что Outlook для iOS не стал исключением.

Если бесплодный набор функций в родном приложении Apple Mail просто больше не подходит для вас, тогда Outlook должен стать глотком свежего воздуха. Независимо от того, настраивает ли он автоматические ответы или планирует получение электронных писем на потом, приложение электронной почты Microsoft просто ломает стереотипы.

Из-за огромного количества встроенных функций все может быть ошеломляющим. Например, что, черт возьми, такое сфокусированные входящие? Или вообще можно нормальный ответ? Если вы только что установили Outlook для iOS, вы обязательно запутаетесь.

К счастью, все, что нужно, - это немного покопаться, чтобы ознакомиться с этим замечательным приложением и приручить его так, как вы хотите, чтобы оно работало. И эти изящные указатели должны помочь вам сделать это еще быстрее.

1. Обучите свой сфокусированный почтовый ящик

Сфокусированный почтовый ящик раздражает. По крайней мере, при первом запуске Outlook для iOS. Но как только вы узнаете, как это работает, это просто феноменально.

Считайте это своего рода фильтром, отображающим только важные сообщения. Приложение использует различные алгоритмы машинного обучения для ряда вещей, таких как ответы и частота обмена сообщениями, чтобы определить, что в нем проявляется с течением времени.

Конечно, сфокусированный почтовый ящик не идеален, и время от времени вы будете видеть, как в него крадутся бесполезные электронные письма. Или, что еще хуже, найдите важные электронные письма, отправленные в папку «Другие входящие».

К счастью, вы можете ускорить скорость обучения приложения, вручную классифицируя неправильно категоризированные электронные письма.

Для этого откройте электронное письмо, коснитесь значка с горизонтальным многоточием в правом верхнем углу экрана, а затем коснитесь либо Переместить в другую папку «Входящие» или «Переместить в папку« Сфокусированные входящие »» в зависимости от того, в какую папку «Входящие» вы действительно хотите, чтобы похожие электронные письма отправлялись в папку будущее.

После того, как вы сделаете это какое-то время, вы должны "сконцентрироваться" на входящих письмах.

2. Изменить уведомления по умолчанию

Вы только что научились улучшать работу Focused Inbox. Но, конечно, вы все равно хотели бы знать, по крайней мере, что у вас есть новые письма и в вашем Другом почтовом ящике. А учитывая, что Outlook для iOS потенциально может неправильно классифицировать важные сообщения электронной почты из недавно добавленных контактов, всегда лучше оставаться в курсе.

По умолчанию приложение предоставляет push-уведомления только для папки «Сфокусированные входящие». Однако вы также можете получать аналогичные уведомления для писем, которые вы также получаете в папке «Другие входящие».

Начните с нажатия значка в форме гамбургера в верхнем левом углу экрана.

В появившемся меню коснитесь значка настроек в форме шестеренки.

Теперь вы находитесь на панели настроек. Прокрутите вниз до раздела «Почта» и нажмите «Уведомления».

На экране почтовых уведомлений коснитесь «Избранные» и «Другие входящие».

Теперь вы должны получать push-уведомления для всех писем, которые вы получаете. Конечно, вы также можете отключить push-уведомления - нажмите «Нет», если хотите полагаться исключительно на значки и звуки значков.

Кончик: Outlook позволяет полностью настроить параметры уведомлений отдельно для каждой учетной записи электронной почты, которую вы добавляете в нее.

Говоря о звуках, вы можете изменить звуковые уведомления по умолчанию как для входящих, так и для исходящих писем прямо на экране почтовых уведомлений.

3. Запланировать получение электронного письма на потом

Получили важное письмо с работы? Вместо того, чтобы просто читать и забывать обо всем после этого, в Outlook есть изящная функция, называемая планированием электронной почты, которая позволяет вам получать то же электронное письмо позже.

Как насчет сегодняшнего обеда? Или, может быть, завтра, когда вы приедете на работу? Не ошибка. Давайте позже изменим способ получения такого письма.

Открыв электронное письмо, коснитесь значка с горизонтальным многоточием в правом верхнем углу экрана и выберите «Расписание».

Если это ваш первый раз, вам необходимо создать папку для временного хранения запланированных писем в хранилище. Как только вы это сделаете, просто выберите предустановленное время - или установите собственное время - и затем нажмите «Расписание».

Вот и все. Теперь вы должны получить такое же электронное письмо на свой почтовый ящик в указанное время. Больше не нужно беспокоиться о том, чтобы что-то забыть или забить свой список дел. И, конечно же, никаких отговорок.

Примечание: После того, как вы запланируете электронное письмо, вы не найдете его в своем почтовом ящике, пока не получите его в назначенное время. Конечно, вы все еще можете получить к нему доступ через папку, которую вы создали для хранения запланированных писем.

4. Включить автоматические ответы

Планирование электронной почты - чертовски прекрасная функция. Но что, если вы в отпуске - или просто отдыхаете дома - и не хотите заниматься какими-либо прямыми делами на работе? Решение - автоматические ответы.

Просто настройте автоматический ответ с любой причиной или оправданием, которые придут вам в голову. И тогда любой, кто отправит вам электронное письмо, немедленно получит автоматический ответ. Для этого выберите свою учетную запись электронной почты в разделе «Учетные записи» в настройках Outlook.

На следующем экране нажмите «Автоматические ответы».

Включите переключатель рядом с автоматическими ответами и добавьте свой ответ. Outlook для iOS теперь должен использовать его для автоматического ответа на любые входящие электронные письма.

Примечание: Просто отключите переключатель рядом с автоматическими ответами, если вы хотите прекратить использование этой функции.

5. Выполнение обычных ответов

Outlook для iOS очень интуитивно понятен, но есть только один серьезный недостаток, который может свести с ума любого. Если вы какое-то время пользовались приложением, возможно, вы задавались вопросом, где, черт возьми, кнопка «Ответить», верно? Outlook по умолчанию использует функцию быстрого ответа, которая иногда не отключает ее, особенно когда дело доходит до добавления адресов CC или BCC к вашим ответам.

К счастью, в приложении есть полноценная опция ответа. Однако это скрыто.

Открыв электронное письмо, коснитесь значка с горизонтальным многоточием под меткой времени. В верхней части экрана есть еще один похожий значок. Так что не запутайтесь.

Вот и все.

Хотя процесс мышления, лежащий в основе быстрого ответа, довольно хорош, Microsoft следует сделать стандартный вариант ответа немного более заметным. Мы надеемся, что Microsoft решит эту проблему в будущем обновлении.

Также на Guiding Tech

6. Изменить действия смахивания по умолчанию

Действия смахивания по умолчанию для полученных писем довольно скучны - кто на самом деле хочет все время планировать и архивировать? Если вам нужны разные функциональные возможности для действий смахивания влево и вправо, Outlook для iOS позволяет легко их изменять.

Начните с перехода на панель настроек Outlook. Оказавшись внутри, нажмите «Параметры смахивания».

Теперь вы должны увидеть два варианта - Смахнуть вправо и Смахнуть влево.

Нажмите на одно, и вы можете выбрать набор действий, которые вы можете поменять местами - Пометить как прочитанное, Удалить, Пометить и т. Д.

Или, если вы хотите предотвратить любые случайные действия по смахиванию, просто нажмите «Нет».

7. Пора уходить

Хотели бы вы получать напоминания о приближении к важным календарным событиям? И не только обычные уведомления, но и те, которые учитывают ваше текущее местоположение, время доставки, и окружающее движение просто чтобы вы могли добраться куда угодно, имея достаточно времени? Что ж, это довольно просто благодаря функции Time To Leave в Outlook для iOS.

Примечание: Эта функция доступна только для учетных записей Outlook.com, Office 365 и Gmail.

После того, как вы включите время выхода для своей учетной записи электронной почты через панель настроек, ожидайте получения push-уведомлений в наиболее оптимальное время для перехода к запланированным событиям.

А для вашего удобства Time To Leave даже вытаскивает для вас карту с указанием маршрута к мероприятию. Довольно крутая штука, а?

8. Измените браузер по умолчанию

iOS очень непреклонна, когда дело доходит до сохранения Safari в качестве браузера по умолчанию для просмотра веб-страниц в приложениях на iPhone и iPad. Но Outlook для iOS позволяет это изменить.

Если вам нравится использовать Chrome или Собственный мобильный браузер Microsoft Edge, то вы можете изменить браузер по умолчанию, который Outlook использует для открытия ссылок в полученном письме.

Для этого нажмите «Открыть ссылки с помощью» на экране настроек Outlook.

Теперь остается только выбрать свой любимый браузер.

9. Различные приложения для направлений

Итак, вы изменили браузер по умолчанию, но как насчет картографической службы, которую Outlook для iOS использует по умолчанию? Если вам не нравится использовать Apple Maps вместо Google Maps, вы также можете это изменить. И если вы живете за пределами Соединенных Штатов, тогда вам действительно следует.

Для этого перейдите на панель «Настройки» и нажмите «Открыть маршрут с помощью».

Теперь вы можете выбрать стороннее приложение например, Google Maps или Waze.

10. Изменить подпись Outlook по умолчанию

Для крупного почтового приложения подпись по умолчанию, которая отображается в ваших отправленных электронных письмах, просто смешна. Получить Outlook для iOS? Да ладно, Microsoft!

Вставить что-нибудь получше, коснитесь Подпись на экране настроек.

Теперь вы можете добавить свое имя, профессию или что-то еще, что вы ненавидите печатать каждый раз, когда отправляете электронное письмо.

Честно говоря, вместо этой дурацкой рекламы Outlook должно работать что угодно, не так ли?

Также на Guiding Tech

11. Повышение безопасности

Что, если кто-то наведет на вас быстрый удар в тот короткий момент, когда экран вашего iPhone разблокирован? Если вы часто получаете очень конфиденциальная или личная электронная почта, а затем подумайте о добавлении дополнительного уровня безопасности в Outlook для iOS.

На экране настроек у вас должна быть опция Touch ID или Face ID.

Просто включите его, и Outlook для iOS теперь защищен от несанкционированного доступа.

12. Включение с надстройками

Outlook для iOS полон функций, а также позволяет еще больше оживить ситуацию, подключив надстройки. Будь то прямая передача сообщения в Evernote или ответ кому-то в формате GIF, эти надстройки действительно делают электронную переписку довольно увлекательной.

Чтобы получить доступ к доступным надстройкам, просто коснитесь «Надстройки» на экране настроек.

Видели что-нибудь полезное? Просто коснитесь значка «+» рядом с ним, чтобы мгновенно активировать надстройку.

Включенные надстройки перечислены в алфавитном порядке и доступны после нажатия значка с горизонтальным многоточием под меткой времени полученного электронного письма.

13. Включить виджет Outlook

Время уйти может спасти вам день. Но разве вы не хотите заранее отслеживать предстоящие события, чтобы планировать их соответствующим образом? Тогда вам действительно стоит включить виджет Outlook.

Для этого просто коснитесь значка «Изменить» на крайнем левом главном экране.

Затем нажмите кнопку «+» перед значком Outlook, чтобы виджет Outlook появился на экране блокировки. Теперь вы должны видеть предстоящие события в виджете, что позволяет значительно сэкономить время, которое в противном случае тратится на ручную проверку календаря Outlook.

14. Искать в аккаунтах что угодно

Outlook для iOS - чудовище, когда дело доходит до поиска. И, в отличие от приложения iOS Mail, Outlook позволяет находить что угодно - будь то электронные письма, вложения или контакты - практически в кратчайшие сроки. Он также сканирует все добавленные учетные записи электронной почты на предмет релевантности, что безумно полезно, когда вы не знаете, где вам нужно искать в первую очередь.

Так как же это сделать? Видите этот значок поиска внизу экрана? Просто коснитесь его, чтобы начать.

Затем введите свой запрос, и Outlook должен немедленно вытащить все совпадающие элементы. Чтобы отфильтровать электронные письма с вложениями, нажмите этот крошечный переключатель с надписью «Вложения» в правой части экрана.

15. Дайте знать о вашей доступности

Не всем нравится полагаться на синхронизированные календари или ответы на приглашения планировать встречи. Что, если потенциальный бизнес-клиент - или кто-то еще - захочет встретиться с вами по старинке?

Вместо того, чтобы возиться и потенциально путать ваши даты и время, Outlook для iOS имеет отличную функцию, которая поможет вам только в этих случаях.

Видите этот крошечный значок календаря при создании сообщения или ответе на него? Просто коснитесь его, а затем выберите «Отправить доступность».

После этого должен запуститься календарь Outlook. Просто нажмите на временные интервалы, которые вы хотите выбрать, и вы увидите, что они вставлены прямо в тело письма.

Очень удобно, правда?

Также на Guiding Tech

Пора раскрыть потенциал Outlook для iOS

Ну вот и все. Пора наконец начать использовать Outlook для iOS, чему могут позавидовать все. Конечно, вы все равно должны найти в приложении массу других полезных опций. Outlook не перестанет удивлять вас в ближайшее время, так что не прекращайте экспериментировать.

Вы используете другие полезные советы и рекомендации с приложением Outlook, которым хотите поделиться? Не стесняйтесь оставить комментарий и дайте нам знать.