5 рекомендаций по безопасному использованию Microsoft Office 365

Microsoft Office считается излюбленным вариантом в сфере офисных пакетов. Популярное программное обеспечение используют миллионы потребителей и предприятий вокруг света. Он также имеет сильное влияние на корпоративный сектор. Вот почему становится все более и более необходимым безопасное использование Office 365, онлайн-версий для удобной совместной работы.

Компания предлагает широкий ассортимент Персональных, Бизнес, и корпоративные планы. С каждым планом вы получаете доступ к приложениям Office, OneDrive и многому другому, а также к некоторым условиям. Конечно, вы собираетесь создавать, редактировать и хранить личную, а также конфиденциальную информацию с помощью Microsoft Word, Excel и OneDrive.

Вот почему так важно усилить безопасность во время редактирования, просмотра и совместного использования.

В этом посте я расскажу вам о пяти основных практиках безопасного использования Office 365. Применяйте эти измерения и не беспокойтесь о краже данных или неправильном использовании. Давайте начнем.

Получить Office 365

1. Используйте надежный пароль и включите двухфакторную аутентификацию

Это элементарно. При создании учетной записи Microsoft используйте надежный пароль, состоящий из букв, цифр и специальных символов.

Если вы беспокоитесь о их запоминании, я бы посоветовал вам приобрести менеджер паролей. Есть много эффективных предложений, таких как LastPass, Enpass, 1Пароль, SafeInCloud и другие.

Вы можете использовать их встроенный генератор паролей и автоматический вход как на iOS, так и на Android для беспроблемного входа в систему.

Выбор надежного пароля - одна из частей процесса. Я настоятельно рекомендую вам усилить безопасность, используя двухфакторную аутентификацию.

Не выбирайте только проверку номера мобильного телефона. Было много случаев, когда хакеры могли получить доступ к учетной записи человека с помощью замены SIM-карты, а затем прочитать OTP из сообщений. Генеральный директор Twitter Джек Дорси - недавняя жертва такой практики.

Использовать Приложения 2FA (двухфакторная аутентификация) которые генерируют случайные коды в определенный период. Введите этот код после экрана пароля. Authy был бы моим предпочтительным выбором для многоплатформенной поддержки и возможностей синхронизации.

Также на Guiding Tech

2. Защита конфиденциальных документов паролем

Чтобы предотвратить открытие и доступ к конфиденциальным документам неизвестными, вы всегда можете защитить документы паролем с помощью встроенного инструмента паролей.

Щелкните меню «Обзор» на панели ленты, коснитесь «Защитить документ», и в диалоговом окне вы сможете добавить пароли и некоторые правила, относящиеся к нему.

Говоря о правилах, вы можете добавить пароль для просмотра документа, установить другой пароль, чтобы другие пользователи могли вносить изменения в документ. Можно также запретить коллегам добавлять комментарии, используя дополнительные параметры.

Вы можете включить этот маленький переключатель в разделе конфиденциальности, чтобы скрыть личную информацию из файла.

3. Добавить дату истечения срока действия ссылки для общего доступа OneDrive

Приложения Office 365 тесно интегрированы с облачной платформой Microsoft OneDrive. Что ж, вы также можете использовать Box и Dropbox, но я рекомендую OneDrive, поскольку он по умолчанию интегрирован в Windows 10, а также поставляется с хранилищем объемом 1 ТБ для подписчиков Office 365.

Каждый файл Word, PowerPoint и Excel автоматически сохраняется на облачной платформе Microsoft.

Теперь при предоставлении общего доступа к файлу или папке из приложения OneDrive Microsoft предлагает удобный способ добавить дату и время истечения срока действия этой общей ссылки.

В OneDrive Web при предоставлении общего доступа к папке вы можете нажать «Поделиться» и выбрать установленную дату истечения срока действия. Оттуда выберите время и дату истечения срока действия ссылки.

Однако на мобильных устройствах все немного сложнее. Выполните следующие действия, чтобы выполнить то же действие в приложениях для iOS и Android.

Шаг 1: Загрузите OneDrive и войдите в систему с учетными данными и кодом 2FA.

Шаг 2: Перейдите к папке, которой вы хотите поделиться, и нажмите на меню из трех точек.

Шаг 3: Выберите поделиться и выберите настройки ссылки.

Шаг 4: Добавьте время и дату для ссылки и включите переключатель.

Поскольку упомянутая выше функция связана с OneDrive, вы можете использовать ту же технику для добавления срока действия изображений и видео.

Также на Guiding Tech

4. Добавить пароль к ссылкам OneDrive

Второй вариант, упомянутый выше, чаще всего используется, когда вы хотите защитить паролем только один файл за раз. Но если вы хотите поделиться 8-10 документами за один раз, лучше защитить ссылки OneDrive паролем.

В таких случаях вы можете загрузить все документы в одну папку в OneDrive.

Теперь откройте OneDrive в Интернете, выберите папку и нажмите в меню общего доступа. В диалоговом окне выберите добавить пароль, а затем поделитесь ссылкой на папку.

Получатель должен будет ввести пароль перед доступом к файлам в нем.

Я знаю, что решение не так настраиваемо, как вариант раздела, который позволяет блокировать определенные разрешения и скрывать личные данные. Однако в целом способ OneDrive выполняет свою работу с точки зрения дополнительного уровня безопасности.

К сожалению, вы не можете использовать эту функцию в мобильных приложениях. Он доступен только в сети OneDrive.

5. Используйте биометрию в OneDrive

Как вы уже догадались, OneDrive играет центральную роль в работе с Office 365.

Будь то OneNote, Word или Excel, каждый из них сохраняет файл в OneDrive. Вот почему важно обеспечить безопасность с помощью биометрических данных в мобильных приложениях.

Зайдите в «Настройки»> «Безопасность» и включите FaceID или защиту отпечатков пальцев для iOS и Android.

Скачать OneDrive для iOS

Скачать OneDrive для Android

Также на Guiding Tech

Наслаждайтесь безопасным опытом работы с Office 365

Microsoft понимает потребности потребителей и предприятий в обеспечении безопасности своих данных. Вот почему компания ввела несколько мер безопасности в пакет Office 365.

Недавно компания анонсировала Personal Vault для OneDrive, что позволяет добавлять в него личные документы с дополнительным уровнем безопасности.

Следующий: Не знаете, что такое личное хранилище, и хотите узнать о нем больше? Прочтите сообщение ниже, чтобы узнать подробности.