Как запланировать отсутствие электронной почты в Outlook

Каждый заслуживает отпуска или небольшого перерыва в работе. Однако, если вы собираетесь в отпуск на несколько дней и не можете находиться в офисе для обслуживания клиентов, рекомендуется настроить автоматические ответы или электронные письма об отсутствии на работе в Outlook. Таким образом, вы можете сообщить другим, когда, почему и как долго вы будете недоступны. Вы также можете указать, с кем связаться в ваше отсутствие, используя ответы об отсутствии на работе.

Вы можете легко настроить и запланировать неофициальную почту в Outlook в Интернете, приложениях для Windows и Mac. К сожалению, вы не можете сделать то же самое из Мобильные приложения Outlook. В этом посте мы рассмотрим все три платформы и покажем вам, как запланировать уведомления об отсутствии на работе в Outlook.

Также на Guiding Tech

Планирование отсутствия электронной почты в Outlook Web

Настольные приложения Outlook хороши, но Outlook Web остается наиболее многофункциональным среди этой троицы. Новые функции, такие как

Вот как настроить автоматические ответы в Outlook в Интернете.

Шаг 1: Посетите Outlook в Интернете.

Посетите Outlook Web

Шаг 2: Щелкните значок «Параметры» в правом верхнем углу и выберите «Просмотреть все параметры Outlook».

Шаг 3: Выберите Почта на левой боковой панели и нажмите Автоматические ответы.

Шаг 4: Включить переключатель автоматических ответов.

Шаг 5: Вы можете настроить, чтобы ваши ответы начинались и заканчивались в определенное время. В противном случае они будут работать, пока вы их не отключите. Включите отправку ответов только в течение определенного периода времени. Выберите Время начала и Время окончания.

Шаг 6: Введите свой персональный ответ со всей необходимой информацией и нажмите кнопку «Сохранить» внизу.

При составлении ответа вы можете использовать редактор форматированного текста Outlook, чтобы составить идеальный ответ. Вы также можете включить Отправлять ответы в меню контактов внизу. Но мы не будем рекомендовать это, потому что если вы включите эту опцию, только сохраненные контакты Outlook получат автоматический ответ. Другие могут пропустить ответ об отсутствии на работе.

Также на Guiding Tech

Планирование отсутствия почты в офисе в Outlook Mac

В настоящее время Microsoft поддерживает два приложения Outlook на Mac. Переключатель «Новый Outlook» в приложении Outlook на Mac приведет вас к новый интерфейс Outlook что Microsoft планирует в ближайшее время.

Функция «Нет на рабочем месте» доступна только в старом приложении Outlook для Mac. Вот как им пользоваться.

Шаг 1: Откройте приложение Outlook на Mac.

Шаг 2: Выберите Инструменты в строке меню.

Шаг 3: Щелкните "Вне офиса".

Шаг 4: Включите Отправлять автоматические ответы для учетной записи Outlook.

Здесь у вас есть возможность создавать разные автоматические ответы для вашей организации и за ее пределами.

Шаг 5: Выберите Время начала и Время окончания и нажмите ОК внизу.

К сожалению, в приложении Outlook Mac отсутствует редактор форматированного текста для создания автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов в Outlook Windows

В Windows у нас есть приложение «Почта», встроенное в ОС, и приложение Outlook, входящее в пакет Microsoft 365. В приведенном ниже примере мы будем использовать приложение Outlook от Microsoft 365.

Шаг 1: Откройте Outlook в Windows.

Шаг 2: Не закрывайте меню «Почта» и выберите «Файл» в строке меню.

Шаг 3: На странице «Информация» вы найдете параметр «Автоматические ответы». Нажмите здесь.

Шаг 4: Включите Отправлять автоматические ответы и выберите время начала и время окончания.

Шаг 5: Введите свой автоматический ответ с помощью функционального текстового редактора и нажмите ОК внизу.

Одна область, в которой Outlook для Windows превосходит Outlook Mac и Outlook Web, - это правила в автоматических ответах.

После ввода автоматического ответа вы можете нажать «Правила», и откроется специальное меню для установки правил.

Выберите «Добавить правило», и вы сможете создавать различные правила автоматизации в Outlook. Например, вы можете автоматически пересылать определенные электронные письма на другой адрес электронной почты.

Вы также можете настроить Outlook на автоматическое удаление определенных писем с маркетинговыми ключевыми словами. Таким образом, когда вы вернетесь из отпуска, вас не засыпают сотнями электронных писем.

Другой сценарий может быть настраиваемыми ответами. Допустим, некоторые клиенты для вас важнее. Вы можете добавить их адрес электронной почты в Правила и установить для них собственный ответ по электронной почте. Сброс продолжит получать обычные автоматические ответы в Outlook. Возможности здесь безграничны.

Также на Guiding Tech

Установить автоматические ответы в Outlook

Настройка автоматических ответов в нерабочее время показывает ваш профессиональный подход к работе. Ваши клиенты, покупатели и те, кто обращается к вам по электронной почте, ценят новости по электронной почте. Выполните описанные выше действия и настройте электронную почту вне офиса в Outlook.