8 лучших советов от Microsoft Teams, чтобы использовать его как профессионал

Слабина изменил игру обмена сообщениями с момента его дебюта в августе 2013 года. Он заменил электронную почту для внутреннего общения во многих командах и организациях. В это время, Microsoft Teams обогнала Slack с более чем 13 миллионами пользователей, объединив его со службой Office 365.

Кроме того, он извлекает выгоду из надежной экосистемы Microsoft, созданной за долгие годы. Если в вашем офисе или организации есть подписка на Office 365, тогда общение и совместная работа через Teams станут легкими.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших советов и уловок для пользователей Microsoft Team, которые помогут им повысить свою продуктивность и использовать их как профессионалы.

1. Горячие клавиши

Сочетания клавиш могут сэкономить много времени, особенно когда вы используете такое приложение, как Teams. Скорее всего, вы будете использовать его весь день для общения с коллегами. Есть только два ярлыка, которые вам нужно запомнить как новичку.

1. / - клавиша косой черты показывает все команды, которые вы можете давать с помощью различных сочетаний клавиш.
2. / keys - список всех сочетаний клавиш, которые вы можете использовать. Список довольно длинный, чтобы поделиться им. Найдите и запомните те, которые вам пригодятся.

Как видно на снимке экрана, вы наберете эти два ярлыка в строке поиска вверху, чтобы найти то, что ищете.

2. Имя группы

Чат - это основная функция Microsoft Teams, но поиск конкретного разговора внутри канала может быть сложной задачей. Вы можете решить эту проблему, присвоив этому окну чата или группе значимое имя. Например, если вы обсуждаете новое руководство по продукту A, вы можете назвать окно чата «Ошибки продукта A». Облегчает поиск в будущем.

Для этого просто нажмите на значок карандаша в верхней части окна чата, чтобы отредактировать его, а затем дайте ему имя. Работает только для групповых чатов, а не для приватных.

3. Пересылка писем

В GT мы почти не используем электронную почту и в основном полагаемся на Slack для общения друг с другом. Это работает для нас, но не означает, что вы можете полностью отказаться от электронной почты. Электронная почта здесь, чтобы остаться. Microsoft это знает, и именно поэтому она позволяет пользователям пересылать электронные письма с вложениями в каналы групп из любых доменов электронной почты из белого списка.

Мало того, если вы нажмете «Дополнительные настройки» на следующем экране, вы сможете контролировать, кто может отправлять электронные письма, и это тоже из определенных доменов, чтобы уменьшить количество нежелательных писем.

4. Создавайте гифки

Делиться гифками - это весело, но создавая их тем более. Я рад, что Teams позволяет участникам создавать свои собственные GIF-файлы, позволяя им проявлять творческий подход и снижать стресс, чтобы сбалансировать серьезные обсуждения.

Teams интегрирует Giphy, популярное предназначение для GIF, чтобы делиться своими произведениями искусства с другими членами команды.

5. Боты

Автоматизация повторяющихся задач экономит время, и боты могут быть полезны. В Teams есть несколько ботов, которые вы можете использовать в своих интересах. Бот Who полезен для поиска членов команды в организации в зависимости от их ролей и обязанностей. Например, кто является ведущим продавцом продукта X?

Боты действуют так же, как члены команды, а это значит, что вы можете общаться с ними, задавать им вопросы, и они ответят.

Другие боты включают бота Календаря, который находит свободное место в ваших календарях и календарях и расписании членов вашей команды. встречи, Polly для создания опросов и сбора отзывов и YellowAnt для подключения к более чем 40 приложениям для создания интеллектуальных рабочие процессы. Вот как можно создавать своих собственных ботов.

6. Вкладки

В Teams есть уникальная функция - вкладки. Вы можете посвятить каждую вкладку отдельному ресурсу, который может быть видео, веб-сайтом или приложением. Это зависит от того, чего вы хотите с его помощью достичь. Я думаю, что он лучше всего подходит для приложений, которые вы хотите использовать при работе с Teams.

Вкладки упрощают управление рабочим процессом и предотвращают дублирование важных частей процесса. Например, вы можете создать вкладку для Trello, чтобы каждый член команды мог получить к ней удобный доступ. Просто нажмите значок «+», чтобы выбрать приложение. Обратите внимание, что уже есть вкладка для обмена файлами.

7. Закладка

Небольшая, но часто игнорируемая функция Teams - это опция закладок. Если вы получили важное сообщение, но хотели бы вернуться к нему позже, вы можете просто добавить его в закладки и изменить позже.

Щелкните значок меню рядом с сообщением, чтобы сделать это.

8. Иммерсивный читатель

Кто-то поделился с вами документом? Вместо того, чтобы читать его полностью, вы можете использовать опцию Immersive Reader, чтобы сделать две вещи. Уберите все отвлекающие факторы, чтобы был виден только текст. Упрощает сосредоточение внимания на документе или сообщении.

Вы также можете прослушать документ со словами, выделенными в режиме реального времени. Еще одна интересная функция - это перевод. Вы можете выбрать сообщение и перевести его на более чем 60 языков с помощью Microsoft Translator.

Работа в команде на всем пути

Microsoft Teams - отличный инструмент для совместной работы, и это не проблема, если вы уже работаете с другими продуктами Microsoft, такими как Office 365. Надеюсь, что некоторые из советов, которыми мы поделились выше, помогут вам работать более продуктивно.

Следующий: Папка "Входящие" вашего Outlook выходит из-под контроля? Щелкните ссылку ниже, чтобы узнать, как использовать правила для управления Outlook 365.