Как создать группу электронной почты в Outlook

Электронная почта остается основным источником общения между предприятиями, малыми предприятиями, потребителями и маркетологами. Бывают случаи, когда вам нужно часто отправлять одно и то же электронное письмо группе людей. Вместо того, чтобы каждый раз добавлять контакты в меню создания почты, вы можете создать группу электронной почты в Перспективы и избавь себя от хлопот.

После создания группы вы можете вставить ее в электронное письмо и отправить одно сообщение нескольким людям за раз. Чтобы быть ясным, все термины, такие как группа контактов, список контактов, группа электронной почты или список рассылки, одинаковы. Так что не запутайтесь среди них.

Это важно для каждого пользователя Outlook, когда он / она планирует отправить массовое электронное письмо группе получателей, включая сотрудников, коллег или друзей. Групповое электронное письмо помогает каждому пользователю отправить одно электронное письмо нескольким получателям за один раз, а не выполнять утомительное копирование и вставку.

В конце концов, почти 400 миллионов пользователей электронной почты активно полагаются на Outlook в качестве основного средства электронной почты и очень часто сталкиваются с этой проблемой. В этом посте будет показано, как создать групповое электронное письмо в Outlook, используя метод по умолчанию. Давайте начнем.

Также на Guiding Tech

Что такое группа электронной почты

Группа электронной почты (контактная группа) - это набор идентификаторов электронной почты для частой отправки электронных писем. Когда администратор отправляет электронное письмо группе электронной почты, все контакты в этой группе получают одно и то же электронное письмо.

Это похоже на WhatsApp Broadcast, когда администратор отправляет сообщение в список рассылки, и все участники группы получают сообщение.

Использование контактов Outlook для создания группы электронной почты

В приведенном ниже примере мы собираемся использовать Outlook в Интернете для создания контактной группы. Уловка будет работать на всех платформах, таких как Chrome OS, Windows, Mac и даже Linux.

Вот пошаговое руководство по созданию группы Outlook для массовой рассылки электронных писем.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.

Шаг 2: Outlook Web собирает небольшие приложения, такие как календарь Outlook, контакты Outlook, Microsoft To-Do, и заметки. Коснитесь значка контактов Outlook.

Шаг 3: На следующем экране будут показаны все контакты Outlook, которые вы сохранили в Outlook.

Шаг 4: Наведите указатель мыши на контакт, который хотите добавить в список рассылки, а затем установите флажок, чтобы выбрать его. Повторите эти действия для каждого контакта, который хотите добавить в список.

Шаг 5: Убедитесь, что с каждым добавляемым контактом связан адрес электронной почты. В противном случае они не будут отображаться в ярлыке, когда вы отправите им электронное письмо позже.

Шаг 6: После выбора каждого контакта щелкните список «Добавить в», а затем выберите «Новый список контактов».

Шаг 7: Дайте списку соответствующее имя и нажмите Enter.

В Outlook можно создать сколько угодно ярлыков. Не забудьте дать им подходящие имена, такие как Семья, Офис, Бизнес, Клиенты и т. Д.

Также на Guiding Tech

Отправить электронное письмо с помощью группы электронной почты в Outlook

Теперь, когда вы создали список в Outlook, пришло время отправить электронное письмо с помощью Outlook. Следуйте инструкциям в списке контактов в Outlook.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете.

Шаг 2: Нажмите на кнопку «Написать» в верхнем левом углу.

Шаг 3: В окне «Новая почта» начните вводить имя, которое вы дали списку контактов, а затем щелкните предложение, когда оно появится под текстовым полем.

Шаг 4: После выбора списка контактов заполните электронное письмо, а затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить его всем в списке группы.

В отличие от Gmail, Outlook Web не отображает добавленные адреса электронной почты в меню создания письма. Он просто показывает название контактной группы. Это облом, так как вам, возможно, придется дважды проверить имена контактов и идентификаторы электронной почты, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Редактировать группу электронной почты в Outlook

Если вы недавно расширили свою семейную группу или офисную группу новыми участниками, вы можете добавить их в группу контактов Outlook. Выполните действия, указанные ниже в группе редактирования электронной почты.

Шаг 1: Откройте контакт Outlook в Интернете.

Шаг 2: Выберите «Все списки контактов» в гамбургер-меню.

Шаг 3: Выберите список контактов, который вы хотите отредактировать.

Шаг 4: Нажмите кнопку «Изменить» в списке контактов.

Шаг 5: Здесь вы можете ввести имя контакта или адрес электронной почты, чтобы добавить его / ее в группу контактов электронной почты.

Шаг 6: Если вы хотите удалить какой-либо существующий контакт, нажмите на значок x рядом с ним.

Совет профессионала: Если вы хотите меньше путаницы между созданными группами, добавьте описание группы электронной почты.

Ограничения группы Outlook

Прежде чем приступить к созданию групп электронной почты Outlook, вам необходимо понять некоторые ограничения этого метода.

• Хотя вы можете легко отправлять групповые электронные письма в Outlook, создание группы электронной почты - это ручной и трудоемкий процесс. Кроме того, вам необходимо убедиться, что вы добавили идентификаторы электронной почты каждого контакта, который вы собираетесь добавить в эту группу.
• Ответить на электронную почту сложно. Допустим, вы отправили электронное письмо группе людей. Некоторые из них ответили, а некоторые нет. Вам нужно будет составить отдельное письмо для каждого адреса электронной почты и отправить несколько писем вручную.
• Группе Outlook не хватает персонализация. Вы не можете настроить групповые электронные письма для отдельных получателей. Помните, что вы составляете электронное письмо для группы, а не для одного человека. Обычное электронное письмо не произведет хорошего впечатления по сравнению с подробным и индивидуальным.

Также на Guiding Tech

Отправляйте массовые рассылки по электронной почте в пути

Группы электронной почты могут быть благословением для тех, кто отправляет одно и то же электронное письмо группе людей. Это обязательное дополнение для малого и среднего бизнеса. На индивидуальном уровне это упрощает процесс электронной почты и экономит для вас ресурсы и время.