Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

Microsoft Outlook - самый популярное решение для электронной почты среди предприятий и предприятий. Что касается потребителей, Outlook отстает от Gmail. В почте Outlook по умолчанию предусмотрено 15 ГБ свободного места. При таком количестве маркетинговых или банковских рекламных акций и прочего мусора, который мы получаем, очень легко потерять эти важные электронные письма из виду. Вы можете избежать ситуации, архивируя менее необходимые электронные письма и удаляя рекламные и нежелательные сообщения.

Если ваш почтовый ящик Outlook работает медленно или работает странно, вам необходимо заархивировать или удалить ненужные электронные письма. Ручное архивирование электронной почты может быть трудоемким и утомительным процессом.

Microsoft предлагает функцию Focused Inbox, но она ограничивается фильтрацией релевантных писем для пользователя. Еще одно полезное дополнение - правила Outlook. Это версия Outlook IFTTT. С помощью правил можно создать множественную автоматизацию для перемещения определенных писем в архив или удаления раздела писем.

В этом посте мы познакомим вас с функцией правил Outlook и создадим некоторые правила для автоматического архивирования писем из Outlook. В сообщении также будет рассказано об еще одной бонусной уловке Outlook, позволяющей отменить подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Давайте начнем.

Также на Guiding Tech

Создать правило автоархивации из электронного письма

Функция правил Outlook доступна только для Outlook Mac, Windows и Интернета. Вы не можете получить доступ к функции правил на мобильном телефоне. В этом посте мы собираемся использовать Outlook в Интернете, поскольку он работает одинаково на всех платформах.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.

Шаг 2: Выберите нерелевантное письмо и откройте его.

Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек и выберите «Создать правило».

Шаг 4: Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя в папку архива.

После этого все электронные письма от отправителя будут перемещаться напрямую в архивный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Архив» в папках.

Создание правил автоархивации из настроек Outlook

Упомянутый выше трюк перемещает все электронные письма от отправителя в архив. Что, если кто-то захочет заархивировать электронные письма с определенными темами или ключевыми словами из тела сообщения?

Например, меня утомили кредитные предложения, новости о коронавирусе или любой другой маркетинговый мусор из моего банка. Тем не менее, я регулярно обращаюсь к ежемесячной выписке по моему банковскому счету и счетам по кредитным картам. Если у вас есть аналогичные предпочтения по темам или предметам, выполните следующие действия, чтобы настроить некоторые правила.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2: Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.

Шаг 3: Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».

Шаг 4: Назовем его Bank Rules и добавим условие.

Шаг 5: Добавьте ключевые слова, которые больше не актуальны для вас, я добавил такие термины сообщения, как ссуда, EMI и т. Д.

Шаг 6: Создайте правило для перемещения всех писем в папку «Архив» и нажмите «Сохранить».

Теперь, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами Loan, EMI или Important, они будут автоматически перемещаться в папку Archive.

Давайте создадим еще одно полезное правило. А не ___ ли нам? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я аплодирую их усилиям, иногда становится утомительно читать новости о смертельном вирусе каждый день. С помощью правил Outlook вы можете автоматически архивировать эту почту, прежде чем она привлечет ваше внимание.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки»> «Почта»> «Правила».

Шаг 2: Дадим новому правилу название «Коронавирус» и добавим условия.

Шаг 3: Добавьте условия, например, если в теле сообщения есть ключевое слово (например, Corona virus или COVID-19), а затем переместите эти электронные письма в папку архива.

Я создал десятки Правила Outlook. Это мощная функция, а возможности безграничны. Вот как я его использую. Всякий раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило, чтобы перемещать все входящие электронные письма в папку «Во время путешествия», чтобы они никогда не отвлекали меня во время семейного отдыха.

Некоторые сомнительные компании продолжают рассылать нежелательную электронную почту в мой почтовый ящик Outlook. Они не оставили мне выбора, кроме как создать правило автоматического удаления для удаления этих писем.

Также на Guiding Tech

Отписаться от отправителей электронной почты

Функция автоматического архивирования полезна, когда вы хотите, чтобы почтовый ящик был чистым от поддельных писем. Но если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя, вам нужно использовать функцию отмены подписки из электронного письма.

Однако найти эту крошечную кнопку отказа от подписки в каждом письме может занять много времени и быть скучным. К счастью, с Outlook в Интернете, вы можете увидеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2: Перейдите в Почта> Подписки.

Шаг 3: Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, и вы также можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.

Я использую эту функцию один раз в квартал, чтобы удалить ненужные электронные письма из списка.

Также на Guiding Tech

Держите свой почтовый ящик в чистоте

Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления, автоматической архивации входящих писем, перемещения их в разные папки на определенное время и даже отмены подписки на ненужного отправителя из единого меню. Это на милю улучшило мой опыт работы с электронной почтой. Как вы планируете использовать правила Outlook? Отключите звук в разделе комментариев ниже.