Как создавать правила и управлять ими в Outlook 365 Webmail

Управление электронной почтой - сложная задача. От своевременного ответа на электронные письма и добавления напоминания на важные электронные письма, есть множество вещей, претендующих на наше внимание. Кроме того, множество спам-писем, засоряющих входящие, усугубляют головную боль. В итоге неорганизованный почтовый ящик затрудняет поиск важных писем.

Да, управление электронной почтой - сложный бизнес, но, к счастью, его можно упростить с помощью правил. Outlook 365 Webmail поддерживает множество правил, которые позволяют пересылать электронные письма в определенную папку. Вы можете сразу удалить электронные письма от конкретного отправителя. Звучит круто, правда?

Прежде чем мы начнем, давайте быстро рассмотрим, как работают правила электронной почты.

Как работают правила

Правила - это способ получить чистый и организованный почтовый ящик. Типичное правило состоит из триггера, действия и исключения. После срабатывания правила оно запускает действие, такое как удаление сообщения электронной почты, добавление его в папку или пересылка в другую учетную запись.

Что касается правил, в Outlook 365 есть множество опций, как действий, так и условий. Вы можете либо сопоставить тему, либо выбрать конкретный адрес, либо вручную выбрать имя отправителя.

И что самое приятное, вы можете добавить столько условий, сколько захотите. Все, что вам нужно сделать, это выбрать правильные условия.

То же самое и с действиями - вариантов много. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать правило, выбрать условие для обработки большего количества правил, а затем бинго!

Теперь, когда мы установили, как работают правила, давайте посмотрим, как их создавать.

Также на Guiding Tech

Как создавать правила в Outlook 365

Шаг 1: Откройте Outlook и щелкните значок «Настройки» в правом верхнем углу. Затем нажмите «Просмотреть все параметры Outlook» внизу.

Шаг 2: Выберите Электронная почта на левой панели, а затем выберите Правила. Теперь нажмите на опцию Добавить новые правила и дайте имя новому правилу.

Если вы выбираете условия для людей, вам нужно будет ввести правильные адреса. Что касается тем, вам нужно будет добавить точные ключевые слова.

Шаг 3: Как только вы определились с условием, самое время добавить действие. Действие представляет собой то, что вы хотите делать с электронными письмами, соответствующими вышеуказанным условиям.

Прямо сейчас веб-почта Outlook 365 позволяет пересылать, удалять, закреплять электронные письма и многое другое.

Шаг 4: Вы хотите правило электронной почты нет срабатывать временами? Если да, нажмите Добавить исключение и введите необходимое условие.

Затем нажмите «Сохранить». Здесь вы создали правило электронной почты.

Примечание: В отличие от других почтовых клиентов, таких как Gmail, новое правило электронной почты применяется к сообщениям, полученным после создания правила. Он не работает со старыми сообщениями.

Также на Guiding Tech

Когда использовать правило Stop Processing More?

Вы, должно быть, обратили внимание на флажок «Остановить обработку дополнительных правил» при создании правил. Эта опция применима, если у вас есть несколько правил для вашего почтового ящика, которые могут применяться к одному сообщению.

Например, предположим, что у вас есть правило A, которое перемещает все информационные бюллетени из Guiding Tech в папку. с именем GT NL и еще одно Правило B, которое перенаправляет все электронные письма с ключевым словом "Android" на ваш дополнительный адрес электронной почты. учетная запись.

В этом сценарии вы не хотите, чтобы правило B выполнялось после успешного выполнения правила A. Вот тогда и появляется опция «Остановить обработку дополнительных правил». После того, как он соответствует определенному условию, он останавливает выполнение других правил.

Для этого вы должны убедиться, что приоритет правил установлен соответствующим образом, что мы увидим в следующем пункте.

Редактирование и управление правилами в Outlook 365

В Outlook 365 правила выполняются в порядке, указанном в таблице. К счастью, заказ не постоянный, и вы можете изменить приоритет.

Для этого нажимайте стрелки вверх и вниз. Чтобы изменить правило, щелкните значок «Изменить» и внесите изменения. Не забудьте их спасти!

Бонусные советы: грамотное управление электронной почтой

1. Развернуть электронные письма

Очистка - еще один способ очистить почтовый ящик. Подобно Правилам, этот позволяет автоматически удалять все электронные письма от определенного отправителя.

Он не просто удаляет электронные письма. Вы можете удалить электронные письма или сохранить в цепочке последние электронные письма.

Очистить электронную почту очень просто. Просто откройте письмо, которое вас беспокоит, и нажмите на значок «Очистить» вверху.

Затем выберите параметры из раскрывающегося списка. Второй - лучший, так как автоматически создает правило. После этого нажмите «Сохранить».

Примечание: Параметр очистки папок «Отправленные», «Черновики», «Нежелательная почта» и «Удаленные».

Также на Guiding Tech

2. Блокировать отправителей и домены

Помимо вышеперечисленного, вы можете заблокировать определенных отправителей и домены в целом. Просто перейдите в раздел «Нежелательная почта», нажмите «Добавить» и введите адреса электронной почты или доменное имя.

В то же время вы также можете добавить надежных отправителей и домены. Этот параметр гарантирует, что важные электронные письма (или письма от важных людей) не попадут в корзину.

Просто нажмите «Добавить» и добавьте доменное имя или адреса электронной почты.

Здравствуйте, Умный почтовый ящик!

Что ж, вот как вы можете создавать правила и управлять ими, а также очищать свой почтовый ящик от всего бессмысленного беспорядка. В конце концов, мы не можем позволить себе пропустить важные электронные письма, не так ли?

Если вы используете какие-либо интересные правила, которыми хотите поделиться, упомяните их в разделе комментариев ниже.

Следующий: Хотите избавиться от нежелательных информационных бюллетеней из своего почтового ящика? Следующий пост покажет вам, как это сделать.