Включение уведомлений по электронной почте для общих таблиц Документов Google

Гугл документы - отличный способ поделиться информацией с коллегами или кем-либо в целом. Хотя совместное использование - это замечательно, еще одна функция, которую вам следует реализовать, когда двое или более работают вместе, - это уведомления когда вносятся изменения. С помощью Документов Google вы можете настроить уведомления, которые будут отправляться, когда электронная таблица был изменен. Есть несколько вариантов, как это сделать, поэтому взгляните ниже и начните делиться своими Google Документами.

Как поделиться таблицей Google Docs

Поскольку большинство пользователей Документов Google сначала делятся документом, а затем используют правила уведомлений, чтобы отправлять им сообщения по электронной почте о внесенных изменениях, мы сначала перечислим, как предоставить общий доступ к документу в Документах Google.

В правом верхнем углу документа найдите кнопку с названием Делиться. Если вы наведете на него указатель мыши, он укажет статус совместного использования, который Только мне по умолчанию, то есть никому не передается.

Щелкните это Делиться кнопку, чтобы открыть диалоговое окно для обмена с другими людьми.

Если у вас все еще есть имя по умолчанию для документа без названия, вам будет предложено изменить имя перед отправкой.

Смотреть под У кого есть доступ и вы найдете всех, с кем поделитесь документом. Поскольку по умолчанию не предоставляется общий доступ, вы будете единственным человеком, указанным здесь.

Нажмите Изменять сразу после Частный раздел. Этот Настройки обмена Окно должно указать, как должно происходить совместное использование.

Общедоступно в Интернете: Документ можно найти в поисковых системах, и любой может открыть его и получить к нему доступ в зависимости от Доступ правило.

Всем, у кого есть ссылка: Доступ к нему могут получить только те люди, у которых есть ссылка на документ. Доступ основан на Доступ правило.

Частный: Никто не может просматривать или изменять этот документ, кроме владельца.

Скажем, мы выбрали второй вариант для Все, у кого есть ссылка чтобы иметь доступ к просмотру документа.

Нажмите Сохранить вернуться к обычному Настройки обмена окно. Отсюда вы можете скопировать ссылку, чтобы использовать ее для совместного использования, или использовать любую из кнопок социальных сетей под ссылкой.

В качестве альтернативы, вместо использования вышеуказанных параметров, вы можете отправить документ кому-либо по электронной почте прямо из Настройки обмена окно.

Внизу введите адрес электронной почты в поле Пригласить людей раздел и укажите тип доступа справа.

Теперь, когда мы поделились файлом, давайте посмотрим, как включить уведомления, чтобы знать, когда пользователь вносит изменения.

Включение уведомлений для электронной таблицы Google

Важная заметка: Эта функция доступна только в электронных таблицах Документов Google, но не в документах и ​​слайдах.

Перейдите к Инструменты -> Правила уведомлений.

Это откроет Установить правила уведомлений окно. Здесь мы внесем все изменения, необходимые для уведомлений по электронной почте.

Выберите любой из вариантов того, какие события должны произойти для уведомления. Например, выберите Любые изменения внесены чтобы отправить электронное письмо, когда что-либо в электронной таблице было изменено. Либо выберите отдельные ячейки или другой вариант из этого списка.

Наконец, выберите внизу, когда отправлять электронное письмо. Под Сообщите мне с помощью, выберите, чтобы получать электронное письмо с дайджестом, которое будет рассылаться раз в день с информацией об изменениях, или выберите Электронная почта - сразу чтобы получить уведомление сразу после внесения изменения.

Примечание: Уведомления по электронной почте отправляются только на адрес, связанный с учетной записью Google Документов. Никакие дополнительные адреса не могут быть включены в электронные письма с уведомлениями.

Нажмите Сохранить чтобы гарантировать отправку всех изменений.

Заключение

Поделиться таблицей с коллегой - отличная идея для сотрудничество. Когда вносятся изменения, вам, скорее всего, нужно будет их проверить и просмотреть. С легкостью настраивайте уведомления по электронной почте в общих таблицах с помощью Документов Google.