Как легко сохранять ответы на формы Google в разные таблицы

Google Forms, пожалуй, один из самых популярных сервисов для сбора опросов, и легко понять, почему. Из добавление условной логики к загрузка файлов, Forms - это благо как для геодезистов, так и для учителей. Но как опытный пользователь должен знать, что трудно сортировать и анализировать каждый ответ на листе, особенно если у вас есть множество ответов.

Разве не было бы проще, если бы вы могли автоматически сохранять каждый ответ Google Form на разных листах на основе ответа?

Что ж, это почти 2020 год, и было бы облом, если бы вам пришлось проводить всю сортировку и анализ вручную. Благодаря простым формулам и функциям Google Таблиц, это простая задача - сохранить все ответы Форм на отдельные листы.

Все, что вам нужно сделать, это выяснить, как бы вы хотели разделить ответы. После того, как вы выяснили условия (одно или несколько), следующие шаги будут довольно легкими.

Давайте начнем.

Метод 1: использование запроса

Этот метод использует функцию запроса Google Таблиц. Для тех, кто не знает, эта функция использует простые SQL-подобные запросы для сортировки данных таблицы в соответствии с вашими предпочтениями.

От математических формул, таких как Sum и Avg, до предложений типа Contains и Like, вы можете со многими экспериментировать. И, конечно же, вы можете выбрать диапазон данных, в котором вы хотите, чтобы эти условия выполнялись.

После этого вы можете поместить ответы на разные листы.

Итак, если нам нужно найти среднее значение столбца A, запрос будет выглядеть примерно так,

= Запрос (A1: A12, «выберите среднее (A)»)

Ниже приведены некоторые из условий, которые необходимо выполнить.

• Запрос должен быть заключен в кавычки.
• В противном случае запрос должен содержать ссылку на значения ячеек.
• Значения столбца должны быть логическими, строковыми или числовыми.

Этот метод просто требует начальной настройки на основе значений вашей формы. Когда вы будете удовлетворены первоначальными результатами тестирования, вы можете поделиться формой с общественностью.

Как использовать функцию запросов в таблицах для сохранения ответов на формы Google

Шаг 1: Откройте Google Forms и создайте свою форму. В нашем случае мы создали форму с вопросами с несколькими вариантами ответов (MCQ), поскольку мы хотим разделить данные по названию города.

После этого перейдите на вкладку «Ответы» и нажмите трехточечное меню рядом с крошечным значком «Таблицы».

Выберите в меню пункт «Выбрать место для ответа» и нажмите «Создать новую электронную таблицу». Дайте листу легко запоминающееся имя.

Как только ссылка на указанную таблицу будет установлена, откройте ее через Google Таблицы. На этом этапе вы заметите, что имя первого листа изменилось на Form Responses 1.

Шаг 2: Теперь откройте второй лист и вставьте следующую формулу в первую ячейку,

= query ('Form Responses 1'! A: E, "Select * Where D = 'Mumbai'")

Как видите, сначала идет имя листа, затем диапазон ячеек, а затем ваш условный запрос. Изменив условие в запросе, повторите то же самое для всех остальных вкладок.

В нашем случае третий и четвертый лист выглядели так,

= query ('Form Responses 1'! A: E, "Select * Where D = 'Delhi'")

= query ('Form Responses 1'! A: E, "Select * Where D = 'Kolkata'")

Шаг 4: Теперь все, что вам нужно сделать, это отправить пару тестовых ответов и увидеть, как разворачивается волшебство.

Совет профессионала: Если вы просто хотите выбрать значение столбца, замените * именем столбца.

Дальнейшая настройка запроса

Хорошо то, что лист обрабатывает имена заголовков, и вам не нужно о них беспокоиться.

Вы также можете настроить запрос в соответствии с условиями вашей формы. Например, если вы хотите сопоставить ответ респондента со строковым значением, предложение "Где" будет заменено предложением "Содержит" или "Нравится". И если вы сравниваете строковые значения, всегда разумно преобразовать строку с помощью функции Upper.

= query ('Ответы формы 1'! A: E, «Выбрать *, где E содержит 'хорошо'») = query ('Form Responses 1'! A: E, "Select * Where E like 'good'")

Кроме того, запросы Google Sheet не так сложны, как операторы SQL. Во-первых, вы не можете использовать параметр «%» для сопоставления ответов с заданным строковым значением. Работает только при точном совпадении. Таким образом, даже если кто-то ответил «хорошо» в ответе, вышеуказанный запрос его не улавливает.

Точно так же вы можете поиграть со свиданиями.

Примечание: Вам нужно будет прокрутить вправо, чтобы просмотреть или выбрать всю формулу, предложенную ниже.

Таблицы понимают только формат даты «гггг-мм-дд», поэтому вам, возможно, придется изначально установить формат столбца для лучших результатов.

= query (Form Responses 1 '! A: D, "select C, B, где B> date'" & TEXT (DATEVALUE ("1/1/2000"), "yyyy-mm-dd") & "'", 1 )

Вы также можете добавить более одного условия на свои листы. Все, что вам нужно запомнить, - это разделить два условия с помощью «ИЛИ» или «И».

Метод 2: фильтр

Еще одна альтернативная функция, которую вы можете использовать, - это фильтр для простых условий, которую можно использовать для получения конкретных результатов.

Например, следующее будет фильтровать строки с 1 по 7, когда значение столбцов с D1 по D2 имеет имя Mumbai.

= filter ('Форма ответов 1'! ​​A1: E7, 'Форма ответов 1'! ​​D1: D7 = "Мумбаи")

Однако эта формула может не работать, если вы ищете автоматическую отправку формы, в которой количество строк может превышать ваши ожидания.

Работайте с умом

Таким образом, вы можете легко разделить ответы Google Forms на разные листы. Лучше всего то, что основные данные всегда будут на первом листе, и вы сможете использовать их позже.

Единственное ограничение заключается в том, что вы не сможете напрямую скопировать содержимое листа с помощью функции «Копировать в». В этом случае Sheets копирует формулу вместо содержимого в новую таблицу, что, в свою очередь, делает новую таблицу бесполезной.

Хорошей новостью является то, что вы все еще можете копировать и вставлять контент вручную.

Следующий: Следует ли отказаться от Google Forms для Jot Forms? Прочтите следующую статью, чтобы узнать, какая служба создана для вас.