5 отличных советов по работе с разными версиями MS Office

Пакет MS Office с годами совершенствовался с точки зрения своих функций и возможностей. Однако то, что всегда вызывало беспокойство при последовательных обновлениях, - это совместимость новых версий со старыми.

Теперь, если вы используете разные версии MS Office или сотрудничаете с людьми, которые используют версию Office, отличную от вашей, то вы ежедневно сталкиваетесь с этой проблемой. Однако вам будет приятно узнать, что вы можете снизить риск возникновения проблем, просто запомнив и практикуя несколько вещей.

Посмотрим, что они из себя представляют.

Также см: Изучите и поймите различия между MS Office 2013 и Office 365 Прямо здесь.

1. Знайте форматы файлов

Office 2007-2013 использует другие расширения файлов по сравнению с Office 97-2003. В конце к ним добавлен символ «x», который указывает на использование расширенного языка разметки (XML).

Инструмент MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	док	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Работа в режиме совместимости

Когда вы открываете файл 97-2003 в продукте 2007-2013, файл открывается в режиме совместимости. Вы можете продолжить работу в этом режиме, чтобы не вводить вещи / функции, которые не поддерживаются.

Примечание: В режиме совместимости вы не сможете использовать функции 2007-2013, даже если вы используете версию программного обеспечения.

В идеале, если вы собираетесь поделиться своим документом с кем-то, кто использует 97-2003, вы должны продолжить работу в режиме совместимости.

3. Преобразование для новых функций

Если вы не собираетесь делиться более низкой версией файла и используете более высокую версию программного обеспечения, вам следует преобразовать файл. Таким образом, вы сможете воспользоваться новыми функциями.

Чтобы преобразовать документ, перейдите в Файл -> Информация -> Конвертировать как показано на схеме ниже. Таким образом, исходный файл будет преобразован и заменен.

4. Проверить наличие проблем

Предположим, вы работали в 2007–2013 годах и в конце работы понимаете, что вам нужно поделиться документом с тем, у кого 97-2003 гг. Во время работы вы могли использовать функции, не поддерживаемые более ранними версиями.

В таких случаях перед отправкой рекомендуется проверить наличие проблем. Таким образом вы снизите потенциальные риски потери данные и форматирование по обмену. Нажмите на Файл -> Информация -> Проверить наличие проблем а затем исправьте то, что предлагает программное обеспечение.

5. Сохранить как 97-2003

Если вы решите сохранить документ как документ 97-2003, несмотря на работу над более поздней версией, программа сама проверит совместимость. Если он их обнаружит, он предложит пользователю.

Тогда обмен никогда не будет проблемой.

Дельный Совет: Вы тот, у кого вообще нет MS Office? Вам когда-нибудь приходилось открывать один такой файл? Не волнуйтесь, вы можете открыть их без установленного MS Office.

Заключение

Это единственное, что вам нужно помнить, если ваша работа требует сотрудничества с людьми, работающими над разными версиями MS Office. Всего несколько дополнительных шагов, и вы действительно сможете избежать путаницы, которая может возникнуть из-за проблем с совместимостью.