Kompletný sprievodca archiváciou e-mailov v programe Outlook 2010

Väčšina z nás, ktorí používajú populárne webové e-mailové služby, má rád Gmail a Outlook.com pravdepodobne sa nikdy nestarajte o archiváciu, vzhľadom na to, že máme K dispozícii máme GB cloudového úložiska. Ak však ste práca v organizácii, alebo máte vzdelávací e-mailový účet, kde máte len obmedzený priestor na serveri na ukladanie e-mailov, je potrebné ich z času na čas archivovať.

Dnes vám teda povieme všetko, čo potrebujete vedieť o archivácii e-mailov v e-mailovom klientovi Outlook 2010, ktorý možno jednoducho implementovať aj do jeho ďalších verzií.

Začnime teda vytvorením archívu e-mailov v programe Outlook 2010.

Vytvorenie archívneho súboru

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vytvoriť nový archívny súbor, ktorý bude ukladať všetky e-maily lokálne vo vašom počítači. Ak ho chcete vytvoriť, kliknite na Ponuka Súbor na Outlook 2010 a vyberte možnosť Nástroje na čistenie. Nebojte sa, nevymažeme žiadny z vašich e-mailov.

V nástroji Clean up Tools uvidíte možnosť s názvom Archív. Kliknutím naň otvoríte okno na vytvorenie archívu. V okne vyberte priečinky, ktoré chcete archivovať. Ak chcete, môžete vybrať aj celú doručenú poštu. Ak chcete zahrnúť staré e-maily hneď pri vytváraní archívu, vyberte príslušný rozsah dátumov.

Nakoniec zadajte umiestnenie, do ktorého chcete súbory archivovať, a kliknite na tlačidlo OK. Môžete si tiež vybrať svoj spoločný disk ak je namapovaný na vašom počítači. Outlook vytvorí súbor PST na uloženie všetkých e-mailov ako archív vo vašom systéme.

Po vytvorení archívu sa zobrazí Archívna sekcia pod priečinkami poštovej schránky na ľavej table. Počiatočná archivácia môže nejaký čas trvať v závislosti od počtu e-mailov, ktoré ste zahrnuli do archívu.

Archivované e-maily budú mať rovnakú štruktúru ako vaša online poštová schránka so všetkými priečinkami a podpriečinkami. Ak ste na archiváciu vybrali iba konkrétne priečinky, automaticky sa zahrnú všetky podpriečinky.

Presúvanie e-mailov do archívu

E-mail môžete presunúť do archívu jednoduchým presunutím do sekcie archívu na ľavom paneli. Ak chcete hromadne presunúť e-maily, vyberte tie, ktoré chcete presunúť, a kliknutím pravým tlačidlom myši na ne otvorte kontextovú ponuku. Tu vyberte Archív priečinky v sekcii priečinkov a kliknutím na OK presuniete e-maily.

Môžete tiež vytvoriť nastavenia automatickej archivácie pre e-maily. Ak chcete vytvoriť automatickú archiváciu len pre konkrétny priečinok vo vašej poštovej schránke, kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a vyberte Vlastnosti.

Tu prejdite na Automatická archivácia a vyberte nastavenia, ktoré vám najviac vyhovujú. Ak chcete implementovať pravidlo automatickej archivácie do celej vašej poštovej schránky, otvorte Možnosť Outlook z ponuky a vyberte položku Pokročilé nastavenia.

Tu kliknite na Nastavenia automatickej archivácie a vytvorte pravidlá pre automatickú archiváciu e-mailov vo vašej poštovej schránke.

Presun archívneho súboru

Niekedy potrebujete prepnúť z jedného počítača na druhý (inovácia zo starého), inak sa vám môže stať, že vám na spoločnom disku organizácie dôjde miesto. Za týchto okolností budete musieť presunúť svoje archívne súbory a znova ich prepojiť s Outlookom. Poďme sa teda pozrieť, ako sa to dá urobiť.

Zrušte prepojenie a presuňte archívny súbor

Pred presunom archívneho súboru musíme odstrániť prepojenie z Outlooku. Ak to chcete urobiť, otvorte Ponuka Súbor a vyberte možnosť Nastavenia účtu.

V nastaveniach účtu prejdite na v sekcii Dátové súbory a uvidíte archívny súbor, ktorý ste udržiavali v aktuálnom systéme.

Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať archívny súbor a kliknúť na Odstrániť tlačidlo. Nebojte sa, archívny súbor neodstránite, ale odstránite iba jeho prepojenie v programe Outlook.

Teraz presuňte súbor do nového umiestnenia pomocou ľubovoľnej úložnej jednotky, ktorú máte k dispozícii.

Prepojenie archívneho súboru

Ak chcete prepojiť archívny súbor s programom Outlook, otvorte súbor Časť Dátový súbor ešte raz z nastavení účtu v programe Outlook a kliknite na tlačidlo Pridať. Teraz importujte súbor PST archívu, ktorý ste zálohovali, a otvorte e-maily zo sekcie archívu.

Zhutnenie archívneho súboru

Ak ukladáte archívny súbor na lokálny pevný disk, pravdepodobne si nemusíte robiť starosti s veľkosťou archívneho súboru, ale ak ide o zdieľaný disk v organizácii alebo cloudovom účte, v ktorom máte obmedzený úložný priestor, by bolo rozumné komprimovať archívny súbor, aby ste ušetrili úložný priestor. robiť.

Ak chcete zmenšiť veľkosť archívu, kliknite pravým tlačidlom myši na sekciu Archív na pravej table a vyberte Vlastnosti dátového súboru. Tu kliknite na Pokročilé tlačidlo otvorte dátový súbor programu Outlook. Teraz všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na Kompaktné teraz tlačidlo na zmenšenie veľkosti archívneho súboru.

Záver

Takže to bolo skoro všetko, čo človek potrebuje vedieť o archivovaní e-mailov v programe Outlook 2010 a som si celkom istý, že tieto kroky môžete použiť aj v programe Outlook 2013. Ak máte akékoľvek ďalšie pochybnosti o archivácii e-mailov, stačí napísať komentár a my vám radi pomôžeme.

Poďakovanie za najlepší obrázok: David Boyle