Ako sledovať zmeny, používať komentáre v zdieľanom dokumente MS Word
Rôzne / / December 02, 2021
V kancelárii niekedy potrebujeme vytvoriť a zdieľaný dokument viď. jeden dokument na použitie viacerými ľuďmi. V tomto prípade je tiež zrejmé, že privilegovaní urobia zmeny v dokumente; a občas urobiť zmeny, na ktoré iní nevedia prísť.
Preto je dobré sledovať úpravy vykonané v zdieľanom dokumente. Základným spôsobom, ako to urobiť, je pridať komentár po vykonanej zmene alebo upozorniť spolupracovníkov po vykonaní úprav. Ale to nie je vždy príliš pohodlné, najmä ak je dokument veľký. Našťastie, MS Word vás tu drží.
MS Word poskytuje dva vynikajúce nástroje tzv Komentujte a Sledovanie zmien pod jeho Preskúmanie tab. Aj keď som videl, že ich používa veľmi málo ľudí, tí, ktorí ich používajú, vedia, aké ľahké veci môžu byť, keď získate tieto dve vynikajúce funkcie. A dnes vás prevedieme základmi ich precvičovania.
Používanie komentárov v MS Word
Táto funkcia vám pomôže poskytnúť ostatným používateľom (tým, ktorí majú prístup k dokumentu) vašu spätnú väzbu alebo návrhy na určité veci. Napríklad vyberte nejaký text (ako to robím vo svojom článku) a stlačte
Nový komentár ikonu. Všimnite si štítok (s1) a zodpovedajúci komentár, ktorý bol k nemu pridaný v ľavom paneli.Teraz, keď ostatní používatelia otvoria dokument, môžu zobraziť komentár, prijať vašu spätnú väzbu alebo zanechať svoje vlastné komentáre. Pomocou nástrojov na stuhu môžete Odstrániť komentáre alebo dokonca skok na Predchádzajúci Nasledujúci komentovať.
Používanie sledovania zmien v programe MS Word na sledovanie úprav dokumentov
Ako už názov napovedá, táto sada vám pomôže sledovanie zmien ktoré sa robia na dokumente. V momente, keď zasiahneš Sledovanie zmien, všetko, čo zadáte nové, sa zobrazí červenou farbou a bude podčiarknuté. A všetko, čo odstránite, dostane prerazený ( Páči sa ti to ) namiesto vymazania.
The vertikálna čiara vľavo sa tiahne po celej dĺžke a obsahuje akúkoľvek zmenu. Spolu s týmto Kontrolný panel (dá sa vyvolať z pásu s nástrojmi) zobrazí podrobnosti o vykonávaných zmenách. Majiteľ tak bude mať dôkladné znalosti o úpravách, ktoré boli vykonané v dokumente.
Tieto zmeny môžete teraz prijať alebo odmietnuť kliknutím pravým tlačidlom myši.
Okrem toho si môžete zvoliť zobrazenie revízií v balónový formát (obrázok nižšie) alebo skontrolujte rôzne revízie dokumentu (prepínajte možnosti v rozbaľovacej ponuke s nápisom Konečné zobrazenie značiek; zobrazené na prvom obrázku).
Existuje mnoho ďalších činností týkajúcich sa formátovania a zmeny farieb, ktorých sa môžete držať. A som si istý, že tieto možnosti preskúmate, keď zvládnete základy.
Záver
Cieľom tohto článku bolo pokryť úplné základy, ktoré vám pomôžu začať s týmito dvoma úžasnými nástrojmi v MS Word. Ak ste ich už používali, možno sa budete chcieť podeliť o niekoľko trikov a tipov, ktoré poznáte, s našimi ostatnými čitateľmi. Pre tých, ktorí sa chystajú začať, povedzte nám o svojich skúsenostiach s prvým použitím.