Nastavte doručenie a potvrdenie o prečítaní pre e-maily v MS Outlook

Okrem toho, že e-maily slúžia ako spôsob komunikácie, možno ich považovať aj za formálne dôkazy v diskusiách. Namiesto významu, ktorý má pre profesionalitu, je potrebné venovať maximálnu pozornosť doručovanie správ v správnom čase a schopnosť odpovedať na tie najdôležitejšie za každých okolností (aj keď si na dovolenke).

Správy vysokej dôležitosti je tiež potrebné občas sledovať (od zdroja k cieľu). To by mohlo zabezpečiť, že správa bola doručená a/alebo bola prečítaná správnou osobou. MS Outlook (desktop klient) obsahuje integrovaný nástroj, ktorý vám s tým pomôže.

Poznámka: Toto funguje najlepšie, keď odosielateľ aj príjemca používajú desktopového klienta Outlook. Používatelia Gmailu to môžu skúsiť RightInbox na sledovanie správ a Yesware na kontrolu, kto čítal správy.

Aktivácia žiadostí o potvrdenie v programe Outlook

Najjednoduchším spôsobom aktivácie žiadostí o doručovanie a čítanie e-mailov je začiarknutie príslušných políčok pri vytváraní novej e-mailovej správy. Možnosti sú dostupné pod Možnosti -> Sledovanie v novom e-mailovom okne.

Toto by však slúžilo ako jediná požiadavka a museli by ste zopakovať aktivitu pre každú požadovanú inštanciu. Pre trvalé nastavenie postupujte podľa nižšie uvedených krokov: -

Krok 1: Prejdite do programu Outlook Nástroje a kliknite na možnosti aby ste vyvolali sprievodcu nastavením.

Krok 2: V dialógovom okne Možnosti prepnite zvýraznenie na Predvoľby tab. Kliknite na tlačidlo čítanie Možnosti e-mailu pod Email oddiele.

Krok 3: Ďalej sa otvorí dialógové okno Možnosti e-mailu. Pod Spracovanie správ nájdete Možnosti sledovania. Stlačte toto tlačidlo.

Krok 4: Ako je znázornené na obrázku nižšie, začiarknite Potvrdenie o doručení dostávať potvrdenie o doručení správ a zaškrtnúť Prečítať potvrdenie aby ste dostali potvrdenie, že vaša správa bola zobrazená.

Krok 5: Kliknite na Dobre. Kliknite na Dobre pre všetky dialógové okná, ktoré sa nahromadili od kroku 2 po krok 4.

S týmto nastavením budete musieť prejsť ručne Možnosti -> Sledovanie v novom e-mailovom okne iba v špeciálnom prípade.

Čo bude ďalej?

Skúsil som otestovať, či nastavenie funguje. Poslal som e-mail so skontrolovaným potvrdením o doručení a toto som dostal ako odpoveď.

Skúsil som to znova na potvrdenie o prečítaní a všimol som si, že ide o podmienenú vrstvu. Príjemca musí dať súhlas na odoslanie potvrdenia o prečítaní odosielateľovi správy.

So všetkým súhlasom som dostal potvrdenie o prečítaní mojej testovacej správy, ako je znázornené na obrázku nižšie.

Záver

To je niečo, čo vo svojom každodennom živote možno nepotrebujete. Ale určite to priťahuje pozornosť pri príležitostiach, keď chcete zabezpečiť a sledovať vývoj vecí. Myslíte si, že vám to dáva väčšiu výhodu pri práci s e-mailami? Dajte nám vedieť v sekcii komentárov.