6 najlepších tipov a trikov pre kalendár Microsoft Outlook, ako ho lepšie spravovať

Kalendár Microsoft Office je súčasťou produktov Microsoft 365 a nejde o samostatný program. Ak chcete získať prístup ku Kalendáru balíka Microsoft Office, musíte použiť program Microsoft Outlook.

Integrácia oboch aplikácií uľahčuje správu plánu z digitálneho aj fyzického hľadiska. Ak však chcete lepšie spravovať svoje Kalendár Microsoft Outlook, mali by ste vyskúšať niektoré z nižšie uvedených tipov.

1. Ako nastaviť pracovný čas v kalendári programu Outlook

Nastavením pracovného času v programe Outlook zaistíte, že každý, kto si prezerá váš kalendár, bude poznať váš dostupný pracovný čas. Týmto spôsobom sú schôdzky a stretnutia nastavené podľa dostupných období.

Krok 1: Spustite aplikáciu Outlook.

Tiež na Guiding Tech

Krok 2: Po spustení programu Outlook kliknite na kartu Súbor.

Krok 3: Kliknite na tlačidlo Možnosti.

Krok 4: Vyberte položku Kalendár.

Krok 5: V ponuke Pracovný čas zadajte podrobnosti o Začiatočnom čase, Čase ukončenia, Pracovnom týždni, Prvý deň v týždni a Prvý deň v roku.

Krok 6: Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny.

2. Obnovenie schôdze

Opätovné vytvorenie stretnutia je spôsob rezervácie nového stretnutia pomocou informácií z predchádzajúceho stretnutia. Týmto spôsobom, namiesto manuálneho zadávania podrobností o účastníkoch schôdze, čase, mieste atď., ušetríte čas a námahu opätovným vytvorením starej schôdze. Tu je postup, ako na to.

Krok 1: Spustite aplikáciu Outlook.

Krok 2: Vyberte ikonu Kalendár na ľavej strane obrazovky

Krok 3: Prejdite v kalendári na predchádzajúci dátum stretnutia.

Krok 4: Kliknite na konkrétnu schôdzu, podržte kláves Ctrl a potiahnite schôdzu na dátum alebo čas, kedy sa má nová schôdza uskutočniť.

Krok 5: Dvakrát kliknite na vytvorené nové stretnutie a všetky relevantné podrobnosti sa zobrazia ako vyplnené. Kliknutím na Odoslať odošlete pozvánku.

3. Vytvorenie stretnutia z e-mailu

Keď dostanete e-mail o udalosti a chcete si dohodnúť stretnutie s odosielateľom e-mailu, postupujte podľa krokov nižšie.

Krok 1: Dvakrát kliknite na e-mail, ktorý budete používať na nastavenie stretnutia, takže sa otvorí nové okno.

Krok 2: Kliknite na tlačidlo s tromi bodkami (...) na pravej strane obrazovky hneď vedľa mena odosielateľa e-mailu.

Krok 3: Vyberte možnosť Stretnutie a tým by sa malo otvoriť nové okno stretnutia.

Krok 4: Meno alebo adresa odosielateľa e-mailu by už mala byť automaticky vyplnená v poli Povinné. Budete však musieť vyplniť ďalšie podrobnosti, ako je miesto stretnutia a čas.

Krok 5: Kliknite na tlačidlo Odoslať.

4. Navigátor dátumu

Ak chcete získať prehľad o vašich stretnutiach alebo stretnutiach za týždeň alebo mesiac, môže vám to poskytnúť navigátor dátumov v kalendári.

Krok 1: Vyberte ikonu Kalendár na ľavej strane obrazovky programu Outlook.

Krok 2: V hornej časti obrazovky by mali byť možnosti zobrazenia kalendára na dnešný deň, nasledujúcich 7 dní, pracovný týždeň alebo mesiac. Vyberte si preferovaný pohľad.

Tiež na Guiding Tech

5. Používanie prirodzeného jazyka na rezervovanie času začiatku stretnutia

Pri rezervácii stretnutia alebo stretnutia sa môžete rozhodnúť použiť Navigátor dátumu na zobrazenie kalendára pre dané obdobie. Alternatívou k použitiu možnosti Date Navigator v Outlooku je prirodzený jazyk. Tu je návod, ako ho použiť.

Krok 1: Na karte Domov v programe Outlook vyberte položku Nové položky.

Krok 2: Vyberte Stretnutie alebo Schôdzka v závislosti od vašich preferencií.

Krok 3: Do poľa Čas začiatku namiesto výberu dátumu z kalendára jednoducho zadajte navrhovaný čas slovami. napr. 7 týždňov, Vianoce, Deň vďakyvzdania atď. V programe Outlook by sa mal objaviť dátum.

6. Prezeranie viacerých kalendárov

Ak by ste chceli nastaviť schôdzu s jednotlivcami v programe Outlook, môžete si zobraziť ich kalendáre a skontrolovať vhodný čas na naplánovanie stretnutia alebo rozhovoru. Závisí to však od toho, či ste na to dostali povolenie na serveri Exchange alebo či je daný jednotlivec súčasťou vašej organizácie. Tu je návod, ako to funguje.

Krok 1: Vyberte ikonu Kalendár na ľavej strane obrazovky programu Outlook.

Krok 2: V hornej časti obrazovky kliknite na možnosť Otvoriť kalendár.

Krok 3: Ak ste dostali povolenie na zobrazenie kalendára cez Exchange, vyberte Otvoriť zdieľaný kalendár. Ak je však osoba vo vašej organizácii, vyberte položku Z adresára. Ak máte odkaz na kalendár na internete, môžete tiež vybrať položku Z internetu.

Krok 4: Zadajte meno alebo odkaz (v závislosti od zvolenej možnosti) jednotlivca a vyberte OK. Mali by ste získať pohľad na kalendár jednotlivca.

Tiež na Guiding Tech

Nastavenie odpovedí mimo kancelárie

Vyššie uvedené tipy by vám mali pomôcť lepšie spravovať kalendár Outlooku. Nie sú však vyčerpávajúce, pretože existujú ďalšie triky, ktoré môžete vykonať v programe Outlook, napríklad nastavenie Odpovede mimo kancelárie a Sériové pripomienky.